Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами:

• 1) для проведения расчетов с командировочными лицами:
  • — авансовые отчеты;
  • — приказы о направлении сотрудников в командировки;
  • — заявление на выдачу денег из кассы;
  • — документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
  • — копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
• 2) для проведения расчетов по хозяйственным операциям:
  • — авансовые отчеты;
  • — журнал регистрации авансовых отчетов;
  • — список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
  • — заявление на выдачу денег из кассы;
  • — оправдательные первичные документы;
• 3) расчеты по представительским расходам:
  • — авансовые отчеты;
  • — заявление на выдачу денег;
  • — список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
  • — сметы представительских расходов;
  • — приказы об утверждении смет представительских расходов;
• 4) оправдательные первичные документы:
  • — Главная книга;
  • — журнал-ордер N 7;
  • — журнал-ордер N 1;
  • — кассовая книга.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку товароматериальных ценностей, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку — только в письменном виде.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).17.

Оплата расходов на командировки Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.6.

При этом не имеет значения, направляется ли работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях. Так, считается командировкой направление работника на участок, филиал, который находится вне места его постоянной работы, если по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.15.

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

При направлении работника в служебную командировку ему сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.16.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Если командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель объединения, предприятия, учреждения, организации имеет право разрешить оплату расходов по найму в пределах норм, а оплату проезда — по минимальной стоимости.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, оплачиваются суточные. За время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, расходы возмещаются в тех же размерах, что и во время пребывания в пункте назначения командировки.

В пределах норм возмещения расходов по найму жилья подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за пользование телевизором, холодильником и другими предметами культурно-бытового назначения, включенными в состав гостиничного номера). Расходы по стирке, подаче обедов в номер и т. п. не возмещаются.

Расходы по проезду возмещаются командированному работнику в размере:

• — стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
• — оплаты услуг по предварительной продаже проездных документов;
• — расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Размер суточных рассчитывается исходя из фактического количества дней пребывания в командировке на основании отметок в командировочном удостоверении. Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Суточные и расходы по найму жилого помещения (как при представлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) возмещаются работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам:17.

Таблица 1. Нормы возмещения командировочных расходов в целях налогообложения.