Организация расчетов с покупателями и поставщиками

Учет расчетов с покупателями

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Необходимость его применения объясняется тем, что при безналичных расчетах момент продажи товаров (работ, услуг) не совпадает с моментом их оплаты. При предварительной оплате продукции (работ, услуг), широко распространенной в последнее время, также не совпадают моменты оплаты и поступления (передачи) товаров покупателю.

В связи с различными условиями поставки и оплаты товаров, продукции (работ, услуг) счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отношению к балансу является активно-пассивным. Дебетовое сальдо по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» показывает дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков и отражается в разделе II актива баланса. Кредитовое сальдо — кредиторскую задолженность покупателям и заказчикам и отражается в разделе IV пассива. На счете 62 обобщается информация о состоянии расчетов с покупателями и заказчиками.

К этому счету могут быть открыты субсчета, предусмотренные в ранее действующем Плане счетов бухгалтерского учета:

• 1 «Расчеты в порядке инкассо»;
• 2 «Расчеты плановыми платежами»;
• 3 «Векселя полученные».

На субсчете 1 «Расчеты в порядке инкассо» счета 62 учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы, оказанные услуги.

Поставщик, отгрузив товар (готовую продукцию), списывает их учетную стоимость бухгалтерской записью:

Дебет счета 90 «Продажи», субсчет 2 «Себестоимость продаж» Кредит счетов 41 «Товары», 43 «Готовая продукция».

На стоимость отгруженных товаров (готовой продукции, выполненных работ, оказанных услуг) по договорной цене, включая НДС, выписывают счета-фактуры, транспортные документы, на основе которых составляется платежное требование, которое передается в банк на инкассо. При этом составляется бухгалтерская запись:

Дебет счета 62, субсчет 1 «Расчеты в порядке инкассо» Кредит счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка» — по договорной цене, включая НДС;

после поступления денег от покупателей ;

Дебет счета 51 «Расчетный счет» и др. Кредит счета 62, субсчет «Расчеты в порядке инкассо»;

Дебет счета 90, субсчет 3 «НДС» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — отражен НДС, причитающийся к получению от покупателя (определение выручки для целей налогообложения «по отгрузке»);

Дебет счета 90, субсчет 3 «НДС» Кредит счета 76 «НДС по отгруженной, но неоплаченной продукции» — отражен НДС, причитающийся к получению от покупателя (определение выручки для целей налогообложения «по оплате»);

Дебет счета 76 «НДС по отгруженной, но неоплаченной продукции» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По субсчету 2 «Расчеты плановыми платежами» счета 62 учитываются расчеты с покупателями в порядке плановых платежей. В соответствии с действующим положением такую форму расчетов применяют при наличии хозяйственных постоянных связей между поставщиком и покупателем, т. е. при равномерных поставках товаров (продукции) и оказания услуг, включая услуги транспорта. При этой форме оплата производится не по каждой отгрузке продукции, а путем периодического перечисления денежных средств в сроки и в суммах, заранее согласованных сторонами. Суммы каждого планового платежа устанавливаются сторонами на предстоящий месяц (квартал) исходя из периодичности платежей и объема закупок (поставок) продукции. стороны периодически, но не реже одного раза в месяц уточняют счета на основе фактического отпуска продукции и производят перерасчеты в порядке, обусловленном в соглашении.

Если при этом выясняется, что плательщик получил продукции больше или меньше, чем заплатил денег, то при очередном платеже эта задолженность ликвидируется.

Дебиторская задолженность образуется при отгрузке продукции покупателю. Она отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 62, субсчет 2 «Расчеты плановыми платежами» Кредит счета 90 «Продажи», субсчет 1 «Выручка».

Поступление денежных средств от покупателя подтверждается выпиской банка:

Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 62, субсчет 2 «Расчеты плановыми платежами».

Одновременно отражаются расчеты с бюджетом по НДС:

Дебет счета 90 «Продажи», субсчет 3 «НДС» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По субсчету 3 «Векселя полученные» счета 62 учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.

В настоящее время в хозяйственную практику возвращается использование векселей. Вексель — это вид ценной бумаги, представляющей собой письменное долговое обязательство, составленное в установленной законом форме и дающее ее владельцу безусловное право требовать по наступлении срока с лица, выдавшего или акцептовавшего обязательство, уплаты оговоренной в нем денежной суммы. Сейчас применяются два вида векселей: финансовые и товарные, которые имеют разную нормативную базу бухгалтерского учета и налогообложения.

Товарный вексель сочетает в себе свойства ценной бумаги, долгового обязательства и средства платежа. Применяют такие векселя при расчетах между организациями за поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг. Особенностями товарных векселей являются следующие:

• — товарный вексель применяется при сделках на срок не более 180 дней;
• — сумма товарного векселя отражается в бланке векселя;
• — процентом по товарному векселю считается разница между вексельной суммой и кредиторской задолженностью, в обеспечение которой он выписан;
• — в бухгалтерском учете товарные векселя учитываются по вексельной сумме, т. е. по номиналу векселя.

Обращение товарных векселей регулируется Постановлением Правительства РФ «Об оформлении взаимной задолженности предприятий и организаций векселями единого образца и развитии вексельного обращения» (№ 1094 от 26.09.1994 г., с изменениями № 295 от 27.12.1995 г.), а бухгалтерский учет — письмом Минфина РФ «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах предприятиями за поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг» (№ 142 от 31.10.1994 г., с изменениями № 62 от 16.07.1996 г.).

Расчеты с помощью векселей оформляются следующими записями:

Дебет счета 62. субсчет 3 «Векселя полученные» Кредит счета 90, субсчет «Выручка» — получен вексель;

Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 62, субсчет 3 «Векселя полученные» — оплачен вексель.

Если по векселю предусмотрены проценты, то они относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется следующим образом:

по субсчету 1 «Расчеты в порядке инкассо» — по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету;

по субсчету 2 «Расчеты плановыми платежами» — по каждому покупателю и заказчику;

по субсчету 3 «Векселя полученные» — по каждому покупателю в разделе векселей:

• — срок поступления денежных средств по которым не наступил;
• — дисконтированных (учтенных) в банках;
• — просроченных, по которым денежные средства не поступили в срок.

Исходя из конкретных условий главным бухгалтером ОАО «ИРЗ» разработан следующий перечень субсчетов:

Таблица 2.1.1.

Перечень субсчетов по счету 62 «Расчеты с поставщиками и заказчиками».

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому покупателю и заказчику отдельно по разделам: текущие расчеты с покупателями и заказчиками, предоплата, расчеты по возмещаемым услугам.

Авансовые платежи, полученные ОАО «ИРЗ» от покупателей в соответствии с условиями расчетов по договору поставки материально-производственных запасов или выполнения каких-либо работ, услуг, отражаются по кредиту счета 62, субсчет 20 «Предоплата». Перечисление покупателем по платежному поручению суммы авансовых платежей оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 51 «Расчетный счет» Кредит счета 62, субсчет 20 «Предоплата».

Кредиторская задолженность, отражаемая по счету 62, субсчет 20 «Предоплата», является объектом налогообложения при исчислении НДС согласно нормам действующего законодательства. В бухгалтерском учете полученные авансы рассматриваются только как источник имущества организации, появление которого связано с последующим исполнением сделки, предусмотренной договором. Налоговый аспект данной хозяйственной операции заключается в признании факта вовлечения денежных средств в оборот организации в качестве составной части сделки по договору, стоимость которой принимается в сумме облагаемого оборота по НДС. В учете независимо от различных аспектов толкования сущности произведенных хозяйственных операций должна быть сформирована информация о возникновении кредиторской задолженности и суммы НДС, подлежащего взносу в бюджет в связи с получением авансовых платежей.

Начисление НДС, причитающегося взносу в бюджет с полученной суммы авансов от покупателей и заказчиков, отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 62, субсчет 20 «Предоплата» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Авансовые платежи, полученные от покупателей и заказчиков, учитываются на данном субсчете до момента отгрузки продукции либо выполнения работ и услуг в соответствии с договором и предъявления расчетных документов на оплату отгруженной продукции, а также других документов (транспортных накладных), подтверждающих факт свершения сделки.

Схема учетных записей по зачету авансов полученных определяется тем, какой вариант учета продажи продукции для целей налогообложения предусмотрен учетной политикой организации.

Согласно п. 5 Учетной политики ОАО «ИРЗ» на 2002 год, утвержденной Приказом генерального директора ОАО «ИРЗ» № 291 от 29.12.2001 года, выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг определяется «по отгрузке» и предъявления покупателям расчетных документов. Так, при отражении продажи продукции «по отгрузке» в учете и для целей налогообложения полученных авансов даются бухгалтерские записи:

Дебет счета 62, субсчет «Предоплата» Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками.

Одновременно с зачетом авансов полученных производится восстановительная запись по счетам на сумму НДС, начисленную ранее от авансовых платежей, перечисленных покупателями и заказчиками:

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 62, субсчет «Предоплата».

Согласно п. 16 Учетной политики ОАО «ИРЗ» на 2002 год дебиторская задолженность списывается на основании приказа руководителя предприятия в случаях истечения срока исковой давности или признания безнадежными в случае ликвидации предприятия-должника, т. е. на заводе не создается резерв по сомнительным долгам.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками при журнально-ордерной форме учета ведется: синтетический — в Главной книге, журнале-ордере № 11, а аналитический — в книгах, ведомостях, где каждое юридическое и физическое лицо записывается отдельной строкой.

Журналы-ордера и ведомости открывают на месяц. Записи в данных регистрах делают непосредственно на основе первичных (счетов-фактур, актов и др.) или сводных документов (авансовых отчетов).

Ежемесячно (по состоянию на первое число месяца) по каждому аналитическому счету выводится сальдо, которое «сворачивается» и может быть только дебетовым или кредитовым.

По каждому синтетическому счету на основании остатков по аналитическим счетам выводится «развернутое сальдо», т. е. отдельно дебетовое и кредитовое, и «прятать» дебиторскую в кредиторской не разрешается.

Каждая отгрузка покупателю товара (выполнение работы, оказание услуг) оформляется у поставщика составлением счета-фактуры и регистрацией его в книге продаж и в книге покупок.

Правила составления и регистрации счетов-фактур определены Порядком ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года № 914 (далее — Порядок).

Порядок оформления счетов-фактур определен в ст. 169 НК РФ.

В счете-фактуре обязательно должны быть указаны порядковый номер, дата выписки счета-фактуры, наименование, адрес и ИНН налогоплательщика и покупателя, наименование поставляемых товаров, их количество, стоимость товара и другие обязательные реквизиты. Отдельной строкой в счете-фактуре указывается сумма налога.

Согласно п. 1 Порядка счет-фактура составляется поставщиком (подрядчиком) по мере отгрузки товаров (выполнения работ. оказания услуг) на имя покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю.

Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и исчисления НДС при реализации товара (работ, услуг).

Счет-фактура подписывается руководителем или главным бухгалтером, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг).

В п. 6 ст. 169 НК РФ после того, как в него внес изменения Федеральный закон от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ, теперь нет требования о том, чтобы счета-фактуры обязательно заверялись печатью организации. В новой редакции постановления № 914 изменена форма счета-фактуры. Теперь внизу формы счета-фактуры отсутствует примечание «Без печати недействителен».

Выдаваемые покупателю счета-фактуры хранятся в журнале учета выдаваемых счетов-фактур в течение полных 5 лет с даты их выдачи. Счета-фактуры в журналах учета должны быть подшиты и пронумерованы. Кроме журнала учета выдаваемых покупателю счетов-фактур поставщик обязан вести книгу продаж, которая предназначена для регистрации счетов-фактур, составляемых поставщиком, в целях определения суммы НДС по реализованным товарам (работам, услугам).

Счета-фактуры отражаются в книге продаж в хронологическом порядке по мере реализации товаров (работ, услуг) или получения предоплаты (аванса) в том отчетном периоде, в котором в целях налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг).

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Книга продаж, так же как и журнал учета выдаваемых счетов-фактур, хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Таблица 2.1.2.

Бухгалтерские проводки по учету расчетов с покупателями и заказчиками на ОАО «ИРЗ».