Порядок бухгалтерского оформления документов на выдачу заработной платы. 
Депонирование

Заработная плата выплачивается работникам предприятия по платёжной ведомости или по расходному ордеру.

В разделе ведомости «Начислено» из документов вносят суммы, начисленные сдельно, сверхурочно и так далее. В раздел «Удержано и зачислено» записывают сумму налога, а также суммы удержания по исполнительным листам; суммы зачисленные за товары, проданные в кредит, аванс в счет оплаты труда и другие удержания, зачеты и выплаты.

Подоходный налог удерживается из заработной платы за прошлый месяц. В конце месяца подсчитывают сумму, причитающуюся к выдаче каждому работнику, и балансируют ведомость. Оплату труда в окончательный период за прошлый месяц и аванс за текущий месяц выплачивают по платежным ведомостям, в которых указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течении которого она должна быть выдана (три дня).

Разрешительную надпись скрепляют подписями руководитель предприятия и финансовый директор. После оформления ведомость передают в кассу для оплаты.

На ТОО «Игилик-93» выдачу заработной платы производит кассир, с которым заключён договор о полной материальной ответственности.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы (3 рабочих дня) кассир должен:

• 1) в платёжной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп «Депонировано» и обвести сумму красной пастой;
• 2) составить реестр депонированных сумм;
• 3) на лицевой стороне платёжной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платёжной ведомости и скрепить своей подписью.

Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платёжных ведомостях, и подсчёт выданных и депонированных по ним сумм. Пишет должность руководителя организации и расшифровывает подписи: руководителя организации и финансового директора. Внизу, где «Проверил бухгалтер» ставит свою подпись, расшифровку подписи и текущую дату.

На сумму выданной по платёжной ведомости заработной платы составляется расходный кассовый ордер.

Расходные кассовые ордера, а также приходные кассовые ордера и приложения к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжные (расчётно-платёжные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Ведение журнала регистрации расходных кассовых ордеров производится в отделе по учёту заработной платы и расчётам с физическими лицами.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег, а также выдача депонированных сумм. Разовые же выплаты денег на оплату отдельным лицам производятся, как правило, по отдельным расходным кассовым ордерам.

Заработная плата выдаётся в течение трёх дней, но не все работники могут получить её вовремя. Кто-то заболел, кто-то был в командировке. В этом случае невыплаченная зарплата депонируется.

Если работник заранее знает, что не сможет получить зарплату, когда её будут выдавать на предприятии, то он вправе оформить доверенность на эту сумму. Доверенность должна быть заверена печатью данного предприятия либо у нотариуса. Оформить её можно на кого угодно: коллегу, родственника, приятеля. Когда этот человек будет получать деньги, он обязан предъявить кассиру доверенность и документ, удостоверяющий личность.

В платёжной ведомости в графе «Примечание» кассир должен указать — «по доверенности», а получатель — расписаться в графе «Подпись». После того как сумма будет выплачена, доверенность остаётся в бухгалтерии предприятия и прилагается к ведомости.

В том случае, если работник не явился за зарплатой и никто не получил за него деньги по доверенности, тогда кассир должен:

• — в платёжной ведомости поставить штамп «депонировано» напротив фамилий тех работников, которым не выдана зарплата;
• — в конце ведомости указать, сколько денег выплачено и сколько депонировано;
• — записать в кассовую книгу, выплаченную работникам сумму;
• — составить реестр депонированных сумм и на следующий день сдать их в банк.

На ТОО «Игилик-93» ведётся книга учёта депонированной заработной платы. Книга открывается на год. Для каждого депонента в неё отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество работника, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о её выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы.

Депонированную зарплату предприятие обязано выдать по первому требованию работника.

Для этого работник должен обратиться в бухгалтерию. Выплачивая суммы по депоненту, бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер и прикладывает к нему карточку депонента. А если нужно выдать деньги нескольким лицам, то можно составить платёжную ведомость.

Зарплата, не востребованная работником, хранится три года (пока не истечёт срок исковой давности). Затем невостребованная сумма списывается на внереализационные доходы на основании приказа руководителя предприятия. Согласно Плану счетов бухгалтерского учёта, внереализационные расходы учитываются на счёте 6280 «Прочие доходы» .