Характеристика системы управления организацией Новополоцкого городского узла почтовой связи

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией — это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.

Структурная схема Узла связи представлена в Приложении, А Управление Узлом связи на данный момент осуществляет Климова Е. М. на основании Доверенности № 01−01−06/477 от 01.09.2011 г.

Согласно данной схемы, Начальник ГУПС подчиняется непосредственно Витебскому филиалу. Его права и обязанности оговорены в настоящем Положении и включают в себя обеспечение следующих основных задач:

• · Обеспечение прибыльной работы узла почтовой связи.
• · Обеспечение потребностей физических и юридических лиц в услугах почтовой связи.
• · Обеспечение на территории района (города) своевременного прохождения всех видов почтовых отправлений, их сохранности.
• · Повышение благосостояния работников на основе оказания доступных, конкурентоспособных услуг, соответствующих требованиям потребителей, законодательным и другим нормативно-правовым требованиям.
• · Повышение доходности узла почтовой связи от оказания услуг почтовой связи и других видов деятельности.
• · Обеспечение здоровых и безопасных условий труда работникам узла почтовой связи.

Заместитель начальника узла почтовой связи подчиняется непосредственно Начальнику. На него возлагаются следующие функции:

• · организация и контроль оказываемых услуг, соблюдение технологических процессов приема, обработки, хранения, перевозки и доставки (вручения) почтовых отправлений и печатных средств массовой информации в подчиненных структурных подразделениях;
• · организация работы по совершенствованию системы внутрирайонной и внутригородской логистики, обеспечение перевозки всех видов почтовых отправлений и печатных средств массовой информации в соответствии с планами направления почты с соблюдением нормативных сроков и требований социального стандарта в области почтовой связи;
• · организация работы по расширению комплекса услуг почтовой связи, продвижению и развитию существующих и внедрению новых услуг, а также осуществление работы по поиску потенциальных клиентов предприятия;
• · организация работы с обращениями граждан и юридических лиц.

При необходимости заместитель начальника выполняет функции начальника с возложением на него обязанностей Приказом по Витебскому филиалу РУП «Белпочта».

Функциональные обязанности Начальников и их заместителей в отделениях почтовой связи (далее ОПС) регламентированы в Положениях об отделении почтовой связи с указанием каждого конкретного ОПС и утверждены Начальником Узла связи.

Функциональные обязанности специалистов Узла связи разработаны и утверждены в должностных инструкциях, где четко указаны их права и обязанности.

Ведущий бухгалтер:

Для выполнения возложенных функций ведущий бухгалтер выполняет следующие обязанности:

• 1. Ведет счета 10.1, 10.3, 10.5, 10.6, 10.9, 10.10, 10.11, 10.12, 10.13, 50.6, 50.66, 50. 77, 55.6, 57.11, 64.6, 68.1, 71.1, 83.6, 91, 92, 004,0 06.3;
• 2. Предоставляет следующие отчеты:

книга покупок, ф.6 СН, дебиторская и кредиторская задолженность, неденежная форма расчетов, текущая работа с банком, смета расходов на потребление, детские пособия, ст. «Другие расходы», учет драгметаллов;

• 3. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением товарно-материальных и денежных средств;
• 4. Осуществляет ежедневный анализ обоснованности подкреплений денежных средств и формирует распоряжения ф. МС-45 на отправку подкреплений наличными

денежными средствами;

• 5. Осуществляет последующий контроль за исполнением актов расхождений отделениями почтовой связи;
• 6. Осуществляет ежедневный контроль остатков денежных средств касс отделений почтовой связи и остатков товарно-материальных ценностей согласно утвержденных лимитов;
• 7. Участвует в ревизиях главной кассы и отделений связи;
• 8. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к обработке;
• 9. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации;
• 10. Участвует в проведении документальных проверок, инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей;
• 11. Следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив;
• 12. Выполняет административные процедуры №№ 2.4; 2.5; 2.6; 2.8; 2.9; 2.12; 2.13; 2.14; 2.16; 2.18; 2.20; 2.29; 2.36; 18.7; 18.8; 18.13, утвержденные

Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010.г. № 200;

13. Соблюдает нормы и правила по охране труда, техники безопасности, трудового законодательства, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Ответственный дежурный по главной кассе.

• 1. Прибыть на дежурство в главную кассу в 16.30.
• 2. Проверить состояние дверей, запоров, кодового замка на входных дверях, отсутствие в главной кассе посторонних лиц.
• 3. Сверить поступившие в главную кассу ценные письма с картой отправки ф. ПС16, уточнить, имеется ли роспись на накладной.
• 4. Совместно с кассиром вскрыть поступившие брезентовые мешки (сумки) и произвести полистный просчет денежной наличности.
• 5. Проверить всею денежную наличность и сверить с остатком, выведенным в кассовой книге. Брезентовые сумки с подкреплениями для высылки в отделения почтовой связи проверяются по документам без вскрытия. При необходимости ответственный дежурный может проверить денежную наличность, заделанную в брезентовые сумки.
• 6. О результатах проверки главной кассы предприятия в кассовой книге через копировальную бумагу делается отметка: «Касса проверена, расхождений нет. Остаток наличных денег в сумме (сумма указывается числами и прописью)» или «Касса проверена, установлены расхождения на сумму «___», проставляется дата, должности, подписи и расшифровка подписей. На выявленные расхождения составляется акт, который передается в бухгалтерию предприятия связи для проведения расследования.
• 7. Закрыть сейфы, опечатать вместе с оператором. Дверь хранилища закрыть на два замка, опечатать двумя печатями (страховой и контрольной) и сдать на сигнализацию на пульт вневедомственной охраны.
• 8. Страховая печать и ключ от внутреннего замка наружной двери хранилища хранятся у ответственного дежурного, который расписывается в журнале получения и сдачи страховой печати и ключа с указанием даты и времени получения и сдачи, а контрольная печать и ключи от сейфов и остальных замков дверей хранилища — у оператора главной кассы, заканчивающего операции по главной кассе.
• 9. Открытие хранилища и сейфов производится теми лицами, которые их закрывали и опечатывали — оператором главной кассы и ответственным дежурным.
• 10. Перед открытием помещения главной кассы, хранилища и сейфа оператор совместно с ответственным дежурным обязаны осмотреть сохранность замков, дверей, оконной решетки и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
• 11. Главная касса снимается с охранной сигнализации, печати не срываются, а вместе со шнуром срезаются. После открытия и осмотра хранилища при отсутствии повреждений снятые печати хранятся до окончания рабочего дня, после чего уничтожаются.

Обязанности остальных работников Узла связи регламентированы в рабочих инструкциях и хранятся в плановом отделе на предприятии.