Способы повышения эффективности работы руководителей

У руководителя огромный объем работы, а для эффективного руководства ее необходимо правильно организовать. При решении данной проблемы необходимо обратить внимание на управление временем, чем эффективнее руководитель планирует его распределение, тем быстрее достигаются поставленные цели.

Существует несколько теорий лидерства, фокусирующих внимание одновременно на личных свойствах лидера и на ситуации, в которой он действует. Наиболее известная — это ситуационная теория лидерства (contingency theory of leadership) Фреда Фидлера (Fiedler). Ситуационная теория лидерства утверждает, что эффективность лидера зависит как от того, насколько данный лидер ориентирован на задачу или на отношения, так и от того, в какой степени лидер контролирует группу и реализует свое влияние на нее. Предположение Фидлера состоит в том, что лидеров можно разделить на два больших типа. Представители первого ориентированы главным образом на задачу, второго — на взаимоотношения. Лидер, ориентированный на задачу (task-oriented leader), больше обеспокоен тем, чтобы работа была сделана как следует. Именно к такому типу лидеров можно отнести оцениваемого руководителя Девкину З. П. Взаимоотношения и чувства работников ее не интересуют. Потенциальные преимущества такого стиля — это скорость принятия решений, подчиненных общей цели, суровый контроль над подчиненными. Лидер, ориентированный на взаимоотношения (relationship-oriented leader), в первую очередь интересуется тем, какие чувства и взаимоотношения возникают в среде работников. Он стремится повысить эффективность труда путем улучшения человеческих отношений: поощряет взаимопомощь, позволяет подчиненным принимать участие в выработке важных решений, учитывает настроение и потребности работников и т. д. Разумется, позднее было установлено, что стиль некоторых руководителей может быть ориентироваться одновременно и на работу, и на человека.

Рассмотрим такие виды деятельности в работе руководителя, на которые может напрасно тратиться время.

Неумение справляться с канцелярской работой Существуют менеджеры, чьи рабочие столы свободны от бумаг, у кого канцелярские ящики содержат четко разобранные входящие и исходящие документы. Но есть и такие, которые способны работать в «творческой обстановке». На практике, небольшое количество времени, потраченного на сортировку документов, поможет сэкономить гораздо больше времени — того времени, которое уйдет на поиск важного документа, необходимого для начавшегося 10 минут назад собрания Комаров А. Г., Кудашев А. Р., Брандукова А. А., Муфтиев Г. Г. Современный менеджмент: теория и практика. — СПб.: Питер, 2004. С. 106.

Неумение передавать части обязанностей подчиненному. Или делегирование полномочий Многие менеджеры не способны передавать свои обязанности потому, что считают, что «быстрее сделать самому». А такая позиция не позволяет развивать способности своих подчиненных и не дает менеджеру освободиться от большого объема работы. Передача обязанностей — это умение, которое необходимо развивать, это передача подчиненному задачи или деятельности из сферы действий руководителя. Одновременно делегируется и ответственность. Делегирование освобождает руководителя от выполнения несвойственных, рутинных операций, высвобождая время для решения важных и творческих вопросов. Оно является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников и способствует использованию их профессиональных знаний и опыта. Делегирование положительно влияет на мотивацию сотрудников. Они чувствуют себя хозяевами на участках работы, а это способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности.

Неумение четко распределять полномочия Распределение полномочий — один из важнейших принципов управления. Что всегда лежит на предприятиях в основе распределения полномочий — это должностная инструкция. Она позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала и оберегает его от несвойственных функций, подчеркивает систему взаимоотношений между менеджерами и подчиненными им работниками. Инструкция упорядочивает потоки информации на предприятии, формирует требование к должностям и порядку оценки работников.

Для более рационального использования рабочего времени можно воспользоваться следующими рекомендациями:

Используйте рабочее время исключительно на решение проблем, представляющих наибольшую важность.

Распределите время таким образом, чтобы его хватило на решение непредвиденных проблем.

Не пытайтесь выжать из отрезка времени больше, чем это необходимо.

Избегайте людей, отнимающих время или стремящихся выиграть его за чужой счет.

Старайтесь, как можно более упростить менее важные обыденные дела, чтобы высвободить побольше времени.

Делайте отчет об использовании времени через определенные промежутки.

Берегите даже самые малые промежутки времени.

Не откладывайте работу на потом, не страшитесь ее.

Начать всегда стоит, даже если времени мало, используйте самые небольшие отрезки времени.

Это то, что касается эффективного распределения времени. Для решения вопросов, связанных с психологическими и другими характеристиками руководителя, то необходимо проводить самовоспитательную работу для эффективного повышения результативности деятельности, для решения необходимых проблем внутри коллектива и т. д.