Основные рекомендации по внедрению и использованию систем информационной поддержки кадрового менеджмента в ОАО «Объединенные Телесистемы»

Повышение эффективности внедрения корпоративных информационных систем в деятельности ОАО «Объединенные Телесистемы»

За последние несколько лет в экономики России было отмечено устойчивое развитие и рост деловой активности. Можно отметить, увеличение объемов производства крупных предприятий. Финансовое положение корпораций улучшилось по всем основным параметрам: уровню рентабельности, обеспеченности собственным оборотным капиталом, платежеспособности.

Так же имело место продолжение устойчивого роста реальной заработной платы, стимулирующее расширение оборота розничной торговли по широкому аспекту товаров и услуг.

Эти факторы, для многих предприятий диктуют переход от программ старого образца, которые в основном специализированы на ведении бухгалтерского учета к новым, в том числе к системам управления предприятием и корпоративным системам — КИС.

Можно выделить следующие свойства и особенности корпоративных информационных систем:

• — имеют общую цель управления для систем любого уровня;
• — характеризуются наличием большого числа системных элементов, связанных между собой каналами передачи данных;
• — функционирование систем всех уровней осуществляется в условиях их взаимодействия с внешней средой;
• — в процессе реализации функций управления имеет место постоянное взаимодействие пользователей и технических средств;
• — информационная система ориентируется на автоматизацию обработки информации;
• — управление реализуется с использованием системы обратной связи.

Для того чтобы иметь хорошую информационную систему, отвечающую требованиям бизнеса, необходимо планировать как ее создание, развитие, так и ее замену или модификацию. При этом, такая работа должна проходить постоянно, одновременно с развитием организационной и функциональной структуры организации. Вместе с тем, внедрение современных ИТ-решений, в том числе и корпоративных, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным, а зачастую и рискованным процессом.

КИС выступают как связующее звено при выработке стратегии бизнеса, изменении управления, организации целенаправленной работы с персоналом, играют значимую роль в успешной реализации стратегии предприятия в целом.

Диктуемые бизнесом потребности в повышении качества управления, соответствия информационных процессов реальным бизнес-процессам, в том числе ускорения документооборота и подготовки принятия управленческих решений, являются ключевыми для развития современных информационных систем.

Автоматизация предприятия зачастую приводит к повышению эффективности бизнеса, его конкурентоспособности, стратегической координацию всех сторон бизнеса. Она так же способствует оптимизации бизнеса, в том числе объединению возможностей управления деятельностью, трудовыми ресурсами и информационными технологиями для комплексного улучшения результатов работы. Именно поэтому проблемы реинжиниринга становятся все более актуальными не только для зарубежных, но и для российских предприятий.

Для оценки необходимости внедрения информационной системы на предприятии необходимо ответить на следующие вопросы:

Какие показатели производительности бизнеса (стратегические или тактические) будут использоваться?

Поможет ли система достичь или превзойти уровень эффективности работы конкурентов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система улучшить взаимоотношения с клиентами? Как, насколько и когда?

Поможет ли система увеличить объем продаж? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда?

Поможет ли система уменьшить инвестиции в запасы товаров? Как, насколько и когда?

Основными причинами создания информационных систем обычно выступают следующие:

• * расширение бизнеса и увеличение объемов производства (продаж);
• * необходимость централизации бухгалтерского и управленческого учета;
• * необходимость внедрения системы планирования и бюджетирования;
• * повышение уровня контроля;
• * повышение оперативности и достоверность информации.

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и появлению новых возможностей, таких как:

• — возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;
• — способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;
• — возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;
• — способность своевременно реагировать на изменение законодательства;
• — поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;
• — оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка.

Учитывая преимущества, которые дает внедрение КИС, все большее количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами. В ответ на возрастающий спрос со стороны потребителей возрастает и количество разнообразных программных продуктов, предлагаемых различными фирмами-разработчиками.

Кроме того, появление новых западных систем и дальнейшее развитие российских разработок делает рынок более насыщенным, а конкуренцию — более жесткой. Многие из этих программных продуктов обладают сходными характеристиками, что в свою очередь ставит вопрос перед предприятием о выборе наиболее подходящей корпоративной информационной системы.

Разработка и внедрение корпоративных информационных систем сложный и кропотливый процесс, который требует перемен в системе управления компанией и больших затрат труда, времени и других ресурсов. Создание информационной системы возможно одним из следующих способов:

• — силами программистов предприятия;
• — силами разработчиков специализированного предприятия;
• — приобретение готового предлагаемого на рынке программного обеспечения.

Перед выбором КИС следует учитывать, что внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом.

Можно выделить целый ряд проблем, возникающих при внедрении корпоративной системы:

— Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии.

Это одна из наиболее сложных проблем. Достаточно часто руководители управляют предприятием, исходя только из своего опыта, интуиции, своего видения предприятия и в достаточной мере неструктурированных данных о его состоянии и динамике.

Поэтому одним из важнейших факторов, влияющих на успех проекта автоматизации, является грамотная постановка задач менеджмента. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс. Поэтому, наибольшего успеха достигают проекты внедрения корпоративной информационной системы в тех компаниях, где предварительно максимально четко поставлена цель автоматизации и формализованы все те контуры управления, которые планируются автоматизировать.

— Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия. Для повышения эффективности автоматизации, внедрению КИС должна предшествовать частичная реорганизация структуры автоматизируемого предприятия и технологии ведения бизнеса.

С этой целью необходимо проводить полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы.

При этом, реорганизация проводится только в тех местах, где она объективно необходима, чтобы не повлечь за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

— Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах. Эффективно построенная информационная система практически всегда вносит изменения в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Одним из преимуществ корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга, дающие руководителю предприятия возможность получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Внедрение системы автоматизации так же вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.

Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Еще одна проблема — сопротивление сотрудников предприятия.

При автоматизации довольно часто возникает активное сопротивление сотрудников на местах, вполне способное сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это может быть вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом, опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, а так же боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

В подобных ситуациях, в зависимости от их сложности, проводят разъяснительную работу с кадрами, создают у сотрудников всех уровней твердое ощущение неизбежности внедрения, наделяют руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, а так же подкрепляют все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

— Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться. В таких случаях помимо ведения разъяснительной работы применяются и различные организационные меры, а так же поощрения и благодарности, в том числе и доплата за переработку, что в свою очередь ведет к дополнительным расходам.

Таким образом, прежде чем приступить к выбору КИС, необходимо сформулировать детальные требования к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия.

Несмотря на то, что причин внедрения информационной системы может быть несколько, цель ее внедрения всегда должна быть одна. Цель определяет направление деятельности и смысл создания информационной системы.

Достижение цели разбивается на ряд задач. Задача представляет собой совокупность действий, выполняемых для достижения цели. В процессе достижения основной цели создания ИС решаются следующие основные задачи:

• * централизованное хранение и обработка данных;
• * упорядочивание потоков информации;
• * стандартизация процедур и документов;
• * оптимизация, регламентация функциональных ролей и обязанностей сотрудников.

Детализированная формулировка требований к системе помогает решить и многие другие вопросы.

Во-первых, выявляются потребности сотрудников предприятия.

Во-вторых, подобный список потребностей предприятия может выступать в качестве оснований для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может составить достаточно крупную сумму, сопоставимую с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха.

В-третьих, определится примерная широта охвата проекта внедрения ещё до его начала.

После составления детальных требований к КИС можно приступать непосредственно к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения.

Для обеспечения успешной реализации информационного проекта, еще в процессе разработки необходимо уделить особое внимание предварительной оценке его окупаемости. Оценка окупаемости расходов на внедрение информационных технологий часто сложнее многих других инвестиционных решений. Размер и сложность проекта оказывает влияние на подход к выбору программного обеспечения и компьютерной техники. При этом умеренная стоимость компьютерной техники сама по себе не свидетельствует о небольшом размере проекта.

Таким образом, применение грамотной стратегии внедрения КИС, основанной на тщательном анализе всех возможных расходов и преимуществ, возникающих на предприятии в результате этого внедрения, позволит избежать ситуаций, когда на первый взгляд относительно не дорогая и устраивающая по всем параметрам КИС, при ее покупке и внедрении оборачивается большими затратами.