Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т. е. теоретические основы организации документооборота:
- — оперативность движения;
- — единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
- — однократность операций одинакового целевого назначения;
- — исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).
Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, Т. е. теоретические основы организации документооборота:
- — оперативность движения;
- — единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
- — однократность операций одинакового целевого назначения;
- — исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).
Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.
Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
