Мероприятия по совершенствованию учета и организации аудиторских проверок обязательств хозяйствующего субъекта

В связи с тем, что основными требованиями к организации расчетов с поставщиками и подрядчиками являются: соблюдение договорной дисциплины, полнота и своевременность расчетов, сближение момента платежа и момента получения товарно-материальных ценностей (услуг, работ), недопущение образования необоснованной кредиторской задолженности с роста товарно-материальных ценностей в пути, организация на предприятии контроля поступающих ценностей и документов на них, предлагаем в ТОО «АгроЭлит» провести следующую работу по совершенствованию их учёта, а также по совершенствованию в целом расчётных взаимоотношений.

Так как учёт расчётных операции требует большой бумажной работы, компьютеризация счёта «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» с помощью бухгалтерской программы Б-1 или 1Cбухгалтерия, которая предусматривает ведение счётов 1211 «счёта к получению» и 3311-«Расчёты с поставщиками и подрядчиками» для стыковки и сверки их на компьютере с выведением синтетического и аналитического учёта на предприятии. Для ведения аналитического учёта нужно применять усовершенствованные карточки.

Составной частью аналитического учёта расчётов является ведение «Ведомости учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками», так кик к ней более полно отражается все данные о применённых формах расчётах, сопутствующих им документах, месте совершения сделки, юридических и физических лицах. Ведомости можно также предусмотреть дополнительную графу для отражения сроков погашения задолженности (таблица 16.).

Все поступающие в бухгалтерию первичные документы по расчётам нeобходимо своевременно регистрировать в специальных журналах. Счёта, поступающие от поставщиков нужно регистрировать в «журнале хронологической регистрации»; договора необходимо регистрировать в «журнале регистрации договоров» с указанием предмета договора, сроков поставки и сроков платежа по ним.

Таблица 16.

Схема отражения ведомости.

Ведомость учета, расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свои идентификатор ** код (разовый и неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в одном из мемориалов-ордеров.

Необходимо завести специальные книги первичных документов: книгу реестров векселей, книгу регистрации актов приёма и передач векселей и карточки по учёту векселей. Эта книга должна содержать в себе данные о всех полученных и выданных векселях, даты их выписки. Такой принцип организации книги реестров векселей позволяет вести оперативный контроль их наличия.

Одновременно с организацией аналитического учёта дебиторской и кредиторской задолженности хозяйства следует в своей учетной политике предусмотреть изменения сроков инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности. В хозяйстве по требованию хлебосдатчиков производят сверки задолженности и хранения зерна. А инвентаризация расчетов производится только в конце года. Считаем, целесообразным инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами производить ежеквартально.

Сделки по товарообменным операциям приводят к возникновению как дебиторской так и кредиторской задолженностей. Кредиторы хозяйства часто присылают ему письманапоминания о погашении обязательств по различным сделкам. В свою очередь предприятие такие же письма посылает своим дебиторам. Поэтому важным моментом в бухгалтерии должно стать ведение картотеки напоминаний.

Для усилия контроля над покупкой и денежными выплатами, а также для устранения существующих недостатков в организации расчетов с поставщиками в ТОО «АгроЭлит» можно предложить внутрихозяйственную систему, заложенную Б. Нидлзу и Д. Колдуэл в книге «Принципы бухгалтерского учета».

Использование данной системы требует объединения снабженцев предприятия в отдел закупок с углублением их функций. В соответствии с этим отдел получения — это склады, чек — любой платежный документ. Применение данной схемы позволит улучшить материально-техническое снабжение, отказаться от выплаты авансов и оплаты необоснованных сумм, избежать дебиторской задолженности.

Основными задачами, стоящими перед аудитором при проверке кредиторской задолженности, являются:

• — проверка соблюдения правил платежной дисциплины, обоснованности применяемых при расчетах цен (тарифов) и сохранности средств в расчетах;
• -проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе сумм кредиторской задолженности;
• — разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению кредиторской задолженности. Рациональная организация контроля за состоянием расчетов с кредиторами способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдение платежной дисциплины, сокращению кредиторской задолженности и, следовательно, улучшению финансового положения хозяйствующего субъекта подрядчиками.

Главной целью аудитора при проверке кредиторской задолженности субъекта является установление точности и достоверности ее величины, отраженной в его балансе. Для этого ему необходимо сверить балансовые данные с записями в Главной книге, журналах-ордерах, ведомостях и других учетных регистрах.

Проверку состояния кредиторской задолженности аудитору следует начать с инвентаризации расчетов с кредиторами (поставщиками и подрядчиками, рабочими и служащими, бюджетом и др.), которая заключается в выявлении по соответствующим документам остатков по счетам и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают сроки возникновения кредиторской задолженности.

Начиная проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, аудитору необходимо провести взаимную сверку (инвентаризацию) с кредиторами. Взаимная сверка производится посредством запроса о состоянии расчетов, прилагая к нему выписку-расшифровку задолженности, числящейся на аудируемом субъекте.

Проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками рекомендуем осуществлять примерно по следующей программе, разработанной нами и приведенной в таблице 17.

Таблица 17.

Программа аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Совершенствование технологии и организации проведения аудита.

Планирование аудиторской деятельности занимает важное место в процедуре проверки, поскольку помогает определить цели и масштаб аудита, дает возможность контролировать работу и повышает ее эффективность, помогает заранее выявить процедуры, в выполнении которых нет необходимости, определить области, которые должны быть проведены более тщательно. Процесс планирования и составления программы аудиторской проверки, складывается из четырех фаз. Планирование — это процесс, позволяющий наиболее рационально выполнить аудиторскую проверку и одновременно уменьшить риск необнаружения ошибок. Но чтобы планирование было действенным оно должно дополняться: контролем проводимым аудиторской работы с первого дня проверки и регистрации выполняемых работ, полученных свидетельств и сделанных выводов. Эффективная работа каждого отдельного аудитора невозможна без четкой программы. Программа аудиторской проверки позволяет определить необходимое время клиенту и аудитору, а также является основой установления стоимости аудиторских работ.

Стандарты аудита и руководство ими при проведении проверок становится насущно необходимым. Необходимо тщательное изучение тех стандартов аудита, которые сложились в международной практике.

Сами по себе международные стандарты не являются подробными правилами и нормативами, охватывающими всю аудиторскую процедуру. Они представляют собой лишь ясные и краткие обобщения принципов аудита, содержат сложившиеся профессиональные нормы и правила, которые подтвердили свою целесообразность и необходимость в ходе аудиторских проверок и подкреплены опытом практической работы огромного числа аудиторов в развитых странах.

Проверку полноты оприходования материальных ценностей складами и другими местами хранения целесообразно отражать в таблице 18.

Таблица 18.

Проверка полноты оприходования товарно-материальных ценностей, полученных от поставщиков.

Данные таблицы характеризуют несоответствие записей в регистрах бухгалтерского учета с документами поставщика. На указанные отклонения должен быть акт, данные которого отражены на счете 1280 «Прочие» подраздела «Прочая дебиторская задолженность». К данному счету открываются субсчета, на которых отражаются суммы претензий, предъявленных к поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям и иным юридическим лицам за обнаруженные несоответствия, недостачи товарно-материальных запасов сверх норм естественной убыли, штрафы, пени, неустойки.

Прослеживая операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен проверить правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание необходимо обратить на отражение операции на счетах, учитывающих издержки производства и обращения, так как в них кроется множество ошибок, влияющих на себестоимость продукции, финансовые результаты хозяйствующих субъектов.

Большинство субъектов, кроме производственной, занимается ещё и коммерческой деятельностью. Приходуя поступившие товарно-материальные ценности, предназначенные для продажи, в учете ошибочно отражаются на счетах 1311−1358 подраздела «Материалы», вместо счета 1331 «Товары приобретенные» подраздела «Товары».

Если аудитор обнаружил, что этот товар уже реализован, а в учете отражен на счетах, учитывающих производственные затраты, необходимо, не затрагивая счет 1331, сделать исправительные корреспонденции счетов.

На счетах, учитывающих задолженность поставщикам, могут значиться нереальные обязательства, образовавшиеся в результате допущения ошибок при отражении документов поставщиков в регистрах бухгалтерского учета. Выявить это можно, используя прием прослеживания, двигаясь от документа по системе учета до отражения их на счетах бухгалтерского учета.

Для этого аудитор собирает определенное количество счетов и прослеживает записи их в журнале-ордере № 6, машинограмме и т. д.

Проверку соответствия данных счетов поставщиков данным учетных регистров отражают в таблице 19.

Из проверенных счетов выявлено расхождение в 8 счетах, что составило 6%. Аудитор может считать, что эта погрешность значительна и углубить проверку, привлекая большое количество счетов поставщиков.

При аудите расчетов с поставщиками и подрядчиками надо сосредоточить внимание на просроченных долгах поставщикам. Для выявления давности задолженности аудитору следует проанализировать по срокам ее образования, составив следующую группировку этой задолженности: а) до одного месяца;

б) от одного до трех месяцев; в) от одного до шести месяцев; г) от шести месяцев до года; д) свыше года. На основании этих сроков аудитор может определить степень нарушения финансово-расчетной дисциплины Таблица 19.

Соответствие данных счетов поставщиков данным учетных регистров.

Проверив расчеты с поставщиками и подрядчиками, аудитор должен сделать соответствующие выводы, которые должны быть обоснованы и подтверждены подлинными оправдательными документами, которыми могут быть:

счета-фактуры, накладные, расписки, чеки, платежные документы, инвентаризационные описи, сличительные ведомости, объяснения материально-ответственных и должностных лиц и др.

В заключение аудитор должен проверить правильность составленных корреспонденции счетов. В соответствии с действующей системой расчетов хозяйствующие субъекты могут получать авансы от других субъектов под предстоящую поставку товарно-материальных ценностей и выполнение работ (услуг), а также при оплате продукции и работ по мере их частичной готовности. Состояние этих расчетов контролируется на основе записей по счетам 4410 «Авансы, полученные под поставку товарно-материальных запасов» и 3515 «Авансы, полученные под выполнение работ и оказание услуг» подраздела «Авансы полученные».

Суммы полученных авансов, а также полученной оплаты при частичной готовности продукции (работ, услуг) отражаются по кредиту этих счетов в корреспонденции со счетами учета денежных средств, а по дебету — суммы полученных авансов и полученной оплаты по частичной готовности продукции (работ, услуг), зачтенные при предъявлении покупателям (заказчикам) счетов за поставленную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) полной готовности, в корреспонденции со счетами подразделов «Задолженность покупателей и заказчиков» и «Дебиторская задолженность дочерних (зависимых) товариществ».

Важным составным элементом аудита кредиторской задолженности является проверка расчетов с бюджетом. Общими вопросами, подлежащими проверке при проведении аудита расчетов с бюджетом, являются:

• — полнота и правильность определения налогооблагаемой базы;
• — правильность применения ставок налогов и других платежей, а также арифметических подсчетов при начислении платежей;
• — законность и обоснованность произведенных вычет и применения льгот при уплате налогов;
• — полнота и своевременность уплаты платежей в бюджет;
• — правильность составления бухгалтерских проводок по начислению и уплате платежей;
• — правильность составления и своевременность представления в налоговую инспекцию форм отчетности по видам платежей;
• — правильность ведения аналитического и синтетического учета по расчетам с бюджетом;
• — соответствие записей аналитического и синтетического учета записям в Главной книге и балансе субъекта.

Проверив расчеты с бюджетом по подоходному налогу, аудитор должен проверить правильность и своевременность уплаты платежей в бюджет по другим общегосударственным налогам: налогу на добавленную стоимость, акцизам, налогу на операции с ценными бумагами, специальным платежам и налогам недропользователей.

Особое внимание аудитор должен уделить проверке правильности налогообложения хозяйствующих субъектов такими основными местными налогами, как земельный налог, налог на имущество и налог на транспортные средства.

Следующей статьей текущих обязательств в бухгалтерском балансе является статья «Дивиденды к выплате». Чтобы установить достоверность остатков на начало и конец года по этой статье, необходимо сопоставить их с остатками счетов 4020 «Расчеты по простым акциям», «Расчеты по привилегированным акциям» подраздела «Расчеты по дивидендам». Эти счета предназначены для обобщения информации о задолженности хозяйствующего субъекта по выплате дивидендов акционерам по принадлежащим им акциям. Такая информация содержится в журнале-ордере № 9, по данным которого заполняется Главная книга по счетам подраздела «Расчеты по дивидендам».

Аудитору следует проверить правильность произведенных бухгалтерских записей по начислению и выплате дивидендов, обоснованность и правильность их выплаты.

В соответствии с Указом Президента Республики Казахстан «О хозяйственных товариществах», имеющим силу Закона, от 2 мая 1995 г. № 2255 с последующими изменениями и дополнениями акционерное общество не вправе объявлять и выплачивать дивиденды до полной оплаты всего уставного капитала, если его размер станет меньше в результате выплаты дивидендов.

Аудитору необходимо помнить, что фиксированный дивиденд по привилегированным акциям и процент по облигациям устанавливаются при их выпуске и что по акциям, которые не были выпущены в обращение или находятся на балансе общества, дивиденды не выплачиваются.

Акционерное общество объявляет размер дивидендов без учета налогов с них. Однако оно обязано выступать в роли агента государства по сбору налогов у источников и выплачивать акционерам дивиденды за вычетом соответствующих налогов. На практике имеют факты, когда акционерные общества при выплате акционерам дивидендов не удерживают налог на дивиденды по ставке 15% у источника выплаты.

Аудитор должен ознакомиться с порядком выплаты дивидендов, который оговаривается при выпуске ценных бумаг и излагается на оборотной стороне акции или сертификата, либо в заверенной выписке из реестра акционеров. Кроме того, он должен не упускать из виду, что на дивиденды имеют право акции, приобретенные не позднее, чем за 30 дней до официально объявленной его выплаты.

Далее аудитор должен установить достоверность остатков на начало и конец года по статье «Задолженность по внутригрупповым операциям между основным хозяйственным товариществом и дочерними товариществами». Для этого следует эти остатки, приведенные в бухгалтерском балансе сопоставить с данными счета 3320 «Задолженность дочерним товариществам» и журнала-ордера № 6, на основании которого осуществляются записи в Главной книге по вышеуказанному счету Следующей статьей кредиторской задолженности, показанной в бухгалтерском балансе, является статья «Задолженность должностным лицам акционерного общества». Остатки на начало и конец года по данной статье необходимо сопоставить с остатками по счету 682 «Задолженность должностным лицам» Главной книги и журнала-ордера № 9, где отражается кредиторская задолженность акционерного общества должностным лицам его, коими являются члены правления, ревизионной комиссии и наблюдательного совета.

Пристального внимания аудитору следует уделить статье «Прочая кредиторская задолженность». Чтобы установить достоверность остатков на начало и конец года по этой статье баланса необходимо, на наш взгляд, сопоставить их с суммарными остатками на эти периоды по счетам 3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда3361 «Арендные обязательства», 3380 «Проценты к оплате», 4170 «Прочие» подраздела. «Прочая кредиторская задолженность и начисления» и подраздела «Расчеты по внебюджетным платежам», показанных в Главной книге, а также с данными журнала-ордера № 9 по кредиту счетов 3361 «Арендные обязательства», 3380 «Проценты к оплате» и 3391 «Прочие» подраздела «Прочая кредиторская задолженность и начисления», журнала-ордера № 10 по кредиту счетов подраздела «Расчеты по внебюджетным платежам» и счета 3350 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Одной из важных статей кредиторской задолженности, отраженной в балансе на начало и конец года, является задолженность хозяйствующего субъекта своему персоналу по оплате труда.

Основной задачей аудита этой задолженности является проверка соблюдения действующего порядка ведения учета труда и заработной платы, организации и состояния бухгалтерского учета, а также правильности проводимых расчетов по оплате труда.

В разделе «Текущие обязательства» баланса приведена статья «Доходы будущих периодов», хотя она по сути своей не относится к обязательствам, должна отражаться как статья собственного капитала. Так или иначе, аудитор должен установить ее достоверность. Данные этой статьи должны соответствовать остаткам на начало и конец года по счету 4020 «Доходы будущих периодов» Главной книги и данным журнала-ордера № 9 по кредиту этого счета. Этот счет предназначен для обобщения информации о доходах, полученных (начисленных) в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам. В частности, на этом счете отражаются следующие доходы будущих периодов: арендная или квартирная плата; плата за коммунальные услуги; доход, полученный за грузовые перевозки и перевозки пассажиров по месячным и квартальным билетам; абонементная плата за пользование средствами связи; другие аналогичные доходы.

В таблице 20 нами предложена программа аудиторской проверки расчетов с персоналом хозяйствующего субъекта по оплате труда.

Аудитор должен проверить правильность отражения операций на этом счете и соответствие его остатков данным журнала-ордера № 9 и баланса.

Таблица 20.

Программа аудиторской проверки расчетов с персоналом хозяйствующего субъекта по оплате труда.