Теоретические аспекты организации учёта и составления учётной политики на предприятии в современных условиях

Организация бухгалтерской службы

Управление предприятием организуется его собственником. В соответствии с уставом, субъект самостоятельно определяет структуру управления, устанавливает штаты, систему оплаты труда и обязанности работников.

Трудовой коллектив участвует в деятельности субъекта на основе различных форм найма (договоры, контракты и т. п.), регулирующих трудовые отношения работника и собственника.

Руководитель субъекта обеспечивает создание учетной системы и организацию бухгалтерского учета, соответствующих Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» [1] и НСФО.

В зависимости от объема работ и вида деятельности предприятия руководитель может организовать бухгалтерскую службу, возглавляемую главным бухгалтером, либо ввести в штат только должность главного бухгалтера, либо доверить на договорной основе специализированной фирме, или же самому вести бухгалтерский учет. Руководитель (привлекая весь административный персонал) совместно с главным бухгалтером формирует учетную политику, разрабатывает порядок контроля хозяйственных операций, а также принимает другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер (в случае отсутствия такового в штатном расписании — просто бухгалтер) осуществляет общее ведение бухгалтерского учета. Он соблюдает Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности"[1], Налоговый кодекс[6], НСФО, Типовой план счетов и формы бухгалтерского учета и финансовой отчетности[4], и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

В обязанности главного бухгалтера входит обеспечение:

• — организации бухгалтерского учета на предприятии и контроля за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранности собственности предприятия;
• — широкого использования современных средств механизации учета и прогрессивных форм его ведения;
• — составления достоверной отчетности;
• — выявления и рационального применения внутренних резервов;
• — своевременного проведения в структурных подразделениях предприятия доку ментальных ревизий;
• — анализа хозяйственнофинансовой деятельности предприятия, и т. д.

Главный бухгалтер обязан контролировать соблюдение установленных правил приемки и отпуска ценностей, правильности расходования фонда заработной платы, проведение инвентаризаций и т. п. Ему запрещается принимать к исполнению документы по операциям, противоречащим законодательству.

Главный бухгалтер несет ответственность за неправильное ведение бухучета, принятие к исполнению документов по незаконным операциям, несвоевременное проведение документальных ревизий, нарушение сроков предоставления отчетности и т. п.

Рациональная организация бухгалтерского учета означает такое его построение, при котором достигаются наилучшие результаты при минимальных затратах средств и труда.

Рационально организовать учет можно лишь в том случае, если при его построении соблюдается ряд определенных условий (предпосылок). Такими предпосылками являются:

• — ознакомление с производственными особенностями предприятия;
• — определение характера и объема необходимых учетных сведений;
• — изучение действующего законодательства и инструкций по учету и отчетности;
• — проведение анализа существующего порядка учета;
• — распределение учетных функций между бухгалтерией и действующими оперативными службами предприятия. [39,стр.17]

Особенностью построения бухучета является его централизация — сосредоточение учетной обработки первичной документации в одном общем органе учета. На предприятии централизованный учет сосредоточивается в главной бухгалтерии. Отдельные подразделения предприятия в этих условиях составляют первичные и некоторые сводные документы (отчеты). Их задача — обеспечить правильность оформления и своевременность предоставления документов в бухгалтерию. При централизации учета работники бухгалтерии имеют больше возможностей для усиления контроля за работой отдельных подразделений предприятия и анализа хозяйственной деятельности. [38,стр.32].

В зависимости от характера показателей, возможности и целесообразности применения на данном предприятии тех или иных учетных принципов бухучет организуется по двойной или простой системе. В основном, бухучет активов, собственного капитала, обязательств и осуществляемых предприятием хозяйственных операций ведется способом двойной записи и в соответствии с Типовым планом счетов.

Однако ведение учета по двойной системе не везде целесообразно. Прежде всего, ее применение требует наличия счетных работников достаточно высокой квалификации. В то же время, в небольших организациях (частных предпринимателей) с ограниченным кругом однородных операций использование двойной системы является нерациональным. Поэтому в таких организациях учет можно организовать по простой системе учета, то есть бухгалтерские проводки не составляются, и взаимосвязь между счетами не устанавливается.

При простой системе учитываются только состояние и движение денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов. Большей частью учет осуществляется только на аналитических (индивидуальных) счетах. Для контроля за полнотой и правильностью отражения хозяйственных операций ведется книга регистрации документов. Итоговые данные этой книги, сгруппированные по объектам учета и видам хозяйственных операций, сличаются с данными текущего учета.

Финансовые результаты хозяйственной деятельности при простой системе могут быть выявлены лишь после проведения полной инвентаризации сравнением двух смежных балансов (остатков) — на начало и на конец отчетного периода.

Объектами бухучета являются активы, собственный капитал, обязательства предприятия и осуществляемые им хозяйственные операции. Хозяйственные операции отражаются на счетах в том отчетном периоде, в котором они совершаются. [40,стр.12].

Объекты бухучета в обязательном порядке отражаются на синтетических счетах. Порядок ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей и хозяйственных операций устанавливается руководителем в соответствии с задачами контроля над деятельностью предприятия и его потребностями.

Элементами финансовой отчетности, связанными с оценками финансового положения предприятия, являются активы, собственный капитал и обязательства предприятия.

Активы — это совокупность имущества и денежных средств, принадлежащих предприятию. Они делятся на материальные и нематериальные ценности. Это — часть бухгалтерского баланса, отражающая на отчетную дату в денежном выражении основные и оборотные средства предприятия, причем итоги актива баланса должны равняться итогу пассива. [40,стр.18].

В состав актива предприятия включаются:

• — долгосрочные активы (основные средства, капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения и др.);
• — нематериальные активы (пакеты, долговые обязательства других предприятий, лицензии, программное обеспечение и т. п.);
• — текущие активы (производственные запасы, готовая продукция, товары, незавершенное производство, денежные средства, расходы будущих периодов, дебиторская задолженность и прочие оборотные активы).

Обязательства — это обязанность лица (должника) совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и др., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязательств. [40,стр.24].

Собственный капитал — это активы субъекта после вычета его обязательств.

Элементами, непосредственно связанными с измерением финансовых показателей, являются:

• 1) доходы — это увеличение активов, либо уменьшение обязательств в отчетном периоде;
• 2) расходы — это уменьшение активов, либо увеличение обязательств в отчетном периоде.

При ведении бухучета субъектом должны быть обеспечены:

• — неизменность принятой учетной политикой отражения отдельных хозяйственных операций и оценки активов и обязательств в течение отчетного периода;
• — полнота отражения в учете за отчетный период всех хозяйственных операций;
• — правильность отнесения доходов и расходов к отчетным периодам.

Документооборот — это процесс движения документов, включающий составление (получение), обработку, систематизацию, запись данных в учетные регистры и сдачу в архив. [43,стр.22].

Особенностью бухучета является сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, строгая отчетность и полная документальность, являющаяся источником учетной информации. Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухучете.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа, поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвовавших в совершении или оформлении определенных произведенных операций, подтверждая тем самым, что она действительно имела место на предприятии.

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• — на каждый вид документа должен быть определен кратчайший путь их продвижения, без лишних операций;
• — намечаются конкретные исполнители, отвечающие за оформление и обработку документов;
• — намеченные сроки документов должны быть минимальными. [43,стр.23]

Документом называют материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке (стандарт 24 «Организация бухгалтерской службы») и имеющий, в соответствии с действующим законодательством, правовое значение. [43,стр.23].

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатываются и утверждаются субъектом самостоятельно, на основе минимальных требований, утвержденных уполномоченными органами.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, или по требованию органов, осуществляющих контроль, в соответствии с законодательством Республики Казахстан. [44,стр.21].

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны составляться своевременно (в момент совершения операций), доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа;
• — дату составления;
• — наименование субъекта, от имени которого составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операций, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Все бухгалтерские документы с момента их выписки до момента передачи в архив на хранение проходят довольно длинный и сложный путь. Они составляются при совершении операций оперативными работниками и служат оправданием действий материально ответственных лиц. Кроме того, они подтверждают правильность этих операций на основе первичных и сводных документов, осуществляют контроль за работой исполнителей и ходом выполнения намеченных планов.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергают бухгалтерской обработке. Она состоит: в проверке всех документов и их реквизитов (выписан ли документ на бланках установленной формы, заполнены ли в нем необходимые реквизиты и правильно ли заполнены, имеются ли необходимые подписи должностных лиц); в проверке целесообразности и законности операций, указанных в документе; в таксировке и арифметической проверке (подсчет итогов, определение сумм скидок и т. п.); в исправлении ошибок в документах; в разметке корреспондирующих счетов и статей затрат на документах (котировка).

Исправление ошибок в документах состоит в том, что выявленные в них арифметические и существенные ошибки исправляются в соответствии с требованиями бухучета. При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не читать». Неправильно указанный текст или сумму зачеркивают одной чертой и под зачеркнутым текстом указывают правильный текст или сумму. Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Испорченные ордера и банковские платежные документы уничтожают, а вместо них выписывают новые. [44,стр.22].

При обнаружении ошибок в регистрах после проставления в них итогов, но до внесения в главную книгу, исправление осуществляется в предусмотренных для этого после итогов свободных строках и графах. Данные исправления производят на основании бухгалтерских справок. [9].

После переноса итогов из регистров в главную книгу никакие исправления в них не допускаются. Для изменения суммы оборотов на сумму допущенной ошибки оформляют справку бухгалтерии, данные которой заносятся в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся вместе с соответствующими учетными регистрами. [9].

Если ошибка возникла в корреспонденции счетов, то ее исправляют методом записи отрицательных чисел. Данный метод принято называть «красное сторно» (записывают красными чернилами). (Таможенное оформление документов производится в порядке, предусмотренном таможенным законодательством Республики Казахстан.).

Поступившие в бухгалтерию документы после проверки, таксировки и котировки группируют в специальных учетных регистрах, сочетающих, как правило, ведение синтетического и аналитического учета (ведомости, журналы-ордера).

Учетные регистры — это листы бумаги, имеющие определенное графление, предназначенные для учетных записей и прошитые в книги. Запись учетной информации из документов в регистры называется регистрацией. [9].

В финансово-бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т. п.

Номера документам присваивают в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с начала календарного года. Документам, к которым часто приходится возвращаться (договоры, гарантийные письма и т. п.), присваивают регистрационный индекс. Он включает в себя обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, при необходимости — число и месяц составления документа.

Документ в рамках одной организации регистрируют один раз, то есть первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (при ручной обработке помечают дату записи в учетный регистр, а при обработке на машинных носителях — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Погашено», с указанием даты (числа, месяца, года).

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров является коммерческой тайной.

Статья 126 Гражданского кодекса РК [10] оговаривает условия, когда документ, как носитель информации, может составлять коммерческую тайну организации:

«Информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам. К ней нет доступа на свободном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

Должностные лица, осуществляющие делопроизводство в организации, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция и т. д.), а также и по сферам деятельности (производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение и т. д.). [44,стр.25].

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимно дополнять друг друга.

Следует обратить внимание, что имеются разработанные унифицированные формы первичных документов бухгалтерского учета, утвержденные Приказом Министра финансов РК. Заключительным этапом движения документов является сдача их в архив.

Первичные документы, учётные регистры, бухгалтерские отчёты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Ответственность за организацию хранения учётных документов несёт руководитель предприятия.

Документы по бухгалтерскому учёту и отчётности имеют разные сроки хранения.