Приём посетителей в приёмной

Приём посетителей — одна из важнейших функций секретаря. Именно эта функция рассказывает нам о том, какую роль выполняет секретарь в приёмной. Первое впечатление о фирме складывается именно от уровня организации. Секретарь руководителя организует приём посетителей руководством. Прежде всего, следует позаботиться о приёмной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приёмная — место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приёмная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, чёткости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя приём к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое время Для приёма остальных сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя.

Посетителю следует предложить присесть и подождать, пока о его прибытии будет доложено. Выяснив вопрос, являющийся целью посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой. Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём.

В случае задержки приёма посетителя ему предлагают подождать, посмотреть газеты, журналы, проспекты, которые всегда должны лежать на столике для посетителей. По своему усмотрению секретарь может предложить ожидающему посетителю чай или кофе.

О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нём.

Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае секретарь может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

В случае отсутствия руководителя секретарь, в зависимости от решаемого вопроса, может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря — направить посетителя тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приёмов. секретарь интерьер рабочее место Итак, на примере одной важной функции секретаря мы поняли роль секретаря в приёмной. Не стоит недооценивать роль приёмной в организации, и роль секретаря в приёмной. Приёмная для секретаря — второй дом, и заботиться о ней следует так же, как за своим домом.