Схема исполнения документов

При налаживании системы документооборота предприятия, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. работа с документами их непосредственных исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя и обрабатывает их с учетом функциональных обязанностей, принятой на предприятии технологией. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответного документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры), дате и результатах окончательного исполнения. Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена, возможность пользоваться государственными стандартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой. Все исполнители ответственны за полноту, своевременный, достоверный и качественный анализ информации и предоставление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).