Учет денежных средств и расчетных операций

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, а также на счете в банке.

Для приема, хранения и расходования денег имеется касса. Расчет сумм наличных денег в кассе ограничен лимитом, установленным банком по согласованию с предприятием. Предприятие обязано сдавать всю наличность свыше установленного лимита в порядке и сроке, оговоренном в договоре расчетно-кассового обслуживания между предприятием и банком. Сверх этой суммы наличные деньги могут находиться в кассе только в дни выплаты заработной платы и пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Непосредственным ведением учета денежных средств в кассе занимается кассир. Бухгалтер-кассир относится к категории технических исполнителей, принимается на работу и увольняется приказом директора предприятия по представлению главного бухгалтера. Бухгалтер-кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру и его заместителю. Бухгалтер-кассир обязан:

• — осуществлять операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
• — получать по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства или оформлять их для получения безналичным путем в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим зарплаты, премии, оплаты командировочных и других расходов;
• — вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;
• — составлять кассовую отчетность;
• — осуществлять наличные расчеты в установленном порядке с организациями и физическими лицами при оплате работ и услуг предприятия;
• — осуществлять прием и контроль первичной документации по данному участку бухгалтерского учета и готовить их к счетной обработке.

Для учета кассовых операций применяют следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма №КО-1), расходный кассовый ордер (форма №КО-2) — Приложения 23 и 24 журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма №КО-3), кассовая книга (форма №КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).

Поступления денег в кассу и выдача из кассы оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, подмарки и исправления в этих документах не допускаются.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятие учитывает в кассовой книге, которая пронумерована, прошнурована и отпечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями директора и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Прием наличных денег кассой производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Оплата труда, выплата пособия по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями директора и главного бухгалтера предприятия. В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера заполнены бухгалтерией четко и ясно на компьютере. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия. Лицо, получившее наличные деньги под отчет, не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявляет в бухгалтерию филиала отчет об израсходованных суммах и производит окончательный расчет по ним. Прием наличных денег от населения производится с применением контрольно-кассовой машины.

Синтетический учет поступления и выдачи наличных денег ведется на активном счете 50 «Касса». Сальдо по счету 50 показывает остаток наличных денег в кассе на начало месяца. Оборот по дебету — поступление денег с расчетного счета, оплату наличных за реализацию продукции. Оборот по кредиту — расходование наличных денег. Анализ счета приведен в Приложении 25.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по счету 71 «Расчеты c подотчетными лицами». Расшифровка счета 71 приведена в Приложении 26. Нормальной считается задолженность подотчетных лиц до тех пор, пока не истекли сроки командировки и представления отчета по полученным суммам. Эта задолженность отражается по дебету счета 71, а ее погашение — по кредиту счета 50. Если не все выданные деньги израсходованы, то их остаток возвращается в кассу филиала (дебет счета 50 кредит счета 71). Если деньги перерасходованы, и эти расходы подтверждены документами и утверждены руководителем, то из кассы будут выданы деньги в возмещение перерасхода. В любом случае подотчетное лицо составляет отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие расходы.

В течении трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы с предъявлением оправдательных документов. С этой целью составляется авансовый отчет, который представлен в Приложении 27.

Банк оплачивает с расчетного счета обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменного распоряжения владельца расчетного счета или с их согласия.

Учет поступления и выбытия денежных средств с расчетного счета отражается на счете 51 «Расчетный счет». В Приложении 28 приведена расшифровка счета 51. В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, в кредит — уменьшение денежных средств на расчетном счете.

Банк выдает выписки предприятию с его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывается начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк.

Основными первичными документами, на основании которых производятся операции на расчетном счете, являются: платежное требование, инкассовое поручение, платежное поручение, аккредитив, чек, объявление на взнос наличными. В приложении 29 представлена копия выписки банка.