Оформление примечаний, приложений, сносок к тексту

В некоторых видах документов встречаются дополнения к основному тексту Дополнение могут иметь вид примечаний, сносок, приложений Примечание — дополняющее объяснение части текста Примечание оформляется только на той странице, где в тексте есть указание на нее в тексте может быть один и более примечаний Примечание располагают после основного текста с учетом нижнего поля Переносить примечание на другую страницу не разрешается.

Примечание пишется сразу от края левого поля словом «Примечание» .Если примечание в тексте одна, то в конце данного слова точкой .Если примечаний несколько, тогда слово «примечание» пишется во множественном числе и у него ставится двоеточие .При определенном количестве примечаний их нумеруют и располагают одна под другой в порядке последовательности их появления в тексте документа.

Отступление от текста примечания составляет 2 интервала Текст примечания, которая оформляется на пишущей машинке, печатается через один интервал, а когда примечаний несколько, то отступ между ними — 1,5 интервала Если примечание оформляют на компьютере, то в таком случае текст примечания, если в ней есть два и более строк, набирают шрифтом, менее основной текст документа Если примечание не удается расположить на том же листе, где есть указание о ней, то в таком случае следует создать более упрощенную композиционную и смысловую построение текста Иногда примечания имеют только нумерацию у текста разъясняется, но слово «примечание» не пишется. В таком случае количество примечаний растет по восходящей, по мере их появления Образец текста с одной пометкой Для определения взаимного расположения углов по отношению к кристаллографическим осям используется система индексов углов, или символов Миллера * (по имени Уильяма Хелоуза Миллера, 1801−1980).

* Существует несколько систем символов: Миллера, Браве, Федорова и др., из них система Миллера — наиболее распространенная.

Образец текста с двумя примечаниями В учреждениях регистрируются не все, а наиболее важные документы1, основными критериями которых являются содержание, авторство, вид документа, достоверность Документы регистрируются, как правило, в одном месте2.

Примечания:

• 1 В каждом учреждении разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации ни службами делопроизводства, ни руководителем.
• 2 Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используются регистрационные карточки и журналы.

Желательно так компоновать текст, чтобы примечаний было как можно меньше Перенасыщение текста примечаниями нивелирует работу с документом, усложняет сам текст при прочтении и понимание Существует вторая разновидность дополнений — сноска Выноска — это дополнение к слова, фразы, предложения. Выноска оформляется в конце текста (как и примечание), с учетом нижнего поля. Выноска сказывается звездочкой (*) сносок может быть несколько, если п возникла необходимость что-то прокомментировать. Сноски располагаются только в пределах одной страницы, на другую страницу их переносить не следует. На одной странице должно быть не более трех выносок.

Сноски печатают независимо от того, какой объем основного текста, но так, чтобы последняя строка последней сноски находился на уровне нижнего поля. Основной текст отделяют от сноски прямой линией от левого поля 15−20 ударов клавишей-пробел. После линии делают отступление к тексту сноски в 2 интервала. Знаки сноски печатают от левого поля абзаца. Текст сноски печатают через 1 интервью ал (на пишущей машинке) или меньшим шрифтом (при наборе на компьютере).

Если сносок несколько, то расстояние между ними составляет 2 интервала Образец применения сноски вспомогательная документация — это оперативное переписка, документы по финансированию, учета, отчетности и т. д. имеющих оперативное значение .Для нее устанавливают временные сроки хранения *.

* Период хранения документов определен в специальных перечнях (типовых и ведомственных) нормативных актов.

Дополнение к тексту могут иметь вид приложения — самостоятельного реквизита. Если документ имеет приложения, то они оформляются следующим образом:

Приложение: на 10 л в 2 экз Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1 Акт приемки-сдачи выполненных хозрасчетных работ на 3 л в 2 экз При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1 Акт на 3 л в 2 экз.

2 Перечень на 5 л в 3 экз Если приложения направляются не по всем указанным в документе адресам, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз, на первый адрес Если приложения сброшюрованы (скомплектованные в брошюру), то количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз Когда приложений-дополнений к основному тексту много, они имеют свою собственную нумерацию и в порядке последовательности их располагают в документе после основного текста. Такие приложения могут иметь собственный титульный лист. На титульном листе приложений пишется центровым способом без всяких отметок слово. Дополнения, такие приложения часто встречаются в документах научно-технического, исследовательского и отчетного характер. В таком случае текст приложений печатают, как основной, через 1,5 интервала. Информация о наличии приложения в тексте отмечается в смысле со ссылкой на порядковый номер сторон.