Структура письма. 
Официально-деловая письменная речь. 
Требования к оформлению реквизитов документов

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например," Дорогой г-н (или г-жа)" или «Господа» ," Уважаемые господа" и т. д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

Далее следует текст письма.

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно ограничится добрыми пожеланиями «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т. д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (например в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия печатается на машинке или компьютере под рукописной подписью.

Если после написания письма необходимо сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P. S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложения (Enclosure)» .

Указания на рассылку копий занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.