Учет оплаты труда

При поступлении на работу в ОАО «Ковылкинская типография» кандидаты на должность проходят собеседование с директором. Если результаты собеседования устраивают и лицо, нанимающиеся на работу, и работодателя, то между ними заключается трудовой договор и прием на работу устанавливается в установленном порядке.

Для правильного начисления и выплаты заработной платы, учёта личного состава в организации четко и грамотно ведется учет отработанного времени и качества работы с первого момента приема работника на определенную должность. На предприятии используются унифицированные формы первичных документов.

Для оформления и учёта принимаемых на работу по трудовому договору в организации применяют приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма № Т-1).

Данный документ составляется лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу на предприятие. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приёма на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника и др.). Подписанные руководителем предприятия или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника.

На каждого работника, принятого на основании приказа о приёме на работу, паспорта, трудовой книжки, военного билета в отделе кадров заводится личная карточка работника, в которой указываются все сведения о работнике (образование, состав семьи, профессии, которыми он владеет, факты повышения квалификации и т. д.).

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Для оформления и учёта перевода работника на другую работу на предприятии используется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5). Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем предприятия, объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, вносится запись в трудовую книжку. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передаётся в бухгалтерию организации.

Для оформления и учёта отпусков применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6), предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами предприятия, трудовым договором. Составляется работником кадровой службы, подписывается руководителем предприятия, объявляется работнику под расписку.

В ОАО «Ковылкинская типография» расчет по отпускным осуществляется в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60). Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам предназначен график отпусков (форма № Т-7). При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Для оформления и учёта увольнения работника на предприятии применяется приказ (распоряжение) о прекращении действий трудового договора с работником (форма № Т-8). Приказ (распоряжение) о прекращение (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) представлен в приложении И. Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем предприятия, объявляется работнику под расписку.

Для расчета размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо рассчитать величину среднедневного заработка (СДЗ). Среднедневной заработок (СДЗ) исчисляется путем суммирования среднего заработка за предыдущие два года и деления на 730.

Расчет СДЗ на 2015 г: СДЗ 2015= (СЗ 2013 г + СЗ 2014г) / 730.

Промежуточная сумма к выплате определяется путем умножения СДЗ на количество календарных дней по листку нетрудоспособности.

Таким образом, размер больничного определяется как произведение среднедневного заработка (СДЗ) и коэффициента, зависящего от стажа и количества дней нетрудоспособности.

Однако нужно учитывать еще одно ограничение: Средний заработок за каждый год учитывается в сумме, не превышающей предельную величину базы для исчисления страховых взносов в ФСС.

Пособия по нетрудоспособности включается в налогооблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Для исчисления налога сумму пособия по временной нетрудоспособности следует учитывать в составе налоговой базы того месяца, за который это пособие выплачивается.

Налоговая база по НДФЛ уменьшается на величину стандартных налоговых вычетов с 1 января 2012 года:

• 1 400 рублей — на первого ребёнка;
• 1 400 рублей — на второго ребёнка;
• 3 000 рублей — на третьего и каждого последующего ребёнка;
• 3 000 рублей — на каждого ребёнка в случае, если ребёнок в возрасте до 18 лет является ребёнком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом 1 или 2 группы.

Налоговый вычет предоставляется на каждого ребёнка в возрасте до 18 лет, а так же на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю (приемному родителю), усыновителю, опекуну, попечителю. Предоставление налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.

Налоговый вычет предоставляется на основании письменных заявлений и документов, подтверждающих право на данный налоговый вычет.

Вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка 13%) налоговым агентом, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 280 000 рублей.

Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из соответствующих вычетов. При этом вычет на детей предоставляется независимо от предоставления других стандартных налоговых вычетов.

Заработную плату выдают из кассы в течении трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченный в срок заработной платы, по истечении трёх дней сдают в банк на расчетный счёт.

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда осуществляется на счёте 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, по дебете — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Д 20, 23, 26 К 70 — на сумму начисленной оплаты труда;

Пособия во временной нетрудоспособности и другие выплаты за счёт средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70.

Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС регламентируются ФЗ № 212 от 24.07.09 г. «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС РФ», в ред. от 02.07.2013 г. В таблице 6.1 представлены тарифы страховых взносов для лиц, производящих выплаты физическим лицам.

На данном предприятии производится доплаты от тарифной ставки за работу в ночное время (с 22.00 до 6.00 часов) в размере 40%.

Сверхурочные работы в данной организации не допускаются. Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику в денежной форме — в размере не менее двойной дневной тарифной ставки, или в одинарном размере с последующим предоставлением другого дня отдыха по желанию работника.

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы на данном предприятии. До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• — женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• — работникам в возрасте до 18 лет;
• — работникам, усыновившим ребёнка (детей) в возрасте до трёх месяцев;
• — в других случаях, предусмотренных законом.

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Платежная ведомость (форма № Т-53) представлена в приложении Е. Сумма отпускных выплат работнику определяется путём умножения его среднедневного заработка на количество дней, подлежащих оплате. Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путём деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29, 4 (среднемесячное число календарных дней) Например: зарплата сотрудника за последние 12 месяцев составила 120 000 рублей, тогда среднедневной заработок =120 000 / (12*29, 4) = 340, 13, сумма отпускных = 340, 13*28=9 524 руб. Отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска.

Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счёт работодателя в первые два дня болезни, за счёт отчислений на социальное страхование, за последующие дни, начиная с третьего. Основанием для выплаты пособий являются больничные листы. Размер пособия зависит от стажа работы сотрудника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до 5 лет — 60% заработка, от 5 — 8 лет — 80%, от 8 лет и более — 100%.

Независимо от стажа работы пособие выдаётся в размере 100%:

• — вследствие трудового увечье или профессионального заболевания;
• — работающим инвалидам ВОВ;
• — лицам, имеющим на своём иждивении трёх детей и более, не достигшим 16 лет (учащиеся — 18 лет);
• — по беременности и родам.

При переходе с одного места работы на другое непрерывный стаж сохраняется, если перерыв в работе не превысил одного месяца.

Работники имеют право на получение пособия по временной нетрудоспособности в следующих случаях:

• — при заболевании (травме), связанном с утратой трудоспособности;
• — при санаторно — курортном лечении;
• — при болезни члена семьи в случае необходимости ухода за ним;
• — при карантине.

Величина пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы сотрудника и облагается Налогом на доходы физических лиц.

Для расчета размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо рассчитать величину среднедневного заработка (СДЗ). Среднедневной заработок (СДЗ) исчисляется путем суммирования среднего заработка за предыдущие два года и деления на 730.

Расчет СДЗ на 2015 г: СДЗ 2015= (СЗ 2013 г + СЗ 2014г) / 730.

Промежуточная сумма к выплате определяется путем умножения СДЗ на количество календарных дней по листку нетрудоспособности.

Таким образом, размер больничного определяется как произведение среднедневного заработка (СДЗ) и коэффициента, зависящего от стажа и количества дней нетрудоспособности.

Однако нужно учитывать еще одно ограничение: Средний заработок за каждый год учитывается в сумме, не превышающей предельную величину базы для исчисления страховых взносов в ФСС.

Пособия по нетрудоспособности включается в налогооблагаемую базу налога на доходы физических лиц. Для исчисления налога сумму пособия по временной нетрудоспособности следует учитывать в составе налоговой базы того месяца, за который это пособие выплачивается.

Налоговая база по НДФЛ уменьшается на величину стандартных налоговых вычетов с 1 января 2012 года:

• 1 400 рублей — на первого ребёнка;
• 1 400 рублей — на второго ребёнка;
• 3 000 рублей — на третьего и каждого последующего ребёнка;
• 3 000 рублей — на каждого ребёнка в случае, если ребёнок в возрасте до 18 лет является ребёнком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом 1 или 2 группы.

Налоговый вычет предоставляется на каждого ребёнка в возрасте до 18 лет, а так же на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет.

Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю (приемному родителю), усыновителю, опекуну, попечителю. Предоставление налогового вычета единственному родителю прекращается с месяца, следующего за месяцем вступления его в брак.

Налоговый вычет предоставляется на основании письменных заявлений и документов, подтверждающих право на данный налоговый вычет.

Вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка 13%) налоговым агентом, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 280 000 рублей.

Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из соответствующих вычетов. При этом вычет на детей предоставляется независимо от предоставления других стандартных налоговых вычетов.

Заработную плату выдают из кассы в течении трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченный в срок заработной платы, по истечении трёх дней сдают в банк на расчетный счёт.

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда осуществляется на счёте 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, по дебете — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Д 20, 23, 26 К 70 — на сумму начисленной оплаты труда;

Пособия во временной нетрудоспособности и другие выплаты за счёт средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и кредиту счета 70.

Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС регламентируются ФЗ № 212 от 24.07.09 г. «О страховых взносах в ПФР, ФСС, ФФОМС РФ», в ред. от 02.07.2013 г. В таблице 6.1 представлены тарифы страховых взносов для лиц, производящих выплаты физическим лицам.

Удержание из сумм начисленной оплаты труда списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; Кредит счета 50 «Касса».

Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчет с депонированным суммам».

Расчеты по исполнительным листам отражаются в учете организации проводкой: Д 70 К 76.

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 51 «Расчетные счета»;

Кредит счета 50 «Касса».

В зависимости от размера начисленной заработной платы, организацией начисляются и уплачиваются страховые взносы.

Объектом налогообложения для организации признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу с начала налогового периода до истечении каждого месяца нарастающим итогом.

В учете предприятия расчеты по страховым взносам отражаются следующими бухгалтерскими записями: Д 20, 26 К 69 — начисление взносов; Д 69 К 51 — уплата взносов.

Документация по оплате труда состоит из: трудовых договоров; положение о премировании; штатное расписание; приказы о приёме работников; табеля учета рабочего времени; лицевые счета работников; расчетно-платежные ведомости; платежные ведомости; кассовая книга; приказы руководителя; журналы операций; заявление работников, справки о составе семьи; копии свидетельств о рождении детей, справки с места учебы; журнал-ордер по счету 70; ведомости по счету 70; баланс на 01.01.2014 года.

На предприятии трудовое отношение между работниками регулируется трудовыми договорами. В соответствии с трудовыми договорами принята повременная оплата труда. Срок выплаты заработной платы установлен 3 и 18 числа каждого месяца, при совпадении установленных дней с выходами или нерабочими днями, она выплачивается на кануне.

Прием и увольнения работников оформляются приказами руководителя производной формы. Заработная плата начисляется в соответствии со штатным расписанием, табеля учета использования рабочего времени и расположениями руководителя о премировании работников, предоставлении очередного отпуска, по расчетно-платежной ведомости — все документы произвольной формы.

В ходе проверки установлено, что случаев включения в табеля учета рабочего времени вымышленных (подставных) лиц нет, так как в нарядах и табелях учета рабочего времени фамилии совпадают с данными учета личного состава. Случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения одних и тех лиц в нескольких расчетно-платежных ведомостях не обнаружено.

При проверки первичных документов нами был обнаружен следующий недостаток: отсутствуют подписи на многих документах работника кадровой службы (форма Т-2) и руководителя учреждения на приказах о предоставлении отпуска (форма Т-6). Росписи работников присутствуют на всех документах, все разные.

В силу вышеуказанного, можно сказать о не серьезном отношении к ведению первичной документации в организации.

Далее проверяются расчеты с рабочими по оплате труда в организации на соответствие показателей аналитического учета по счету 70 с записями в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Сверяются сальдо по счету 70 на первое января 2015 года в Главной книге и в балансе предприятия.

В балансе по счету 70 сальдо дебетовое отсутствует, показывающее задолженность рабочих по заработной плате, что свидетельствует о неплохой организации расчетов с работниками (выплачено не больше, чем причитается). Сумма по дебету баланса равна 0 рублей.

Контрольная сверка показала, что эти суммы совпадают с данными Главной книги. В самой же Главной книге обнаружено много исправлений; бухгалтер по оплате труда объясняет это неточностью подсчетов еще в первичных документах (все исправления подписаны бухгалтером).

Убедившись, что данные Главной книги и баланса совпадают, можно продолжить дальнейшую сверку. Для этого сравниваются данные Главной книги со сводом начислений и удержаний за 2 квартал 2015 года.

Данные несоответствия бухгалтер объяснить не может (говорит, что просто описалась).

В расчетно-платежной ведомости по графам удержания показаны отчисления в Пенсионный фонд, профсоюзные взносы и подоходный налог; проценты отчислений рассчитаны, верно, их суммы совпадают с данными расчетных листков по каждому работнику (льготы по подоходному налогу определены верно).

Платежные ведомости на аванс оформлены, верно, замечаний нет.

Данные о начисленной заработной плате в расчетно-платежной ведомости, а также данные платежной ведомости на заработную плату и расчетных листков по каждому работнику совпадают. Расписки в получении начисленных сумм присутствуют, все подписи разные.

При проверки периодичности и своевременности выплаты заработной платы установлено, что начисление и выплаты заработной платы производится своевременно. Несмотря на незначительные недостатки в учете, расчет с бюджетом производится правильно, проценты за несвоевременность уплаты начислены, верно.

Один сотрудник находится в отпуске беременности и родам, начисление заработной платы не надо было производить.

Не были обнаружены никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета, которые могли бы существенно повлиять на достоверность данных по оплате труда, отраженных в бухгалтерской отчетности.

При проведении проверки оплаты труда рассмотрено соблюдение в организации применимого законодательства РФ при совершении финансово-хозяйственных операций.

При проверки установлено, что сведения лицевых счетов по каждому работнику, заносятся в расчетно-платежную ведомость.

На итоговые суммы по расчетно-платежной ведомости, бухгалтер составляет проводки.

Сведения заносятся в журнал-ордер и ведомость по счету № 70, затем эти данные заносят в оборотно-сальдовую ведомость и на основании делают записи в главную книгу, остатки по счетам из главной книги переносятся баланс. В ходе проверки не установлено расхождений сумм, по остаткам главной книги и строки и15 205 раздела 5 баланса.

Таким образом, в ходе проверки выявлено, что на предприятии нарушен порядок документального оформления учета кадров и учета рабочего времени, расчетов с персоналом по оплате труда.

Согласно штатному расписанию количество единиц составляет 45. Заработная плата начисляется по штатному расписанию, при проверке не установлено расхождений ставок предусмотренных в штатном расписании и начисленных сумм по лицевым счетам, расчетно-платежным ведомостям.

Учет рабочего времени ведется в табеле учета рабочего времени для общехозяйственного персонала и работников основного производства отдельные табели учета рабочего времени. В табеле работников основного производства имеются ночные часы и работа в выходные и праздничные дни. В лицевых счетах и расчетно-платежных ведомостях не установлено расхождений по суммам заработной платы, арифметический контроль начисленных сумм не показал ошибок в начислении оплаты труда, ночные часы работы, праздничные и выходные дни оплачиваются в соответствии с установленными нормами по трудовому договору. В процессе проверки не установлено превышение часов работы по табелю рабочего времени с лицевыми счетами по каждому работнику. Материальная помощь, установлена в размере в двух окладов один раз в год только для общехозяйственного персонала. Выплачивается на основании заявления работника и приказа руководителя, что не противоречит действующему Законодательству.

При проверки совершенности расчетов с персоналом по оплате труда установлено: заработная плата выдается два раза в месяц 3 и 20 числа и 18 число не выпадает на выходной день, при этом срок выдачи аванса нарушен на два рабочих дня, работникам не начислена и не выплачена денежная компенсация в размере не ниже одной трехсотой действующей в течение времени задержки ставки рефинансирования Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и по день фактического расчета включительно, что является нарушением статьи 236 Трудового кодекса РФ.