Приходный кассовый ордер: от приобретения до уничтожения

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР: ОТ ПРИОБРЕТЕНИЯ ДО УНИЧТОЖЕНИЯ

Приходный кассовый ордер (далее — ПКО) является обязательным к применению первичным учетным документом, предназначенным для оформления приема наличных денег в кассы организаций и индивидуальных предпринимателей. Проанализируем этапы жизненного цикла ПКО в организации (в рамках статьи не рассматривается заполнение ПКО в случае приема наличных денег от реализации товаров (работ, услуг) без использования кассового оборудования с отражением в нем по окончании рабочего дня общей суммы выручки за рабочий день).

Приобретение бланков ПКО Для оформления поступления в кассы наличных денег в белорусских рублях и иностранной валюте используются приходные кассовые ордера формы КО-1 и КО-1 В <1> соответственно.

Приходный кассовый ордер содержится в Перечне бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <2>, поэтому согласно ч. 2 п. 9 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <3>, приобрести бланки данного документа вправе субъекты хозяйствования, сведения о которых есть в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц).

С этой целью субъекту хозяйствования необходимо обратиться с заявкой в реализующую их организацию — РУП «Издательство «Белбланкавыд», Информационно-издательский центр по налогам и сборам и РУП «Белпочта». На основании представленной заявки реализующая организация оформляет счет-фактуру для оплаты стоимости бланков в требуемом количестве. Оплата производится субъектом хозяйствования в безналичном порядке с расчетного счета или наличными путем внесения в кассу банка с последующим зачислением на счет реализующей организации <4>.

Для получения заказанных бланков субъект хозяйствования представляет в реализующую их организацию <5>:

оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры;

оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя, а также оригинал документа, удостоверяющего его личность, — при получении бланков руководителем организации;

доверенность на получение бланков и оригинал документа, удостоверяющего личность, — при получении бланков иным представителем организации, кроме руководителя.

Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, возвращаются после сверки с копиями.

Реализация бланков ПКО оформляется товарно-транспортной или товарной накладной <6>.

Учет получения и выдачи бланков ПКО приходный кассовый ордер деньги Бланки ПКО относятся к бланкам строгой отчетности <7>, поэтому к ним применяется особый порядок учета <8>.

Приобретенные бланки ПКО должны оприходоваться материально ответственным лицом и отражаться в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (далее — книга) <9>.

Если при оприходовании бланков установлено расхождение с данными накладной, необходимо составить акт проверки наличия бланков строгой отчетности <10>. Один экземпляр данного акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации <11>.

Бланки ПКО учитываются в книге отдельно от других бланков строгой отчетности. Учет движения (приход, расход, остаток) бланков ведется в количественном выражении по номерам и сериям. При этом каждая операция по их получению, выдаче и возврату записывается отдельной строкой.

Бланки ПКО выдаются в подотчет ответственным исполнителям с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, ими уполномоченных) с оформлением приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности <12>.

По общему правилу приходные кассовые ордера, служащие основанием для оприходования денег в кассу организации (подразделения), выписываются в бухгалтерии, поэтому ответственным исполнителем в данном случае является бухгалтер, на которого согласно должностной инструкции возложена такая обязанность <13>. После заполнения в бухгалтерии ПКО передается кассиру.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности списываются материально ответственным лицом с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности <14>.

На каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, должна быть заведена карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности <15>.

Порядок заполнения приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности, карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, а также акта на списание использованных бланков строгой отчетности см.: Дубовская Т. Бланки строгой отчетности: получаем и используем // Главная книга.by. 2010. N 2

Заполнение ПКО Ордера формы КО-1 и КО-1 В могут заполняться как вручную, так и с помощью технических средств <16>. В последнем случае организации необходимо приобрести ПКО для выписки на ПЭВМ. При данном способе выписки должны соблюдаться все реквизиты документа, установленные типовыми формами КО-1 и КО-1 В.

Бланк ПКО состоит из двух частей: приходного кассового ордера и квитанции к нему. Ответственное лицо заполняет реквизиты всего документа. При этом следует помнить, что вносить исправления в кассовые документы не допускается <17>.

При заполнении реквизитов бланков ПКО <18>:

— в графе «Наименование организации» указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (свидетельством о регистрации). Разрешается проставлять штамп организации в верхней части документа, что исключает в данном случае необходимость заполнения данной строки;

— в строку «Принято от» вносятся фамилия, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени. При оформлении ПКО на сумму полученных с расчетного (текущего) счета в банке средств полагаем, что можно указать «от банка через «(Ф.И.О. лица, получившего деньги в банке);

— в строке «Основание» указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег. Например, при получении в банке наличных денег в национальной валюте делается запись «чек N от «, при получении иностранной валюты в банке — «заявление на снятие наличной иностранной валюты N от «. При сдаче выручки от реализации товаров (работ, услуг) в кассу организации обычно указывается «Выручка за «(дату);

— в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые документы с указанием их номера и даты;

— код (цифровое обозначение) иностранной валюты указывается в ПКО формы КО-1 В в соответствии с приложениями 1 и 2 к Постановлению Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.08.2001 N 208 «О порядке установления официального курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам» .

Пример 1.

Директором ОДО «Визави» Васильченко Игорем Владимировичем 16.02.2012 внесены в кассу организации денежные средства в размере 765 000 руб. в погашение денежного займа, выданного ему по договору от 16.06.2011 N 3 (образец заполнения ордера формы КО-1 см. на странице 57)

Типовая форма КО-1

Пример 2.

Кассиром ОДО «Визави» Андреевой Ниной Геннадьевной 16.02.2012 на основании заявления на снятие наличной иностранной валюты от 16.02.2012 N 7 получена с валютного счета в банке иностранная валюта в размере 670 дол. США (образец заполнения ордера формы КО-1 В см. на странице 57)

Типовая форма КО-1 В После заполнения приходный кассовый ордер отдается на подпись главному бухгалтеру (либо уполномоченному им лицу). Печать (штамп) проставляется на квитанции к приходному кассовому ордеру.

НА ЗАМЕТКУ Работникам организации, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещается исполнять обязанности кассира. Исключение составляет случай, когда в штате отсутствует другое лицо, на которое можно возложить обязанности кассира <19>.

Регистрация ПКО до передачи в кассу Заполненные и подписанные главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным) ПКО формы КО-1 до передачи их в кассу могут регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 (открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера) или форме 1-а (открывается один на приходные и расходные кассовые ордера) <20>.

Ордера формы КО-1 В в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а <21>.

Форму ведения журнала субъект хозяйствования выбирает самостоятельно.

ПКО могут регистрироваться посредством программно-технических средств. При этом выходная форма «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» составляется за соответствующий день (отдельно для белорусских рублей и отдельно для иностранной валюты) и содержит данные учета движения наличных денег по целевому назначению.

При необходимости перечень показателей в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 или форме 1-а может быть расширен, а форма журналов изменена.

Из бухгалтерии — в кассу, из кассы — в бухгалтерию Заполненный бухгалтером ПКО передается кассиру, который должен проверить, есть ли на данном документе подпись главного бухгалтера (или лица им уполномоченного), а также наличие документов, которые должны быть приложены к ордеру (если заполнена соответствующая графа ПКО). В случае неправильного заполнения ПКО кассир возвращает ордер на дооформление <22>.

ПКО подписывается кассиром только после приема наличных денег. В подтверждение данного факта лицу, которое вносит деньги, выдается отрывная часть ПКО — квитанция к нему, заверенная печатью (штампом) организации. При оприходовании кассиром наличных денег, полученных с расчетного (текущего) счета в банке, квитанцию можно не отрывать.

Получив наличные деньги в белорусских рублях, отдельно по каждому ордеру формы КО-1 кассир производит запись в кассовую книгу. Только после этого денежные средства считаются оприходованными <23>. Исключение установлено для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения с ведением книги учета доходов и расходов, которые воспользовались правом не вести кассовую книгу <24>.

Кассовую книгу можно вести с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При данном способе ведения кассовой книги в конце рабочего дня должны выводиться выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Кассир обязан проверить правильность их составления и подписать.

Информация о поступлении иностранной валюты на основании ордера формы КО-1 В заносится в регистр бухгалтерского учета, форму которого организация разрабатывает самостоятельно <25>. Этот регистр можно вести также с помощью программно-технических средств. В данном случае кассир в конце рабочего дня проверяет и подписывает выходные формы «Вкладной лист регистра бухгалтерского учета» и «Отчет кассира» <26>.

Отчет кассира вместе с приложенными приходными и расходными документами передается в бухгалтерию для бухгалтерской обработки <27>.

Хранение и уничтожение ПКО Заполненные приходные кассовые ордера, как и все первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций, хранятся в организации три года при условии завершения проверки, которая проводится в рамках ведомственного контроля (при его наличии) и после проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства <28>.

По истечении этого срока документы уничтожаются. Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению <29>. Документы уничтожаются путем их передачи по накладным организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использовать эти документы для хозяйственных нужд запрещено <30>.

Испорченные бланки ПКО должны храниться в организации вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению <31>, до проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Данные бланки уничтожаются по истечении месяца после указанной проверки в порядке, предусмотренном гл. 4 Инструкции N 196 <32>.