Общие требования к организации и проведению учета электронных архивных документов

Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения — контейнер электронного документа. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных 22 документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

При хранении электронных документов в информационной системе архива организации архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

• — номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
• — номер описи электронных дел, документов;
• — номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;
• — отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) — основной, (раб.) — рабочий. При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного.

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Учет электронных документов в архиве организации может вестись в информационной системе архива. Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

• — книга учета поступлений и выбытия электронных документов;
• — лист фонда (раздел 3 «Лист учета электронных документов фонда»);
• — описи электронных дел, документов;
• — реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступлений и выбытия электронных документов указывается:

• -порядковый номер записи;
• -дата поступления или выбытия документов;
• -наименование организации, структурного подразделения, от которого поступили или выбыли документы;
• — наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы;
• -название и номер фонда, описи поступивших или выбывших электронных документов;
• — крайние даты поступивших или выбывших электронных документов, включенных в опись;
• -контрольная сумма, объем в Мб электронных документов отдельно по поступившим и выбывшим документам постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
• — количество поступивших (выбывших) документов с указанием статуса экземпляра документов (осн. — основной, раб. — рабочий), если поступили или выбыли документы на физически обособленных материальных носителях.

При первом поступлении электронных документов в архив организации лист фонда дополняется разделом 3 «Лист учета электронных документов фонда».

Опись электронных дел, документов является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и 24 электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив. В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (контейнеров электронных документов) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами. Подлинник описи электронных дел, документов оформляется на бумажном носителе. В конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных / рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Описи структурных подразделений подлежат хранению до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение. Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей. Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда.

В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел;

• — в состав дела фонда могут быть включены рабочие 25 инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
• -акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния электронных документов, проверки физического и технического состояния электронных документов);
• — акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению;
• — о неисправимых повреждениях электронных документов;
• — о технических ошибках в учетных документах;
• -о создании дополнительного рабочего экземпляра электронных документов;
• -о копировании электронных документов;
• -проведении конвертирования или миграции электронных документов и др.);
• — акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.