Планирование аудиторской проверки и составление программы проверки учета подотчетных сумм и расчетов с персоналом по прочим операциям

Планирование, является начальным этапом проведения аудита, включает в себя разработку аудиторской организацией общего плана аудита с указанием ожидаемого объекта, графиков и сроков проведения аудита, а также разработку аудиторской программы, определяющей объём, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования аудиторской организацией объективного и обоснованного мнения о бухгалтерской отчётности организации.

Планирование аудита должно проводиться аудиторской организацией в соответствии с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:

• — комплексность планирования;
• — непрерывность планирования;
• — оптимальность планирования.

Аудиторская организация должна начинать планировать аудит до написания письма-обязательства и до заключения договора с экономическим субъектом о проведении аудита [36].

На этапе предварительного планирования аудитор должен ознакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта и иметь следующую информацию:

• — о внешних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, отражающих экономическую ситуацию в стране (регионе) в целом и её отраслевые особенности;
• — о внутренних факторах, влияющих на хозяйственную деятельность экономического субъекта, связанных с его индивидуальными особенностями.

Кроме того, аудитор должен ознакомиться с:

• — организационно-управленческой структурой экономического субъекта;
• — видами производственной деятельности и номенклатурой выпускаемой продукции;
• — структурой капитала и курсом акций (в случае, если акции экономического субъекта подлежат котировке);
• — технологическими особенностями производства продукции;
• — уровнем рентабельности;
• — основными покупателями и поставщиками экономического субъекта;
• — порядком распределения прибыли, остающейся в распоряжении организации;
• — существованием дочерних и зависимых организаций;
• — организованной экономическим субъектом системой внутреннего контроля;
• — принципами формирования оплаты труда персонала.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчётов с подотчётными лицами для аудитора являются:

• — отсутствие на предприятии утверждённого приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчёт;
• — несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчёт;
• — отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определённых материальных ценностей или оплаты работ;
• — несоблюдение установленных сроков отчёта о полученных суммах;
• — задолженность подотчётных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• — списание просроченной задолженности подотчётных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счёт использования чистой прибыли;
• — отсутствие утверждённых руководителем предприятия смет представительских расходов;
• — отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчётам;
• — отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчёты;
• — выдача денег под отчёт лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учёта расчётов с подотчётными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами целесообразно использовать вопросник, (Приложение 2).

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

• — Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
• — В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчёт, выдаются новые авансы;
• — Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускаются ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
• — В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц «суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;
• — В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» для целей налогообложения учёт командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;
• — В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия;
• — В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учёт представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется;
• — В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчётов с подотчётными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он может сделать основной вывод, что порядок расчётов с подотчётными лицами ведется неудовлетворительно.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

• — если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс — анализа отчётности расчёты с подотчётными лицами составляет небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчётов в обычном порядке для оценки материальности статьи «Расчёты с подотчётными лицами» в отчётности предприятия;
• — если удельный вес расчётов с подотчётными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчётов наличными деньгами, оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчётных лиц, размер задолженности за подотчётными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчётности предприятия и соответствии бухгалтерского учёта Положению о бухгалтерском учёте и отчётности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчётов с подотчётными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может встретиться с различными нарушениями порядка ведения учета расчетов. Наиболее часто встречающиеся нарушения описываются в рабочей документации аудитора.

Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

• — выдача денежных средств сотрудникам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственные расходы;
• — выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения;
• — выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
• — несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• — выдача подотчетных сумм без оснований;
• — систематическая выдача сумм под отчет без необходимости с последующим возвратом их в кассу;
• — неистребование денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
• — списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов.

Нарушения при оформлении командировочных расходов:

отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

• — отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
• — неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
• — несоблюдение установленных норм командировочных расходов. Возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания:
• — отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• — отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
• — несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
• — возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами (например, оплаты дополнительных услуг гостиницы);
• — оплата командировочных расходов при командировке на один день .

Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• — нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• — некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами.

Нарушения порядка учета представительских расходов:

• — несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;
• — отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• — некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• — неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• — несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, Главной книге или других регистрах.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при расчетах с подотчетными лицами для ревизора являются:

• — отсутствие в учреждении утвержденного приказом руководителя учреждения списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• — несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
• — отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;
• — несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• — задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• — списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности учреждения или за счет использования чистой прибыли;
• — отсутствие утвержденных руководителем учреждения смет представительских расходов;
• — отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• — отсутствие визы руководителя учреждения или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• — выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками учреждения, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя учреждения и главного бухгалтера.