Отдел ведения архива

Основные функции структурного подразделения:

• 1. Обеспечение ведения архивов основных, вспомогательных и производных документов государственного кадастра недвижимости и технического учета объектов капитального строительства.
• 2. Ведение архивов текущих дел.
• 3. Контроль за формированием дел и правильностью оформления при их передаче в архив.
• 4. Ведение учета и обеспечение полной сохранности документов, хранящихся в архиве.
• 5. Учет и хранение электронных носителей информации.
• 6. Ведение архива электронных образцов документов.
• 7. Обработка запросов на выдачу документов архивов и предоставление электронных копий документов.
• 8. Обеспечение в соответствии с графиком, утвержденных в установленном порядке, приема документов от структурных подразделений, обработанных в соответствии с требованиями и в сроки, установленными государственной архивной службой Российской Федерации.
• 9. Выдача в установленном порядке во временное пользование дел, документов или копий документов из текущего архива по запросам структурных подразделений Учреждения.
• 10. Выдача копий документов архива сторонним организациям на основании письменных запросов в установленном законодательством порядке.
• 11. Оказание методической помощи административному отделу в составлении номенклатуры дел Учреждения.
• 12. Организация работы по формированию полностью исполненных документов в дела согласовано номенклатуре дел с учетом правильной систематизации документов.
• 13. Формирование кадастровых и реестровых дел для архивного хранения.
• 14. Шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел.
• 15. Проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел, участие в экспертной комиссии Учреждения.
• 16. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с использованием информационных технологий.
• 17. Составление установленной отчетности.
• 18. Методическая помощь сотрудникам Учреждения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
• 19. Составление описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.