Система записей хозяйственных операций на счетах управленческого и финансового учета

Применение системы интегрированного учета в торговой организации

Организация аналитического учета затрат в компьютерной программе, разработанной специально для холдинга, рассматривается на примере одного из его предприятий, занимающегося торговой деятельностью:

• — поставкой вычислительной техники, программного обеспечения;
• — оказанием прочих услуг.

Все многообразие хозяйственных операций предприятия подразделяется в компьютерной программе на три группы:

• 1) Операции, отражаемые только в управленческом учете;
• 2) Операции, отражаемые только в финансовом учете;
• 3) Операции, отражаемые в финансовом и управленческом учете.

В связи с тем, что на предприятии расходы необходимо группировать не только по статьям, но и по структурным подразделениям, а общие затраты (на рекламу, управленческие расходы и т. д.) распределять по видам деятельности в определенном соотношении, учет ведется с использованием аналитических счетов. В разработанной программе предусмотрена возможность ведения аналитических счетов до третьего порядка.

Описание используемых счетов:

• — учет выручки от продажи ведется на счете управленческого учета 90*1 и одновременно на счете финансового учета 90;
• — учет прихода и отпуска вычислительной техники и программного обеспечения ведется на счете управленческого учета 41*1 и счете финансового учета 41;
• — учет расходов, относимых на издержки обращения, ведется на счете управленческого учета 44*1 и счете финансового учета 44.

Для управленческого счета 90*1 «Продажи» введены аналитические счета первого порядка «Виды деятельности»:

• 001- Продажи вычислительной техники,
• 002- продажи программного обеспечения,
• 999- прочие продажи.

Для управленческого счета 44*1 «Расходы на продажу» введены аналитические счета первого порядка «Виды деятельности»:

• 001- Расходы на продажу вычислительной техники,
• 002- расходы на продажу программного обеспечения,
• 999- прочие затраты,

А также введены аналитические счета второго порядка «Статьи расходов»:

• 000- материальные затраты,
• 001- заработная плата,
• 002- социальное страхование,
• 999- прочие статьи.

Для ведения расширенного аналитического необходимо при регистрации хозяйственных операций производить разделение управленческого счета по аналитическим счетам.

Пример Перед регистрацией хозяйственной операции по начислению заработной платы производится распределение начисленной заработной платы по видам деятельности и статьям затрат, затем у правленческом учете составляются проводки:

• 1) Д 44*1.001.001 К 70*1
• 2) Д 44*1.002.001 К 70*2

Финансовый учетэто синтетический учет затрат. Рассмотренные операции будут выглядеть следующим образом:

• 1) Д 44 К 70
• 2) Д44 К70

Данная система позволяет использовать стандартные проводки, вести автоматический учет себестоимости: в финансовом учетеметодом полной себестоимости, а в управленческом — с использованием системы «директ-костинг» (при этом операция вводится одной проводкой в оба вида учета). Более того, система позволяет в управленческом учете вести расчет себестоимости одновременно несколькими способами с последующим отнесением данных в различные отчетные формы.

Для ведения расширенного аналитического учета в программе используются такие возможности, как:

• — определение аналитических счетов при регистрации хозяйственной операции;
• — ввод входящих остатков;
• — подготовка типовых отчетных документов;
• — специальная обработка и предоставление управленческой информации с использованием аналитических счетов.

Одной из возможностей компьютерной программы, применяемой холдингом, является разработка бюджетов на различные сроки. С этой целью используется программа финансовые планы, которая позволяет планировать на любой срок предстоящие доходы и расходы, объединяя их в бюджеты, осуществлять контроль платежей, проводить анализ фактического исполнения сметы, оптимизировать финансовую деятельность предприятия.

Планирование осуществляется на заданный интервал времени, бюджет формируется на основе как разовых (н-р, ремонт помещений, покупка мебели и т. д.), так и повторяющихся событий (н-р, перечисление налогов, взносов в Пенсионный фонд и т. д.). Событием является любой факт финансово-хозяйственной деятельности предприятия, связанный с приходом или расходом денежных средств на определенном бухгалтерском счете. Каждому событию соответствует операция, отражающая такой приход или расход денежных средств.

Для повторяющихся операций задается период действия и период повторения.

Период действия позволяет установить для определенной повторяющейся операции начало и конец срока ее действия.

Период повторения позволяет сформировать операцию, которая должна повторяться в плане через определенный интервал времени. В качестве периода повторения могут быть выбраны один или несколько дней, недель, месяцев, лет. Планирование повторяющейся операции осуществляется по заданным числам и дням недели.

Для каждого финансового плана компьютерная программа хранит отдельный список повторяющихся операций. После включения повторяющихся операций в финансовый план она автоматически переводит эти операции в разряд разовых, запланированных на конкретные даты плана.

Программа позволяет создавать стратегические плана на основании предварительных данных (годовые, квартальные), после чего данный период разбивается на более мелкие и производится уточненное планирование.

В дальнейшем, по мере необходимости, происходит возврат к ранее сформированному финансовому плану и в него вносятся коррективы в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за прошедшее с момента составления плана время. Н-р, сформировав в начале финансовый план на 1-й квартал года, по истечении первого месяца можно вернуться к нему и, не меняя в целом квартального плана, уточнить план на второй месяц, добавив или удалив из первоначального плана некоторые операции (события) либо скорректировав суммы предстоящих платежей в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности за первый месяц квартала.

На основании операций, включенных в финансовый план, готовятся платежные документы. По мере отражения результатов совершения (отработки платежных документов) в учете программа включает в финансовый план информацию о фактических суммах прихода и расхода денежных средств по датам платежей. В соответствии с данными бухгалтерского учета программа автоматически формирует входящие остатки (плановый и фактический) на даты начала и конца периода планирования, фактический приход и фактический расход денежных средств на начальную и конечную даты, суммарный приход и суммарный расход денежных средств по данным отработанных платежных документов.

На основании этой информации, изменяя начальную и конечную даты периода планирования, осуществляется контроль прохождения платежей за установленный период, оперативно проводится анализ фактического выполнения плана по конкретному бухгалтерскому счету, вносятся при необходимости изменения в план операций текущего периода, и т.о. оптимизируется финансовая деятельность предприятия в течение всего времени.