Теоретические аспекты осуществления документооборота кадровой службы на предприятии

Кадровая служба: понятие, параметры ее функционирования в структуре документооборота организации

документирование кадровая служба В условиях современного развития экономики и становления общества нового глобального информационного пространства происходит трансформация внутренней среды организации, реструктуризация отделов, перераспределение функциональных обязанностей и ответственности. Изменения социальной сферы и общей экономической политики как в государственных масштабах, так и на уровне отдельного предприятия приводят к тому, что меняется сам подход к формированию рабочей среды организации, ее персонала (коллектива). По мнению многих специалистов, таких как, М. И. Басаков, А. Я. Кибанов, В. А. Кудряев Басаков М. И. Справочник кадровика. Документирование кадровой деятельности. М.: Феникс, 2010. С. 29−67; Кибанов А. Я. Управление персоналом организации: Учебник. М.: Инфра-М, 2010. С. 398−412; Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. С. 69−73, данные изменения приводят к тому, что вопросы формирования отделов кадров и кадровых систем становятся все более актуальными.

Так, по мнению П. В. Шеметова, кадровая служба предприятия характеризуется как «совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики» Управление персоналом предприятия: Учебное пособие / Под ред, П. В. Шеметова. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009. С. 54.

Данное понятие приводит в тексте своих лекций и преподаватель в сфере управления персоналом С. И. Ярцева: «кадровая служба — совокупность специализированных структур, подразделений вместе с занятыми на них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики» Ярцева С. И. Лекции по предмету Управление персоналом, 2009 [Электронный ресурс]. URL: http://uchebnik-besplatno.com/personalom-upravlenie/lektsii-predmetu-upravlenie.html (дата обращения: 20.03.2013).

Отдел кадров, как отмечает составитель справочника для кадровых специалистов Н. А. Алимова, — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации Алимова Н. А. Большой справочник кадровика [Электронный ресурс]. URL: http://www.hr-portal.ru/article/ponyatie-tseli-i-zadachi-otdela-kadrov (дата обращения: 24.01.2013).

Для более унифицированного наименования в данной работе употребляется термин «кадровая служба», однако мы акцентируем внимание на том, что в структуре предприятия кадровая служба может иметь различные названия: отдел кадров, управление кадрами, отдел персонала и т. п. Кроме того кадровая служба может включать в себя отдел кадров или отдел персонала. Так как для данной работы не является актуальным рассмотрение специфики кадровой службы и ее наименования, мы не будем останавливаться на этом вопросе.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Кадровая служба в организационной структуре предприятия (в системе управления предприятием) занимает одно из ведущих мест, обеспечивает непрерывное движение документооборота в отношении кадрового обеспечения деятельности организации. Примеры положения кадровой службы в системе организации представлены на рисунке 1.1.

Отметим, что конкретное место и роль кадровой службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

Вариант 1.

Вариант 2.

Вариант 3.

Вариант 4.

Рисунок 1.1 — Место кадровой службы в структуре организации В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное местоположение кадровой службы может быть различным. Приведем несколько вариантов включения кадровой службы в общую структуру предприятия в соответствии со степенью и уровнем подчиненности данного отдела по типу руководства организацией Овчинникова Т. И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html (дата обращения: 24.01.2013).

На рисунке 1.1 представлены четыре варианта местоположения кадровой службы в структуре организации. Вариант 1 Рисунок 1.1 составлен по: Овчинникова Т. И. Место службы управления персоналом в структуре организации [Электронный ресурс]: // Кадры предприятия. 2003. № 11. URL: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3110.html (дата обращения: 24.01.2013) демонстрирует структурную подчиненность кадровой службы руководителю по администрированию, то есть выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках штабного подразделения функциональной подсистемы (администрирование). Схема по варианту 2 отражает структурное подчинение службы управления персоналом в качестве штабного отдела общему руководству организации. Такая структура приемлема в небольших организациях на начальных этапах развития, когда руководство четко не определило статус кадровой службы. Вариант 3 говорит о структурной подчиненности кадровой службы в качестве штабного органа высшему руководству. Данный вариант наиболее приемлем в тех случаях, когда руководитель пытается поднять статус кадровой службы. На рисунке 1.1 по варианту 4 показано организационное включение службы управления персоналом в руководство организацией. Этот вариант является наиболее типичным для развитых организаций. Подсистема управления персоналом является равнозначной подсистемой в ряду остальных подсистем управления.

Таким образом, подчиненность и расположение кадровой службы в системе предприятия определяется спецификой самой организации, ее управленческим звеном и политикой руководителя относительно управления персоналом и расположения звена подчиненности. Данные факторы оказывают влияние и на формирование структуры самой кадровой службы. Отметим, что структура кадровой службы предприятия помимо вышеперечисленных факторов определяется в зависимости от видов деятельности организации и штатной численности работников.

Возглавляет кадровую службу предприятия и руководит ее работой начальник (директор, руководитель). Все сотрудники кадровой службы, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу) Организация кадровой работы. Типовое Положение об отделе кадров [Электронный ресурс]. URL: http://www.bizneshaus.ru/kadry.html (дата обращения: 24.01.2013).

На крупных предприятиях, как правило, кадровой службой руководит заместитель директора по кадрам (персоналу) или, например, заместитель председателя правления акционерного общества по кадрам, которому подчиняется непосредственно отдел кадров, административно-хозяйственная служба с подразделениями и др. Если на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником отдела кадров, то в этом случае он всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через него координирует кадровую работу на предприятии. Если на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам (либо менеджера по кадрам).

Деятельность кадровой службы в организации определяется основными функциями и задачами как службы в целом, так и отдельных ее сотрудников.

Кадровая служба решает следующие задачи Ситникова Е. Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект. Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90:

• — осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов,
• — формирование стабильно работающего трудового коллектива,
• — создание кадрового резерва,
• — организация системы учета кадров.

При решении данных задач кадровая служба выполняет следующие функции:

• — разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации,
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ,
• — учет личного состава,
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству,
• — контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом,
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению,
• — анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров,
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов,
• — работа по созданию резерва на выдвижение,
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников,
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению,
• — принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников,
• — организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка,
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам Ситникова Е. Г. Оформление трудовых отношений в организации: правовой и делопроизводственный аспект. Библиотечка «Российской газеты». 2009. Выпуск № 3. С. 90 Капустин С. Н., Федосеев В. Н. Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. М.: Экзамен, 2009. С. 106−107.

В соответствии с современным подходом к выделению функций кадровой службы можно выделить два основных вида функционирования:

• 1) управление трудовыми отношениями;
• 2) документальное оформление трудовых отношений.

Так как для нашей работы актуальным является рассмотрение деятельности кадровой службы именно с точки зрения системы делопроизводства, то мы остановимся на перечислении подфункций оформления трудовых отношений Типовая организационная структура системы управления персоналом [Электронный ресурс]. URL: http://www.grandars.ru/college/biznes/sluzhba-upravleniya-personalom.html (дата обращения: 24.01.2013):

• — подготовка кадровых приказов;
• — ведение форм обязательной первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
• — оформление и учет трудовых книжек;
• — ведение личных дел;
• — консультирование сотрудников;
• — составление и корректировка графиков отпусков;
• — оформление документов, связанных с различными выплатами, пособиями и льготами;
• — другие функции.

Исходя из вышеперечисленных функций кадровой службы организации, отметим, что «документальная часть» обязанностей сотрудников данной службы является достаточно трудоемкой и требует профессионализма и компетентности в подходе к такому специфическому виду делопроизводства, как кадровое делопроизводство. Деятельность кадровой службы в процессе функционирования в системе делопроизводства основывается на понятии нормативно-методического обеспечения.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом, как отмечает доктор экономических наук Б. М. Жуков, — это «совокупность документов и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке, компетентным соответствующим органом или руководством организации» Дейнека А. В., Жуков Б. М. Современные тенденции в управлении персоналом [Электронный ресурс]: Учебное пособие. Издательство «Академия Естествознания», 2009. URL: http://www.rae.ru/monographs/53 (дата обращения: 24.01.2013) .

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста.

Основные документы нормативно-методического обеспечения делятся условно на две группы: обязательные документы и документы рекомендательного характера. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Ко второй группе относятся документы нормативно-методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом специалист кадровой службы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно установленным в организации стандартам.

Приведем перечень основных документов по каждой группе.

Среди документов по трудовому праву и охране труда выделяются следующие основные нормативные акты:

• 1) Конституция РФ Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) (с поправками от 30 декабря 2008 г.), глава 1 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013)
• 2) Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы Трудового кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2012), глава 1−2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013).
• 3) Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», статья 16, статья 17 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) .
• 4) Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне», статья 11 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013) .

Среди документов методического характера выделяют несколько нормативных актов:

• 1) ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30−2003. Государственный стандарт Российской …), п. 2,3 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Например, стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет, и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-распорядительные документы предприятия: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.
• 2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций…, п. 1.5 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Например, как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.
• 3) Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», п. 1.1., п. 1.2 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением.
• 4) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения…, п.1−7 [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 24.01.2013). Этот документ необходим специалисту кадровой службы при работе с трудовыми книжками сотрудников.

Следование рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, не является строго обязательным. Однако обращение к ним упрощает работу кадрового специалиста.

Таким образом, организация и ведение кадрового делопроизводства находится в ведении кадровой службы организации и обеспечивается ее ресурсами. Основу функционирования данной службы составляют нормативно-правовые и нормативно-методические акты, принятые в РФ и необходимые как для обязательного, так и для рекомендательного использования сотрудниками кадровой службы организации, независимо от ее вида и формы образования, а также состава и структурных особенностей самой службы. Указанные ранее нормативные акты служат не только основой функционирования кадровой службы, но и базой для создания системы кадрового делопроизводства в организации, «моделью» для формирования структуры кадровой документации и правил ее оформления.