Место секретаря в системе управления
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав… Читать ещё >
Место секретаря в системе управления (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
секретарь руководитель деловой личный Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretaries» и первоначально означало доверенное лицо.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» .
Секретарь — это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать [Стеннюков М.В. 2005, 46]. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.
Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью[12]. При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением секретарем своих должностных полномочий, — настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего секретаря могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам[1].
Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность. В США и ряде стран Западной Европы секретари представляют своих руководителей на юбилейных и траурных церемониях, поздравляют сотрудников от имени фирмы, вручают подарки. Этот зарубежный опыт достаточно активно воспринимается и в российских фирмах, в особенности столичных.
Ниже приведена статистическая информация по требуемым характеристикам секретаря, которые учитываются при поиске и приеме на работу, в России и за рубежом.
Таблица. Характеристики секретаря, учитываемые при приеме на работу, в России и за рубежом.
Образование. | В России (%). | За рубежом (%). |
Высшее техническое. | 25%. | 0%. |
Высшее экономическое. | 15%. | 20%. |
Психологическое или гуманитарное. | 6%. | 50%. |
Высшее любое. | 49%. | 30%. |
Среднее специальное. | 5%. | 0%. |
Не оговаривается. | 0%. | 0%. |
Знание иностранных языков. | В России. | За рубежом. |
Английский разговорный. | 0%. | 0%. |
Английский свободный. | 10%. | 60%. |
Английский базовый. | 10%. | 0%. |
Немецкий. | 10%. | 40%. |
Другие языки. | 5%. | 0%. |
Два языка. | 5%. | 0%. |
Не оговаривается. | 60%. | 0%. |
Возраст, лет. | В России. | За рубежом. |
20 — 23. | 5%. | 0%. |
23 — 25. | 20%. | 0%. |
25 — 30. | 60%. | 70%. |
30 — 35. | 15%. | 25%. |
Другой. | 0%. | 5%. |
Пол. | В России. | За рубежом. |
Мужчина. | 20%. | 50%. |
Женщина. | 80%. | 50%. |
Другое. | В России. | За рубежом. |
Внешние данные. | 21%. | 0%. |
Прописка. | 14%. | 3%. |
Знание бухгалтерии. | 5%. | 0%. |
Делопроизводство. | 37%. | 0%. |
Подбор персонала. | 4%. | 25%. |
Управление младшим персоналом. | 5%. | 23%. |
Обеспечение работы офиса. | 7%. | 26%. |
Организация семинаров, встреч. | 7%. | 23%. |
Из вышесказанного можно сделать вывод, что сегодня секретарю делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах. Это и отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции, и деятельность в рамках паблик рилэйшнз (связи с общественностью), и формирование архивов. Часто секретарям передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам [Селезнева Т. А.2008, 343].