Методика проведения проверки

4.1 Методика проведения и оформления результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе

Общий порядок проведения инвентаризации имущества изложен в ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Аудит кассовых операций начинаем с проверки сохранности наличных денежных средств в кассе ВТБ 24. Для хранения, приема и выдачи наличных денежных средств оборудовано специальное помещение в соответствии со всеми необходимыми требованиями. В ходе проверки устанавливаем, что инвентаризация кассы проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других случаях, предусмотренных законодательством.

Инвентаризация наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе начинается с формирования приказа руководителя банка на проведение инвентаризации. Приказ регистрируется в «Книге регистрации приказов на проведение инвентаризаций» и под роспись в этой книги приказ вручается председателю комиссии.

Материально-ответственное лицо составляет последний кассовый отчет на момент инвентаризации. Берется расписка о том, что все первичные документы предъявлены. Председатель комиссии визирует кассовый отчет и приложенные к нему документы «До инвентаризации, дата, подпись». Цель визирования состоит в разграничении документов до и после инвентаризации. Остаток денежной наличности в рублевой и валютной кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Составляется акт наличия денежных средств в кассе. Если при инвентаризации присутствует аудитор, он только присутствует при пересчете.

Берется расписка, что вся денежная наличность предъявлена. Члены рабочей инвентаризационной комиссии, составляют акт предварительных результатов инвентаризации путем сличения остатка денег в кассе, отчета и акта о наличии денежных средств.

Бухгалтер в течение одного дня после получения предварительного результата, должен определить окончательный результат в одноименном акте.

Ответственность за обеспечение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя банка, главного бухгалтера, рублевого и валютного кассира.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с Законодательством Российской Федерации.

При проверке методом инвентаризации выявляется ничем не замаскированное хищение денежных средств. Для этого необходимо провести инвентаризацию денежной наличности в момент выхода аудитора на банк.

Таблица 3.

Проверка договоров о материальной ответственности.

4.2 Методика проверки кассовых операций

Следующим шагом основного этапа проверки является проверка соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе, для чего необходимо запросить расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.1994 N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх лимитов определен штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, при этом на руководителей банка, допустивших нарушения, налагается административный штраф в 50-кратном размере установленной законодательством Российской Федерации минимальной месячной оплаты труда (МРОТ).

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе банк, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы по форме, представленной в таблице 4.

Таблица 4. Проверка остатка лимита кассы.

Проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами проводится с целью установить, совершаются ли в банке расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

Результаты проверки могут быть оформлены в таблице 5.

Таблица 5. Проверка соблюдения норматива расчетов наличными.

При проверке (проведении аудита) необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах. При проверке методом инвентаризации выявляется ничем не замаскированное хищение денежных средств. Для этого необходимо провести инвентаризацию денежной наличности в момент выхода аудитора на банк.

В соответствии с п. 14 документа 1 наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, чекам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером банка или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя банка, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей получателя денег;

главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя банка должностного лица; руководителя банка или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя банка.

В соответствии с п. 27 документа 1 выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Таблица 6. Проверка правильности оформления первичных документов.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые книжки, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки). Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу банка. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека. Результаты фиксируются в таблице 7.

Таблица 7. Проверка полноты оприходования выручки в кассу, руб.

При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Если задолженность сотрудника или стороннего лица погашена, т. е. деньги были внесены в кассу банка, то этот сотрудник (лицо, банк) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты методом письменных подтверждений от третьих лиц или методом устных опросов.

Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п. 11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию банк отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В соответствии с п. 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций). Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Наличие в банке утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи руководителя банк или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, мемориал — ордер N 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если в кассовом ордере по строке «Основание» будет значиться «Остаток подотчетных сумм», в соответствии с которым производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного банка, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с мемориалом — ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Часто в банках используются бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который выдаются деньги, установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Злоупотребления посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Не отражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

Признаками подлога могут служить наличие среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Все ранее проверенные аудитором документы следует отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения банка, период, за который производится выплата, период работы лица в данном банке.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Здесь надо проставить счет из банковского плана счетов. Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально — трудовых льгот, кассир должен:

в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью. Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Это — не банковский счет Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» за период — невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот — погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

Таблица 8. Проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета, руб.

В ВТБ 24 применяются для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; заполнены все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.96 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В приходные и расходные ордера заполняются четко, без исправлений, нумерация ордеров ведется по порядку с 1 января 2006 года, ставится дата оформления ордера. В графе «корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтерская проводка. В графе «основание» указывается источник наличных денег, приходуемых в кассу, то есть отражается содержание финансовой операции Прием наличных денег кассиром производится по приходным кассовым ордерам (ф. № КО-1), подписанным главным бухгалтером. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) «оплачено».

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным ордерам (ф. № КО-2) или расчетно-платежной ведомостью с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Расходный ордер подписан руководителем, главным бухгалтером.

В случаи, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах, имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В ВТБ 24 имеется приказ руководителя на лиц, имеющих право получать под отчет денежные суммы.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, отчитываются в течение 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения банкми, банкми и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Банком России 29 сентября 1994 г.).

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

• А) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документеразрешительной надписи руководителя банк или лиц, на это уполномоченных;
• Б)правильность оформления документов;
• В) наличие перечисленных в документе приложений.

В банке имеется журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров.

В ВТБ 24 все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя банк и главного бухгалтера данного банк. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера банка ВТБ 24.

Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения мемориала ордера № 1 и ведомости по счету «Касса». При поступлении средств в кассу увеличиваются имеющиеся у банка средства.

Мемориал — ордер № 1 и ведомость по счету «Касса» являются вторичным бухгалтерским документом, который составляется на основании первичных (расходных, приходных ордеров, отчета кассира). Данные этого документа на конец отчетного периода заносятся в форму отчетности № 1 «Баланс банка», поэтому следует уделить внимание его составлению. Каждый имеющийся отчет кассира формирует строку данного регистра В конце отчетного месяца подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счету «Касса» и используя начальный остаток средств на начало месяца вычисляется остаток на конец месяца по данному счету. Данная сумма совпадает с суммой фактически имеющихся денег в кассе.

Таблица 9. Проверка правильности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Это не банковские счета!

При проверке соответствия кассовой книги, первичных кассовых документов и баланса в банке ВТБ 24 нарушений не обнаружено.

При проверке соблюдения лимита денежной наличности в ВТБ 24 лимит денег в кассе не превышает установленного банком За расчеты наличными денежными средствами сверх установленных лимитов в соответствии с Указом N 1006 предусмотрен штраф с банк в 2-кратном размере суммы произведенного платежа и с руководителя банка штраф в 50-кратном размере МРОТ. Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического.

Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Однако промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономическим субъектом может подготовить письменный ответ. Аудиторская банк в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.

4.3 Методика проверки операций на счетах в банках

В соответствии с действующим законодательством обязаны хранить свои денежные средства (сверх наличного лимита) в обслуживающих учреждениях банков. Расчеты с учреждениями банка возникают в связи с хранением денежных средств на расчетном, текущем и других счетах, получением долгосрочных и краткосрочных ссуд, их погашением и переоформлением, претензиями к банку по ошибочным записям на счетах. Расчеты через учреждения банков между банками осуществляются по безналичным формам расчета.

Порядок открытия и режим банковских счетов, а также осуществление операций, связанных с безналичными расчетами, регулируются специальными инструктивными указаниями Центрального банка России.

Самостоятельное регулирование банковских операций не допускается, и поэтому большого внимания требует проверка этих операций последовательно, согласно соответствующему разделу аудиторской программы. Данный раздел аудиторской программы должен включать: установление наличия расчетных, текущих, валютных и прочих счетов в банках (в каких учреждениях банка открыты эти счета); проверку законности совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций, правильности их документального оформления; проверку полноты и своевременности оприходования поступивших на счета денежных средств; проверку полноты и соответствия оплаченных средств предъявленным счетам; проверку своевременности перечисления налогов в бюджет и обязательных платежей во внебюджетные фонды; проверку полученных в банке средств и оприходованных в кассу, а также целевого использования этих средств; определение платежеспособности и причин просрочек расчетов с разными кредиторами, в том числе с банками по ссудам и бюджетом по налогам; проверку по каждому безналичному расчету, соответствия их договорным взаимоотношениям; контроль достоверности и экономической целесообразности проведения отдельных банковских операций; проверку соответствия данных о наличии и движении денежных средств, отраженных в документах и записях; проверку правильности корреспонденции счетов по банковским операциям.

Источниками информации для аудирования данных вопросов являются: договоры с юридическими и физическими лицами, исполнительные листы и претензионные иски; выписки банка с приложенными к ним денежно-расчетными документами; Главная книга; листки расшифровки, журналы-ордера.

Наиболее полно выявляется соблюдение действующего законодательства при совершении банковских операций в ходе документальной проверки. Однако до начала документальной проверки целесообразно еще раз оценить состояние внутреннего контроля и системы учета банковских операций, а уже потом решить, каким способом их проверять — сплошным или выборочным.

Проверка банковских выписок должна сочетаться с изучением банковских документов по существу. При этом аудитор должен выяснить: допускаются ли незаконные банковские операции (без договоров), например, погашение задолженности другой, не имеющей никаких договорных отношений с проверяемой банка, или оплата счетов другим банком и лицам, целесообразность предоставленных займов с точки зрения финансового состояния и источников финансирования; верно ли отражены в учете и законно ли используются полученные из банка чековые книжки для безналичных расчетов (соблюдается ли порядок их учета как документов строгой отчетности), выдаются ли они подотчетным лицам под расписку, составляются ли подотчетными лицами отчеты об использовании чековых книжек, соответствуют ли обороты и сальдо по специальным счетам и т. д.

При проверке поступивших на расчетный счет денежных средств следует установить правильность их учета и полноту зачисления. Поступление денежных средств от прочих дебиторов, финансово-кредитных и других банков следует проверить также путем встречной сверки выписок и приложенных к ним документов, а при необходимости и записей в бухгалтерском учете, как проверяемой, так и соответствующейкорреспондента по указанным операциям.

При проверке банковских операций по расчетному и другим счетам следует обратить особое внимание на вопросы: полностью ли представлены выписки банков к проверке; не допускалось ли умышленное отражение полученных наличных денег с расчетного счета на другие счета вместо отражения по счету 50 «Касса»; правильность и своевременность отражения авансов полученных и авансов выданных; правильность и целенаправленность использования полученных кредитов банков и займов банков; правильность и законность операций с аккредитивами и расчетов с чеками.

Необходимо выяснить причины таких расходов, проверить, не вызываются ли они неплатежеспособностью .

Необходимо также проверить правильность корреспонденции счетов по списанию денежных средств с корреспондентского и других банковских счетов.

Все указанные нарушения действующих нормативных документов выявляются при сплошной проверке документов и взаимной сверке регистров учета. …