Анализ коммуникационной структуры компании

Внутренние коммуникации играют ключевую роль в достижении целей и задач бизнеса. Качество, эффективность общения, коммуникаций между сотрудниками компании становятся решающими факторами в достижении целей организации. Целостный анализ внутренней коммуникационной ситуации в организации необходим для построения единого информационного пространства с целью оптимального сопровождения бизнес-процессов. При этом необходимо эффективное управление всеми горизонтальными, вертикальными и внутренними коммуникациями в подразделениях компании.

Рассмотрим внутренние информационные коммуникации. Коммуникации реализовывают функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. В отделах служащие свои предложения высказывают руководителю службы, который докладывает о дельных предложениях вышестоящему руководителю. В конце коммуникационной цепи находится генеральный директор, который в случае подачи интересного предложения выносит решение. Но всегда остается вариант, когда младшему руководителю предложение сотрудника покажется не интересным и он оставит его без внимания, тогда как при общем обсуждении предложение могло бы заинтересовать. ООО «Эльдорадо» не ввело в практику проведение еженедельных групповых совещаний. Это способ передачи информации очень важен для небольших фирм. Такие совещания дают возможность выслушать мнения сотрудников по тому или иному вопросу, найти общее решение и одновременно дать каждому сотруднику возможность почувствовать причастность к общему делу.

Коммуникации между службами ООО «Эльдорадо» основываются по убеждению локальной сети типа «звезда». Начальник отдела имеет доступ к информации каждого своего подчиненного. При необходимости можно связывать вместе несколько сетей с топологией «звезда». При этом выходят разветвленные конфигурации сети. С позиции верности эта топология не может быть лучшим решением, так как выход из строя центрального узла может привести к застопориванию всей сети. Необходимо сказать, что при употреблении топологии «звезда» легче отыскать ошибку в кабельной сети. Помимо сообщений по компьютеру генеральный директор и все отделы реализовывают документооборот через офис-менеджера, который закрепляет документооборот в журналах исходящей и входящей информации.

От директора исходят распоряжения, приказы, доводимые до всех начальников служб и работников предприятия. От начальников отделов директору идут заявления, докладные записки, объяснительные, документы на подпись.

Коммуникации между различными службами сделаны по принципу «кольцо: исполнительный директор обладает информацией от Главного бухгалтера, однако не имеет подхода к материальному и прочим отделам бухгалтерии.

Рис. 2.3. Структура внутренних коммуникаций между различными службами ООО «Эльдорадо» по принципу «кольцо

Арт-директор может по сети связаться с генеральным директором, но не имеет доступа по сети к конкретной службе минуя исполнительного директора. Большое значение для сотрудников во внутрифирменных коммуникациях имеет забота предприятия о персонале. Это имеет значение и для имиджа фирмы, так как об имидже фирмы будут судить и по действиям сотрудников.

К внутренним коммуникациям, поддерживающим имидж ООО «Эльдорадо», можно отнести доску объявлений, на которой размещаются не только объявления о проведении того или иного мероприятия, но и поздравления сотрудников с днями рождения и другими приятными датами.

Большое значение для сотрудников, желающих профессионального роста имеет обучение. ООО «Эльдорадо» ежегодно проводит обучение сотрудников в виде тренингов, когда на предприятие приглашают тренера, который проводит тренинг для всех сотрудников фирмы с изучение актуальной проблемы. Проведение тренингов с сотрудниками не только дает возможность дать актуальные знания, но и позволяет сотрудникам чувствовать себя увереннее во внутрифирменных и внешних коммуникациях, а значит, улучшает имидж ООО «Эльдорадо» .

Наличие внутренней компьютерной сети позволяет оперативно передавать информацию всем заинтересованным сотрудникам.

Как положительную коммуникацию можно рассматривать и организацию корпоративных вечеринок на Новый год и 8 марта, которые стали традиционными. Такое совместное времяпровождение благоприятно сказывается на климате в коллективе и улучшает внутренние коммуникативные связи.

В 2007 году в ООО «Эльдорадо» был проведен анализ внутренних коммуникаций, результаты были следующие:

Только 5% (2 чел) сотрудников ассоциируют себя с ООО «Эльдорадо», большинство работников причислило себя только к офису в котором работает, то есть ООО не удалось создать корпоративный дух;

Большинство сотрудников — 75% (23 чел) — считает, что фирма не заинтересована в их точке зрения;

Наиболее полезными во внутренних коммуникациях 68% (21 чел.) работников посчитали необходимость введения еженедельных групповых совещаний;

Большинство — 83% - (26 чел) удовлетворено внутрифирменными контактами, что говорит о благоприятной обстановке в офисе.

Результаты анализа были опубликованы и разосланы по компьютерной сети всем сотрудникам.

Рис. 2.4. Результаты анализа внутрифирменных коммуникаций ООО «Эльдорадо»

Хорошо развитые внешние коммуникации нужны любой фирме для успешного продвижения своих услуг или товаров. Основной вид услуг, предоставляемых ООО «Эльдорадо» — щитовая реклама — самый традиционный, самый действенный и самый дешевый вид наружной рекламы.

Рис. 2.5. Схема внешних коммуникаций ООО «Эльдорадо»

Для привлечения внимания к своим услугам фирма использует следующие каналы распространения информации о своих услугах:

• — ежедневные газеты, которые имеют широкий охват потенциальных потребителей;
• — специализированные журналы, которые читают специалисты
• — телефонные справочники по Москве и Московской области
• — отправка потенциальным покупателям услуг рекламных проспектов по почте
• — дорожное радио, которое слушает большое количество потребителей в автомобилях;
• — реклама на временно пустующих рекламных щитах, которая охватывает огромную аудиторию, одновременно давая представление о месте её возможного размещения;
• — участие в специализированных выставках.

Рис. 2.6. Модель PRкоммуникаций ООО «Эльдорадо»

Каналы распространения рекламных посланий отбираются таким образом, чтобы как можно действенно достигать внимания целевой аудитории. Необходимо отметить, что главными мерилами при выборе каналов распространения рекламных посланий является обеспечение наибольшего количества целевой аудитории. Соответствие стоимости размещения рекламы и рекламного бюджета и соответствия характера рекламного сообщения особенностям канала. Кроме того, выбор средств рекламы производится таким образом, чтобы обеспечить необходимый географический охват потребителей и желаемые частоту и форму подачи материала.

Результат может принести только систематическая рекламная работа, причем важно, чтобы возникающие контакты не были отделены друг от друга слишком большими промежутками времени: оптимальным считается еженедельный контакт, редкие контакты воспринимаются как разовые и имеют весьма низкую коммерческую ценность, поэтому рекламные объявления делаются еженедельно.

В целом, для продвижения своего товара фирма использует канал личной коммуникации, считая его наиболее действенным и эффективным при работе с корпоративным заказчиком. При этом, она использует наиболее качественный подход, учитывающий и удовлетворяющий персональные потребности каждого отдельного потребителя.

Прежде чем предложить свои услуги той или иной организации, ООО «Эльдорадо» собирает все необходимые сведения (наличие необходимости покупки рекламных площадей, финансовое состояние организации и так далее). Затем, разрабатывается примерные предложения, которые могут заинтересовать потребителя, а также рассчитываются затраты на его реализацию. Только после этого опытный агент по продажам предлагает уже готовый проект, разработанный непосредственно для данной фирмы. Такой подход позволяет фирме лучше понимать потребности своих клиентов и предоставлять наиболее значимые для них услуги.

Одной из таких услуг является предоставление фирмой комплексного обслуживания европейского класса. Исследования рынка, показывают, что комплексное обслуживание — главное требование корпоративных заказчиков. Понимая это, ООО «Эльдорадо» использует комплексное обслуживание в качестве средства для стимулирования сбыта.