Подготовка и сбор входящей информации для проведения анализа

Подготовка и проведение анализа Анализ со стороны руководства (п. 5.6 ГОСТ Р ИСО 9001:2000) проводится в целях выяснения состояния дел с качеством продукции и функционированием системы менеджмента качества (СМК). Он подготавливается службой качества и завершается составлением отчета по результатам проведенного анализа. В ходе подготовки и проведения анализа решаются следующие за­дачи:

• * получение высшим руководством достоверной информации о возникающих проблемах в области качества, степени удовлетворенности потребителей качеством производимой продукции, оказываемых услуг;
• * своевременное принятие решения, относящегося к компетенции высшего руководства, по устранению появившихся проблем в области качества и/или их предупреждению;
• * целенаправленное выделение ресурсов на достижение установленных целей в области качества, проведение улучшений в СМК;
• * выявление процессов, в первую очередь требующих особого управления;
• * анализ эффективности и результативности процессов СМК, их пригодности и адекватности.

Анализ со стороны руководства осуществляется с установленной в документации СМК периодичностью, которая может быть задана, например, один раз в квартал, а при становлении СМК (определении и описании процессов, разработке и внедрении документов и процедур) — чаще. При эффективном функционировании СМК периодичность проведения анализа может составлять, например, один раз в полгода.

К анализу, возглавляемому генеральным директором, привлекаются все его заместители, директора по направлениям, «владельцы» процессов. Отчет формируется из данных, характеризующих:

• * степень достижения установленных (заданных) целей в области качества;
• * состояние дел с качеством продукции/услуг;
• * удовлетворенность потребителей, в том числе наличие рекламаций, претензий, замечаний и предложений от потребителей;
• * результаты аудитов, как внутренних, так и внешних;
• * функционирование процессов;
• * степень реализации (статус) корректирующих/предупреждающих действий, выработанных по его результатам предыдущих рассмотрений;
• * выполнение решений предыдущих анализов и рекомендаций по улучшению;
• * предложения по изменениям, которые следует внести в СМК с целью ее совершенствования.

Данные для отчета представляются вышеназванными специалистами в сроки, обеспечивающие его выпуск не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом (квартал, полугодие). Примерный состав и формы 1−7 представления таких данных приведены ниже.

Основной наиболее существенный момент процедуры анализа — выявление и озвучивание проблем в области качества, требующих вмешательства или личного участия высшего руководства.

На стадии разработки СМК в данный отчет следует включать сведения о:

• * выполнении графика разработки документов;
• * степени внедрения процессов и процедур менеджмента качества;
• * ресурсном обеспечении проводимых работ.

В дальнейшем, при функционировании СМК, необходимо оценивать;

• * степень соответствия результатов процессов на выходе поставленной цели;
• * адекватность и выполнимость разработанных процедур;
• * выполнение планов или программ качества и т. п.

Четко и однозначно должна представляться информация о рекламациях и претензиях потребителей с указанием: величины затрат на их устранение, принятых мер и степени удовлетворенности потребителей принятыми мерами.

По результатам внутренних аудитов, по информации о состоянии производственных факторов и качества работ можно составить более полную картину, нежели ранее по отчету о состоянии дел с качеством, и направить усилия специалистов на выработку не только корректирующих действий, но и на идентификацию потенциальных несоответствий, планирование необходимых ресурсов для их исключения.

Значительную помощь в оценке эффективности СМК могут оказать учет и анализ затрат на обеспечение качества, а также учет и анализ сокращения издержек за счет улучшения процессов. Правильный, а главное, своевременный (желательно, еще на стадии планирования процессов) выбор статей затрат, которые можно выделить лишь при наличии на предприятии управленческого учета, позволит при анализе увидеть, насколько эффективна создаваемая система менеджмента качества. Учет затрат на качество поможет оценить, улучшается ли состояние процессов, сокращаются ли издержки производства, достигается ли уменьшение переделок продукции, повышение качества продукции по важнейшим для потребителей показателям (характеристикам), повышение результативности бизнеса, достигаются ли цели в области качества.

Благодаря такому подходу реализуются также требования п. 8.4 «Анализ данных» и п. 8.5 «Улучшения» стандарта ИСО 9001:2000.