Основы архивной эвристики

Поиск документной информации является первым шагом использования архивных документов, в каких бы целях вы не обращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимо наличие качественных справочно-поисковых средств, а также владение методиками поиска нужных сведений в информационном океане, который представляет собой Архивный фонд РФ.

Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

В 1960;е гг. Л. Е. Шепелев сформулировал задачи архивной эвристики как специальной исторической дисциплины источниковедческого цикла: «знание законов и методов, выработанных архивной эвристикой, должно дать возможность исследователю максимально полно выявить и технически правильно использовать необходимые документы, затратив при этом минимальные силы и время. Знание тех же законов и методов должно позволить архивам наиболее полно учесть потребности исследователей, обращающихся к документам, и наиболее целесообразно организовать работу по их обслуживанию» [70].

Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании юбилеев и годовщин предприятия, для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехнических и других сооружений, памятников архитектуры, геологических изысканиях. Плановая и отчетная документация используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом.

Важнейшей задачей государственных и муниципальных архивов является служение исторической науке и краеведению. А это означает создание необходимых условий для того, чтобы работа исследователей в читальном зале по поиску документов приносила им как можно больше научных открытий. Архивист должен быть умелым консультантом, досконально знающим систему архивных справочных средств. Ведь значительную часть исследовательской работы историка составляет нелегкое, но очень увлекательное занятие по поиску и выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Ни одна публикация не может ответить на вопросы, которые историк ставит перед источником. Источник неисчерпаем, и поэтому обращение к нему каждого нового историка раскрывает новые информационные аспекты" [67, с. 54].

Вместе с тем сотрудникам архивных учреждений часто приходится самостоятельно заниматься поисковой работой в связи с выполнением запросов органов власти, управления и граждан, при выявлении документов для публикации, для выставок, телеи радиопередач, экскурсий.

Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:

наличие и соблюдение научных принципов и признаков организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов;

организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля;

существование системы учетных и справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) государственных и муниципальных архивов.

Успех поиска информации зависит от «трех китов», на которых покоится архивная эвристика:

знание системы научно-справочных средств архивов: организаций, государственных, муниципальных, отделов рукописей музеев и библиотек;

знание истории государственных учреждений и общественных организаций;

знание источниковедения.

Основными этапами поиска документов являются:

• 1) установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.);
• 2) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;
• 3) установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования — (межархивный уровень);
• 4) установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы — внутриархивный (межфондовый) уровень;
• 5) установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения — (внутрифондовый уровень). Номера фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра*1 в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск;

В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения (единицы учета) по описи. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации — номер листа, часть или том описи, номер коробки или картона и др.

6) поиск на уровне дела — документа, документной информации.

Каждому этапу поиска соответствуют определенные типы, виды и разновидности справочников. Чем уже рамки поисковой задачи (т.е. темы), тем труднее найти документ в море информации. Чем шире границы поисковой задачи, тем труднее обработать массив выявленных документов.

Перед выявлением архивных документов следует проделать немало предварительной работы. Прежде всего, выявить и изучить историографию по теме, а также публикации документов (если такие имеются). При изучении литературы главное внимание следует обратить на сноски, выписать архивные шифры, на которые ссылаются авторы, и названия учреждений, встречающиеся в литературе. Это дает Вам первые ориентиры. Теперь пора приступить к самостоятельному поиску.

Поиск документов в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве имеет свою специфику.

Если приходится оперативно разыскивать какой-либо документ в делопроизводстве организации для этого используются регистрационно-контрольные картотеки или журналы, номенклатуры дел (или заменяющие их автоматизированные системы делопроизводства), классификаторы вопросов деятельности учреждения.

Если требуется отыскать документ 5−10-летней давности, велика вероятность того, что дело уже уничтожено или передано в архив организации. Для поиска используются сдаточные описи дел структурных подразделений или годовые разделы сводных описей дел.

Важно помнить о том, что архивный шифр единицы хранения в делопроизводстве и архиве меняется. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой. Когда дело сформировано и закончено делопроизводством, у него кроме индекса по номенклатуре может появиться еще и номер по описи. Для дел кратковременного хранения (3−5 лет) основным поисковым справочником служит номенклатура дел. На дела, которым предстоит храниться свыше 10 лет, в структурном подразделении составляются сдаточные описи. Описи должны быть составлены не позднее года после завершения дел делопроизводством. Дела в сдаточной описи нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и др.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей за один год — на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет хранения), дела по личному составу, на судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и другие дела, характерные только для данной организации, на электронные документы, в том числе научно-технические документы. Поэтому существенное значение имеет не только номер дела, но и номер описи. Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом: 5сп-01, где 5 — номер структурного подразделения; индекс сп означает структурное подразделение, а 01 — последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством (2001).

Если в одном структурном подразделении составляется за год больше одной описи, то номера описям присваиваются после согласования с архивом организации. Описи на разные виды документов могут обозначаться дополнительными буквенными индексами (п — постоянного хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и т. п.) или цифрами (5-сп-01−1, 5-сп-01−2 и др.) В таком случаи номера описей фиксируются в специальном реестре описей, который ведет архив организации. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения. Сводных описей ежегодно составляется несколько: описи дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу, электронные документы и т. д. Но в сводной описи дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию за один год, поэтому номер дела в сдаточной описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения.

Сводная опись дел является основным поисковым и учетным справочником после утверждения ЭПК государственного (муниципального) архива описей дел постоянного хранения (для источников комплектования), актов о выделении дел на уничтожение и описей дел по личному составу. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (в случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива). Что касается номера описи, то он присваивается в архиве по листу фонда.

Однако и номер дела по сводной описи не является окончательным — на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. По ним дела передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Количество дел в законченной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру (до 9999). Если дел постоянного хранения в организации создается немного, то в одну законченную опись включатся дела за 5 лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. В связи с этим нумерация дел в годовом разделе описи имеет свои особенности.

Первый годовой раздел сводной описи дел получает номер по листу фонда, а затем этот номер присваивается всем последующим разделам до образования законченной описи дел.

После образования законченной описи дел годовой раздел сводной описи получает следующий номер. При этом описи вносятся в лист фонда в валовом порядке, независимо от того, на какие документы они составлены.

Таким образом, одно и то же дело может иметь:

индекс по номенклатуре;

порядковый номер по сдаточной описи структурного подразделения (карандаш);

порядковый номер по годовому разделу сводной описи дел (чернила);

номер по законченной описи (проставляется в составе архивного шифра в левом нижнем и правом верхнем углу обложки).

Чтобы не запутаться в архивных шифрах на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.

Основным справочником в архиве организации являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно.

Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив организации поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника). В таком случае используются картотеки и каталоги архива организации, описывающие информацию подокументно. Основу каталога архива организации составляет регистрационно-контрольная картотека, которая, утратив свои контрольные функции, должна передаваться в архив организации вместе с делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, могут использоваться картотеки на научно-техническую документацию, по истории учреждения и др.

В экранных форматах автоматизированных систем делопроизводства помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается также поле для архивного шифра. Таким образом, все реквизиты карточки регистрации документа можно использовать для поиска документов в архиве.

Наконец, если необходимы документы более чем десятилетней давности, велика вероятность того, что они уничтожены или переданы в государственный или муниципальный архив. Уточнить это можно по экземпляру законченной описи дел, который остался в архиве организации после передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Рассмотрим последовательно этапы поиска информации в государственном или муниципальном архиве.

Поиск начинается с межархивного уровня. На первом этапе следует установить хранилища (архив, отдел рукописи библиотеки, музея, отраслевого фонда), в которых могут храниться документы по теме исследования.

Прежде всего необходимо вспомнить признаки организации документов на уровне Архивного фонда РФ. В соответствии с этими принципами федеральные и центральные региональные архивы делятся на исторические (хранящиеся документы до 1917 г.) и комплектующиеся (хранящие документы советского и постсоветского периода). Государственные архивы краев, областей, как правило, хранят документы всех эпох (дореволюционной, советской, постсоветской) в отдельных хранилищах. Что касается большинства муниципальных архивов, то они почти не содержат документов, датируемых ранее 1920;х гг., незначительное количество до середины 1930;х гг., основной объем их материалов датируется периодом с середины 1950;х гг. до настоящего времени*1. Вспомним также, что документы общенационального значения, прежде всего высших и центральных органов власти и управления хранят федеральные архивы и центры документации, а документы органов власти, управления и самоуправления республик, краев, областей, городов, районов, и другие документы регионального значения хранят республиканские, областные, краевые, муниципальные архивы. Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы НТД и КФФД. Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические архивы, архивы общественных движений. Это дает самые общие ориентиры в поиске.

Однако необходимо помнить о том, что архивохранилища формировались исторически. Иногда бывает сложно определить, в какое хранилище попал тот или иной фонд. Прежде всего это связано с процессами эвакуации, реэвакуации, вывоза документов в результате военных действий и социальных потрясений.

Во ВНИИДАД создается межархивный банк данных «Архивная Россика за рубежом», на базе которого будет строиться общая картотека документальных потерь и перемещенных фондов за всю историю отечественных архивов.

Массовые перемещения фондов связаны с изменением в сети центральных и местных архивов. Особенно часто такие перемещения происходили в период реформы административно-территориального деления 1920;1930;х гг. Но и в последующем при создании или ликвидации области, края, республики, района обычно создавался или ликвидировался соответствующий областной, краевой, центральный архив. Судьба фондов в таких случаях не всегда решалась однозначно. Поэтому, если поиск фонда или части архива за какой-либо период не увенчается успехом в областном архиве, следует обратиться с запросом в архивы соседних областей.

Многие путеводители по архивам содержат сведения об изменении административно-территориального деления, по которому можно уточнить, к какому региону относилась территория, на которой действовал нужный фондообразователь в определенный период.

Следует отметить также, что далеко не всегда архивисты на практике руководствовались принципом недробимости архивного фонда. Вполне возможно, что существует несколько фондов нужного Вам фондообразователя в нескольких архивохранилищах. Особенно это касается фондов личного происхождения и общественных организаций. Поэтому следует проверить результаты межархивного поиска; в том числе по справочникам отделов рукописей библиотек и музеев.

Точные сведения о современной сети государственных и муниципальных архивов можно получить на официальном сайте Росархива «Архивы России» *1.

Для более углубленного поиска необходимо воспользоваться межархивными информационно-поисковыми справочниками. В основном это путеводители и краткие межархивные справочники, они, как правило, дают самые общие сведения о документах хранилищ.

Например: справочник по архивам «Государственные архивы СССР» (М.: Мысль, 1989); «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. Справочник» (М., 1991); «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник» (М., 1994).

Самые общие сведения о профиле архивов содержат и региональные справочники «Архивы Москвы и Санкт-Петербурга» (М., 1997); «Архивные учреждения Красноярского края» (Красноярск, 1997).

Номера и названия фондов можно почерпнуть из путеводителей и кратких справочников по фондам архивов.

Например, межархивный указатель «Личные фонды в государственных хранилищах СССР» (Т. 1−3. М., 1962;1963, 1980) содержит лишь названия и краткие справочные данные о фондах. Краткий межархивный справочник о местах хранения документов по личному составу (Вып. 1. РГАЛИ, Организации — источники комплектования РГАЛИ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА) содержит список фондов с указанием объема и крайних дат документов по личному составу.

Более развернутые исторические справки и аннотации фондов содержит справочник «Документы личного происхождения в архивных учреждениях Северо-Западного федерального округа РФ» (СПб., 2002)*1.

Создаются такие справочники и по региональным архивам. Например, Краткий межархивный справочник (по одноименным фондам центрального, краевых, областных архивов Дальнего Востока, 1756−1982. Томск, 1992).

Количество путеводителей и других справочников, опубликованных на сайте «Архивы России» и сайтах архивов увеличивается год от года. Так что межархивный поиск информации вполне можно начать с глобальной сети.

Более информативны межархивные тематические путеводители, в которых единицей описания является фонд и часть фонда. Но, разумеется, круг тем, по которым создаются подобные справочники, невелик.

Например: «Документы по истории балканских стран в фондах ЦГА СССР. Справочник. (М., 1990)», «История Русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель» (М., 1995); «Документы по истории и культуре евреев в архивах Москвы: Путеводитель» (М., 1997). Создаются и электронные версии тематических путеводителей. Например: «История России в судьбах южноуральцев. XX век. Путеводитель по фондам личного происхождения архивных учреждений Челябинской области» *1.

Наконец, самыми подробными межархивными справочниками, в которых единицей описания является дело, документ, часть документа являются межархивные тематические каталоги и обзоры.

Например, электронные версия межархивного тематического каталога «Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов» размещена на сайте РГАНТД*1.

В недалеком будущем проблема межархивного поиска будет централизованно решена путем введения сведений обо всех архивах в автоматизированный Центральный фондовый каталог (АЦФК), который ведется в Центре информационных технологий Росархива (в составе РГАЭ).

В настоящее время массив данных охватывает около 20% государственных и муниципальных архивов. АЦФК создается путем внедрения в архивах типовых баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». В архивах и органах управления архивным делом субъектов РФ, имеющих компьютерную технику, создаются информационные массивы, содержащие информацию о составе и содержании документов всех государственных хранилищ на уровне архивного фонда.

На втором этапе информационного поиска Вам следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Еще до посещения архива целесообразно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам интересующего Вас архива. В этом случае Вы явитесь в архив с примерным списком необходимых Вам фондов и можете прямо спросить сотрудника читального зала о доступе к фондам и научно-справочном аппарате к ним.

При первом визите в архив необходимо помнить, что справочно-поисковые средства каждого архива*1, несмотря на единые принципы их создания, имеют свои особенности. Ведь комплекс справочников каждого архива формировался исторически, иногда в течение столетий. Особенно это своеобразие касается дополнительных и тематических справочников (картотек, указателей, обзоров, перечней документов).

Поэтому прежде всего следует расспросить сотрудника читального зала об особенностях системы справочно-поисковых средств архива, а также о доступе к автоматизированным базам данных. В некоторых федеральных архивах графическая схема справочно-поисковых средств помещена в читальном зале. Если по теме исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, перечень, это существенно сэкономит время поиска. В читальном зале Вам предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов. В картотеке фондов можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду. Если их несколько сотен, Вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей Вы можете почерпнуть из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник — архивную опись.

На третьем этапе поиска следует выяснить последний элемент архивного шифра, необходимый для заполнения требования на выдачу дел — номер единицы хранения. Если заголовки составлены грамотно, хорошо унифицированы и информативны, через несколько страниц Ваш глаз автоматически будет отлеживать нужные элементы информации в списках заголовков дел. Если опись состоит из нескольких тысяч заголовков, не забудьте про указатели к описи. Если к фонду составлено несколько описей, вполне возможно, что имеется внутрифондовый указатель к описям. Также указатели могут составляться и к группе однородных фондов. Однако указатели к описям, как правило, неаннотированные, содержат лишь рубрику, подрубрику и архивный шифр. Наконец, если качество описи никоим образом не может Вас удовлетворить, следует поинтересоваться, нет ли обзора или описи-указателя к интересующему Вас фонду*1. Итак, выяснив номер фонда, описи и дела, Вы можете заполнить требование на выдачу дел.

*1 В последнее время получила развитие практика составления так называемых описей-указателей. Они составляются в тех случаях, когда опись малоинформативна, но нет возможности провести ее переработку, усовершенствование или составить обзор фонда. Опись-указатель является дополнительным справочником к старой описи или нескольким описям, она содержит групповые (суммарные) дела и более углубленно раскрывает их содержание. (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2003. С. 22).

Однако поиск на этом не заканчивается. Во-первых, для более точного и углубленного поиска нужны справочники, раскрывающие содержание групп документов дела, отдельных документов и частей документов. Во-вторых, помимо номера дела очень полезно знать номера листов (например, чтобы избежать просмотра нескольких рулонов микрофильмов в том случае, если дело имеет большой объем). Для продолжения поиска на внутрифондовом уровне прежде всего после описи следует обратиться к системе каталогов архива — систематическому, тематическому (и его разновидностям — каталогу по истории государственных учреждений, административно-территориального деления и др.), предметному (и его разновидностям — именному, географическому, объектному и др.). Система каталогов каждого архива включает в себя различные виды каталогов. Но основными видами каталогов всех архивов являются систематический и именной.

То, что набор видов каталогов зависит от профиля архива подтверждают следующие примеры: в РГА НТД создан электронный «Патентный каталог» (88 тыс. записей), а РГАВМФ база данных «Корабли и суда», в РГВИА — база данных «Документы по истории Отечественной войны 1812 года»; в РГАФ — «Художественные звукозаписи РГАФ»; «Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ» и др.

Методика поиска информации в каталоге зависит от его структуры (каталоги бывают алфавитной и логической структуры). Если с каталогами алфавитной структуры (предметными) технология поиска не вызывает трудностей, то для поиска в систематическом и тематическом каталоге необходимо владеть схемой классификации документной информации.

На последнем (четвертом) этапе поиска информации внутри фонда (на уровне единицы хранения, документа) особое значение имеют дополнительные справочники — указатели к документам, тематические обзоры, перечни документов, различные картотеки. Поэтому еще раз обращаем внимание на необходимость изучить особенности системы.

Недостаточная информативность описей фондов, к которым существует устойчивый интерес исследователей, компенсируется за счет создания межфондовых и внутрифондовых указателей — предметно-тематических (систематический, тематический, хронологический, предметный, в том числе географический и именной) и структурных (структурный, отраслевой, функционально-производственный).

Так, своеобразие системы НСА бывших партийных архивов, а ныне центров современной документация составляет наличие так называемых «перечней вопросов» к организационно-распорядительным документам, которые являются разновидностью тематических и предметных указателей к описям. Они раскрывают состав и содержание дел, имеющих «глухие заголовки». Для того чтобы их можно было использовать в поиске документов, перечни вопросов связываются с описями отсылочными данными и снабжаются архивными шифрами.

При поиске информации по указателям предметно-тематической группы, так же как и по систематическим и тематическим каталогам, следует начать с выяснения схемы классификации информации в указателе.

Схема классификации информации в указателе может строиться и по хронологическому принципу. Например, «Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в ГАРФ» (М., 1990).

Предметный каталог, картотеки архива часто создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек, интегрированных в систему НСА архива.

Например, знаменитые картотеки органов политического сыска конца XIX—XX вв. в ГАРФ, которыми пользовались поколения исследователей истории общественного и революционного движения. Картотеки органов политического сыска содержат 3,3 млн карточек (при этом общий объем каталога ГАРФ — 15 млн карточек). Картотека агентурного отдела Московского охранного отделения в ГАРФ (более 30 тыс. карточек) — не только поисковый справочник, но и ценный исторических источник, так как материалы агентурного отдела очень плохо сохранились. Это еще раз было подтверждено в ходе реализации совместного проекта ГАРФ и исторического факультета МГУ по созданию базы данных, позволившей осуществить статистический анализ биографических данных участников революционного движения начала XX в. [47, с. 51−57; 54, с. 75−81].

В систему каталогов РГИА интегрированы делопроизводственные картотеки Комитета министров, Сената и Синода.

Кроме того, в состав поисковых средств включаются картотеки, созданные в ходе выявления документов для подготовки публикаций, сборников, выставок. Состав таких картотек в каждом архиве различен. Однако в архивах большое распространение получили картотеки документов по личному составу, в том числе межархивные (государственных архивов и архивов организаций-фондообразователей, где документы по личному составу могут храниться 75 лет). Они используются при исполнении социально-правовых запросов. Для этой же цели создаются картотеки ликвидированных организаций с указанием дат ликвидации и реорганизации, названия организации правопреемника и указанием места хранения документов по личному составу ликвидированной организации.

Например, картотеки по личному составу ВСНХ широко используются для поиска информации в РГАЭ.

К этой же категории картотек относятся межархивные базы данных «Сведения о местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по личному составу» (ГА Астраханской области) и БД «Документы по личному составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах администраций городов и районов Республики Татарстан» (ГА документов по личному составу Республики Татарстан — ЦГА РТ); БД «Картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах» ЦГА Удмурдской Республики; БД «Документы по личному составу» в ГА Амурской области; БД «Картотека документов по личному составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений» в ГА Тульской области; «Документы по личному составу, хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921;1996 гг.», БД 2-й части справочника «О местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях и организациях списка N 1, расположенных на территории Хабаровского края» в ГА Хабаровского края и др.

В областных архивах тематические и именные картотеки являются более эффективным средством поиска, чем систематический каталог. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения-фондообразователя.

Наконец, не следует забывать о таком своеобразном типе справочников, как тематические перечни документов*1. Они составляются, как правило, в ответ на тематические запросы органов государственной власти и управления, научных учреждений, а также при тематическом выявлении документов для выставок, публикаций. Один экземпляр такого перечня предоставляется пользователю, направившему запрос, другой оставляется в читальном зале как справочно-поисковое средство. Перечни могут быть аннотированными и неаннотированными. Как правило, перечни состоят из заголовков документов. В 1990;е гг. получили распространение перечни рассекреченных документов.

*1 Не путать с перечнями документов с указанием сроков хранения, которые являются методическим пособием по экспертизе ценности документов, а не информационно-поисковым справочником.

Осуществляя поиск, помните о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата может быть неравноценным. Отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор справочников. Не все фонды и части фондов подвергаются каталогизации. К различным фондам (частям фондов) могут быть составлены аннотированные и неаннотированные указатели. При составлении всех видов справочников, к различным фондам (частям фондов) используется различная степень свертывания информации, а значит степень подробности раскрытия содержания. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов.

Можно выстроить различные цепочки справочных средств, используемых на разных этапах поиска.

Например: путеводитель по архивам — путеводитель по фондам архива — реестр описей — опись — систематический каталог; путеводитель по фондам архивов — каталог фондов — опись — обзор фонда-указатель к фонду; межархивный тематический обзор — указатели к описи — опись и др.

Работая с такими архивными справочниками как путеводитель, опись, обзор следует помнить, поиск возможно вести двумя способами — найти нужный раздел в классификационной схеме справочника по его оглавлению или искать информацию с помощью дополнительных указателей к справочнику (предметного, именного, географического и др.). Существуют также дополнительные указатели к систематическому каталогу.

Наконец, следует помнить о том, что обращение к автоматизированным информационно-поисковым системам существенно ускоряет процесс поиска информации. В настоящее время создание электронного НСА является приоритетным направлением информатизации архивов. Но если поиск на межархивном и межфондовом уровнях следует начать с Интернета, так как в большинстве своем электронные путеводители разрабатываются специально для публикации в глобальной сети, то на внутрифондовом уровне используются внутриархивные базы данных, подавляющее большинство которых — тематические и именные каталоги*1.

*1 Хотя существуют каталоги, опубликованные в Интернете. Например, знаменитый полнотекстовый «Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД» на сайте архива.

Увлекательный процесс поиска может продолжаться бесконечно — ведь работая с документами, Вы получаете дополнительные сведения для постановки новых поисковых задач.

Основы тематического поиска. Важнейшим моментом в поиске информации является выяснение фонда (учреждения, организации или лица), в составе которого могли отложиться документы по теме. В соответствии с принципом происхождения подавляющее большинство документов организуются по исторически сложившимся комплексам (фондам). Пофондовая организация документов существенно влияет и на построение системы справочно-поисковых средств.

Информационно-поисковые справочники архивов подразделяются на структурные и тематические. В справочниках первой группы единицами описания являются классификационные и учетные единицы Архивного фонда РФ — фонды (коллекции) и единицы хранения (учета). При описании эти справочники учитывают структуру архивного фонда РФ — пофондовую и поединичную систематизацию документов. К структурным справочникам относятся, например, описи. Чтобы ими воспользоваться, нужно знать фонд, в котором хранятся нужные документы.

Для того чтобы определить, какой фонд (фонды) Вам необходим, следует выяснить, с деятельностью каких учреждений и организаций-фондообразователей связаны вопросы, являющиеся предметом поиска. Ведь структура архивного фонда страны является своеобразным слепком с системы государственных органов власти и управления. Поэтому одним из «китов» архивной эвристики является знание истории государственных учреждений и общественных организаций.

Цепочка поиска тема — фонд, как правило, устанавливается на основе многолетнего опыта работы исследователя. Однако здесь можно проследить некоторые закономерности.

Очевидно, что документы политической истории, связанные с ключевыми вопросами внутренней и внешней политики государства, следует искать в фондах высших органов государственной власти и управления.

Это остатки архивов великих и удельных князей*1, личных канцелярий монархов, архивов органов самоуправления Великого Новгорода и Пскова, московского великокняжеского и так называемого Царского архива XVI в., приказов ХVI — начала XVIII в., Сената, отложившиеся в РГАДА. А также фонды Государственного совета, Государственной думы, Комитета министров, Совета министров Российской империи, Сената*2, министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства — ВЦИК, СНК*3, Верховного Совета, Совета министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР отложились в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории советского периода в силу особенностей советской политической системы невозможно без привлечения фондов высших органов КПСС (РСДРП — РКП (б) — ВКП (б)) — съездов, пленумов, политбюро, оргбюро, секретариата и аппарата ЦК (РГАСПИ, архив Президента РФ*4, РГАНИ*5), архива ЦК ВЛКСМ (РГАСПИ). Ведь важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным руководством. Изучение политической истории XX века невозможно и без обращения к материалам личных фондов партийных и государственных вождей, политических деятелей — архива В. И. Ленина (персональное собрание), фондов И.В. Сталина*6, Л. З. Троцкого, Н. И. Бухарина Г. Е. Зиновьева, М. И. Калинина, Л. Б. Каменева, А. М. Коллонтай, С. М. Кирова, В. М. Молотова, П. Б. Аксельрода, А. А. Богданова, Л. Мартова, Г. В. Плеханова и др. (РГАСПИ). Именно ценностью этих источников объясняются настойчивые усилия историков получить доступ к засекреченным материалам РГАСПИ и РГАНИ. Бывшие партийные архивы занимаются комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990;х годов, поэтому некоторые из них называются архивами общественных движений. В РГАСПИ хранятся фонды центральных комитетов и других руководящих органов всероссийских политических партий, движений и организаций постсоветской России: Демократической партии России (ДПР), Аграрной партии России (АПР), Коммунистической партии Российской Федерации (КПРФ), Либерально-демократической партии России (ЛДПР), Народно-патриотического союза России (НПСР), Российского союза молодежи (PCM) и других, а также документация личного происхождения политических лидеров А. В. Бузгалина, А. И. Колганова, Г. Э. Бурбулиса, С. Ю. Глазьева, А. И. Лукьянова, Н. И. Рыжкова, В. Л. Шейниса и др.

• *1 В составе коллекции древнейших актовых памятников бывшего Государственного древлехранилища хартий и рукописей (РГАДА).
• *2 Материалы фонда Сената до 1802 г. были переданы в РГАДА, а фонда Особого присутствия Сената по политическим делам — в ГА РФ.
• *3 Протоколы Совета народных комиссаров (СНК), Совета труда и обороны (СТО), «Малого» Совнаркома отложились в Архиве В. И. Ленина (РГАСПИ).
• *4 Большинство протоколов Политбюро ЦК КПСС, материалов съездов и пленумов было передано из Архива Президента РФ в РГАНИ в 1993;2000 гг. в АП РФ продолжает оставаться на секретном хранении часть сопроводительных и поясняющих материалов.
• *5 РГАСПИ и РГАНИ хранят фонды съездов, пленумов, Политбюро и секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС. Разделительной датой между материалами двух крупнейших партийных архивов служит 1952 г.
• *6 Передан из Архива Президента РФ в 1999 г.

Фонды региональных отделений этих партий, региональных и национальных общественно-политических движений, общественных организаций хранятся в республиканских, областных, краевых архивах общественных движений или центрах современной документации. Одними из первых активную работу по выявлению документов «неформальных организаций» начали в 1989 г. центр документации «Народный архив», который активно комплектуется фондами и коллекциями листовок и других материалов общественно-политических партий, Центральный архив общественных движений г. Москвы.

Что касается фондов неполитических общественных организаций на государственном хранении, то среди них преобладают кооперативные, благотворительные, культурные. Например, фонды благотворительных организаций (Московский славянский благотворительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнительный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ; Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ).

Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архивах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсоюзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества «воинствующих безбожников», ДОСААФ и др.

Материалы по истории местного управления и администрации отложились в фондах приказных, губных и разрядных изб, губернских, провинциальных и уездных (воеводских) канцелярий (РГАДА). Фонды губернских и уездных учреждений от губернской реформы Екатерины Великой (1775 г.) до реформы районирования 1929 — середины 1930;х гг., как правило, хранятся в областных и краевых архивах. Это фонды канцелярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губернских правлений, наместничеств, земских и городских управ, губернских, уездных, волостных, исполкомов советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Фонды исполкомов областных, краевых, окружных советов депутатов трудящихся (народных депутатов) также хранятся в областных и краевых архивах. Фонды исполкомов городских, сельских и районных советов — в муниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории «местного» управления советского периода также нуждается в привлечении материалов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов КПСС, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся в бывших партийных архивах — ныне центрах современной документации, центрах документации новейшей истории и архивах общественных движений.

Ценную источниковую базу для краеведческих исследований советского периода (начиная с 1930;х гг.) представляют собой фонды муниципальных архивов. Общественно-политические, социально-экономические и культурные процессы на уровне города, района, поселка, деревни отражают протоколы сессий советов, заседаний исполкомов, общих собраний граждан, правлений колхозов, решения исполкомов, в том числе о переименовании, создании, ликвидации населенных пунктов. Ценная информация содержится в массовых статистических источниках — отчетах по сельскому хозяйству, сборе урожая, о составе населения, его численности и естественном движении, подшивки контрольных экземпляров местной прессы, личные фонды. Муниципальные архивы регионов России хранят, в основном, управленческую документацию. Поэтому наибольшие шансы на успех имеют темы, связанные с изучением политики органов власти в регионе, а также экономической, социальной, кадровой политики.

Основной комплекс материалов по истории внешней политики находится на ведомственном хранении в составе Архива внешней политики Российской Империи и Архива внешней политики РФ, находящихся в ведении историко-культурного департамента МИД.

Эти хранилища сосредоточили в себе большую часть фондов первого русского исторического архива — Московского архива коллеги иностранных дел (МАКИД), созданного в 1724 г. (хотя частично фонды этого старейшего собрания отложились и в других архивах). Так, фонд Посольского приказа хранится в РГАДА. Там же находятся материалы Сибирского, Малороссийского приказов, Сената, разрядов Госархива, отражающих историю отношений России с другими странами и народами, вошедшими в состав империи. Архив внешней политики Российской империи хранит документы с XVIII в. до 1917 г. — коллегии иностранных дел (из собрания бывшего Московского государственного архива МИД) и Министерства иностранных дел России, его центральных учреждений, заграничных учреждений внешнеполитической службы России; временных учреждений; комиссии и обществ, а также коллекции и личные фонды (из собрания Санкт-Петербургского Главного архива МИД). В составе материалов трактаты, конвенции, декларации, протоколы, ратификации, полномочия, «полное собрание всех негоциаций», материалы по сношениям с европейскими и азиатскими странами, именные указы, определения секретной экспедиции, журналы депеш и др. Архив внешней политики Российской Федерации хранит материалы с ноября 1917 г. до настоящего времени — Наркомата иностранных дел РСФСР и СССР, МИД СССР и РФ. В их числе коллекция «Международные договорные акты», депозитарием которых архив является согласно закону РФ «О международных договорах», фонды секретариатов министров (наркомов), их заместителей, членов коллегии НКИД (Г.В. Чичерина, Л. М. Карахана, М. М. Литвинова, Н. Н. Крестинского и др.), материалы и постановления коллегии НКИД — МИД фонды территориальных и иных департаментов НКИД — МИД, посольств, представительств РФ при международных организациях (ООН, ЮНЕСКО и др.), консульских учреждений МИД, личные фонды дипломатов (В.А. Антонова-Овсеенко, А. М. Коллонтай, Я. З. Сурица, Я. А. Берзина, С. С. Александровского и др.). Разумеется, внешнеполитические документы отложились в фондах высших и центральных органов власти и управления Российской империи и СССР — Комитета министров, Совета министров (РГИА), СНК, ВНИК, ВС СССР (ГАРФ). Материалы по истории дипломатических, экономических, культурных связей Российской империи с другими народами хранятся в фондах Иностранной экспедиции и Канцелярии Военной коллегии, Канцелярии Военного министерства, коллекциях Военно-ученого архива (РГВИА). При поиске материалов по истории внешней политики советского периода следует помнить, что важнейшие решения в этой области принимались партийным руководством. Поэтому при исследовании, как было сказано выше, целесообразно привлечение материалов высших органов ВКП (б) — КПСС и аппарата ЦК КПСС (РГАСПИ, РГАНИ, Архив Президента РФ), в частности, Политбюро, Оргбюро, Секретариата, Отдела международных связей ЦК КПСС (фонд Аппарата ЦК КПСС, РГАНИ); собрания документов о международных совещаниях и переговорах с коммунистическими и рабочими партиями, Комиссии ЦК КПСС по вопросам идеологии, культуры и международных партийных связей, отдела по работе с загранкадрами и выезду за границу делегаций и отдельных лиц (РГАНИ). Важнейшие комплексы документов по истории внешней политики СССР хранятся в РГАСПИ. Это архив Коминтерна (1919;1945 гг.), по материалам которого создана полнотекстовая база данных, и фонд Коминформа. История внешнеэкономических связей СССР отражена в материалах РГАЭ, например в фонде Совета экономической взаимопомощи (СЭВ).

Приступая к исследованию по истории экономики, следует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в Российском государственном архиве экономики, хотя он так и называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов управления экономикой с 1917 г. — ВСНХ, Госплана СССР, ЦСУ СССР, Государственного комитета по науке и технике, экономических наркоматов и министерств, предприятий, трестов, акционерных обществ всесоюзного значения, всесоюзных органов кооперации, научно-исследовательских учреждений, ученых, руководителей экономических ведомств, организаторов производства. Вместе с тем, значительная часть документов по истории промышленности, строительства, транспорта, образования в фондах проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского периода отложилась в коллекциях РГА НТД и его филиала. Конечно, немало документов по истории экономики отложилось в фондах ВЦИК и СНК СССР, хранящихся в ГАРФ. Документы по истории экономики России до XIX в. отложились в фондах Поместного, Разрядного, Сибирского, Посольского и других приказов, Сената, Коллегии экономии, Вотчинной коллегии, Камери Коммерц-коллегии, Главного Магистрата, Поместно-вотчинного архива, таможен и др. (РГАДА); Министерства финансов, Министерства земледелия; Министерства путей сообщения; Министерства торговли и промышленности; Департамента торговли и мануфактур; Департамента земледелия, Горного департамента, Комитета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяйственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА).

В РГАДА отложились также родовые и личные фонды крупнейших землевладельцев, промышленников, государственных деятелей дореволюционной России: Бобринских, Воронцовых, Гагариных, Голицыных, Гончаровых, Демидовых, Паниных, Шереметевых, Шуваловых, Юсуповых. В РГИА — материалы фондов крупнейших банков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализированных в 1918;1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, МТС, союзов кооперации отложились в государственных и муниципальных архивах субъектов Федерации. Фонды центральных органов управления экономикой 1990;х гг. хранят ГАРФ и РГАЭ, в эти же архивы поступаются фонды крупнейших банков, акционерных обществ и других негосударственных экономических структур.

Следует отметить, что место хранения фондов негосударственных предприятий и акционерных обществ определяется не профилем государственного архива и не значимостью фондообразователя, а тем, какому архиву удалось заключить договор о передаче на хранение документов. Впрочем, поскольку большинство негосударственных предприятий возникло в результате акционирования или приватизации государственных предприятий советского периода, они продолжают передавать документы в тот же государственный архив, что и учреждение-предшественник.

Исследования в области истории культуры и искусства, как правило, основаны на материалах фондов личного происхождения деятелей культуры, а также фондов общественных организаций — театральных, литературных, музыкальных, художественных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клубов. Памятники древнерусской литературы (летописи, рукописные книги и др.) хранятся в РГАДА. Около трех тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и общественных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотек и музеев — ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом); ОРБ библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; музея книги; отдела рукописей Государственной Третьяковской галереи, Государственного центрального музея музыкальной культуры им. М. М. Глинки, Государственного Русского музея, Государственного центрального театрального музея им. A.A. Бахрушина, Государственного Литературного музея, музеев писателей и других деятелей культуры, а также в личных архивах, в том числе за рубежом.

Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его отделов и управлений, Народного комиссариата просвещения РСФСР, Министерства культуры СССР и его отделов и управлений, Государственной академии художественных наук, Государственной академии искусствознания; Государственного комитета СССР по кинематографии и других, хранящихся в Российском государственном архиве литературы и искусства. (РГАЛИ). Ценные материалы по истории культуры — звукозаписи музыкальных, театральных, литературных произведений, радиопередач — на разнообразных носителях от восковых валиков до лазерных дисков хранятся в РГАФ. Произведения отечественного кинофотоискусства со времени появления кинематографа и фотографии в нашей стране хранят РГА КФД, а также такие отраслевые депозитарные фонды, как Гостелерадиофонд и Госфильмофонд.

Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Московского комитета по делам печати в ЦГИАМ; Главлита в ГАРФ.

Исследования по истории науки требуют привлечения материалов личных фондов деятелей науки (Центральный архив Российской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение архива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений РАН). Кроме того, важным является привлечение фондов научных обществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологического общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюзного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесоюзного ботанического, минералогического, химического и других обществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), Московских нумизматического и археологического обществ (отдел письменных источников Государственного исторического музея), общества истории и древностей российских (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а также научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализаторов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а местных отделений — в государственных архивах субъектов федерации.

Приступая к исследованиям в области военной истории, следует обратиться прежде всего к материалам трех федеральных военно-исторических архивов (РГВИА, РГВА, РГАМФ).

Фонды центральных учреждений военного ведомства Российской империи и Российской республики до марта 1918 г. (Военной коллегии, Военного министерства, Главного штаба, Главного управления Генерального штаба), а также военных округов, крепостей, территорий казачьих войск, армий, фронтов, корпусов, военно-полевых канцелярий русских полководцев и военачальников, а также их личные фонды, фонды военно-учебных заведений хранятся в РГВИА. Осуществляя поиск в РГВИА, надо помнить об обширном комплексе тематических коллекций по истории войн — военно-ученом архиве. В состав этих коллекций вошли материалы разных фондообразователей. Часть материалов до высшего военного управления XVIII в. и ранее хранятся в РГАДА. РГВА хранит фонды Наркомата по военным делам, Штаба высшего военного совета, Всероссийского Главного штаба, Революционного военного совета СССР и других высших и центральных органов военного и политического руководства, а также управлений фронтов, военных округов, армий, дивизий, корпусов, войсковых объединений и соединений, учебных заведений Рабоче-крестьянской Красной армии 1918;1941 гг., органов управления, соединений и частей Белой армии 1917;1922 гг., а также военачальников и полководцев обеих армий. РГА ВМФ (г. Санкт-Петербург) хранит документы военно-морского флота России с конца XVII в. до 1940 г. — Приказа воинского, Адмиралтейской канцелярии, Государственной адмиралтейств-коллегии, департаментов Морского министерства, Главного морского штаба и Морского генерального штаба, управлений флотов и флотилий, военно-морских учебных заведений и научно-исследовательских учреждений, военных портов, судостроительных и других предприятий, гидрографических и научных экспедиций, а также в личные фонды выдающихся мореплавателей и деятелей военно-морского флота. Из вышеизложенного следует, что не стоит обращаться в федеральные архивы с целью осуществления исследования по истории Второй мировой войны или более позднего периода, — если речь не идет о пограничных и внутренних войсках и положении в СССР военнопленных Второй мировой войны*1. Большинство документов по истории отечественных вооруженных сил в XX в. хранится в отраслевом депозитарном фонде — Центральном архиве министерства обороны, который находится в ведении архивной службы вооруженных сил РФ (г. Подольск). Архив хранит фонд Наркомата (Министерства) обороны, Генерального штаба, центральных органов управления Красной, Советской, Российской армии, флота, военно-воздушных сил и других родов войск, воинских частей и соединений с 22 июня 1945 г., а также трофейные документы вермахта периода Второй мировой войны. В данном архиве хранится основной массив документов о личном составе и боевых потерях Красной армии периода войны, по которому исполняется большое количество социально-правовых запросов (списки о потерях воинских частей, штабов соединений — материалы персонального учета безвозвратных потерь, а также данные о санитарных потерях военно-медицинских учреждений)*2.

• *1 РГВА хранит фонды по истории пограничных и внутренних войск НКВД — МВД — МГБ 1917;2001 гг., а также фонд Главного управления военнопленных и интернированных МВД СССР 1939;1960 гг.
• *2 Обобщенные данные о погибших можно найти в общероссийской и региональных «Книгах памяти», а также электронном банке данных о погибших и пропавших без вести военнослужащих во время Великой Отечественной войны при Музее Великой Отечественной войны на Поклонной горе в Москве. Там уже собраны персональные данные на 17 млн человек. В архиве Военно-медицинского музея в Санкт-Петербурге сохранилось более 32 млн карточек учета военнослужащих, поступивших в годы Великой Отечественной войны в военно-медицинские учреждения. По ним создана АИПС «Госпиталь» .

Однако в ЦАМО хранятся и отдельные комплексы документов довоенного периода — материалы РВС за период с 1918 по 1921 г., материалы военных округов и личные дела офицеров. О проблемах доступа к документам ЦАМО было сказано в предыдущем разделе.

Поскольку высшее руководство вооруженными силами в СССР осуществляла партия, при рассмотрении ключевых вопросов оборонной стратегии, организации вооруженных сил невозможно обойтись без документов высших органов ВКП (б) — КПСС и аппарата ЦК КПСС (РГАСПИ, РГАНИ, Архив Президента РФ).

При этом фонд высшего чрезвычайного органа управления страной периода Великой Отечественной войны, руководившего и фронтом и тылом, — Государственного комитета обороны СССР хранится в РГАСПИ*1.

*1 По директивным материалам ГКО создана автоматизированная поисковая система, доступная исследователям.

История обороной промышленности и мобилизации экономики в период войны отражена в фондах РГАЭ (органы руководства экономикой в целом, наркоматы и предприятия союзного значения). История перевода экономики на военные рельсы, работы тыла отражена также и в фондах органов местного управления, предприятий (областные, краевые, муниципальные архивы). В фондах органов местного управления, военкоматов хранятся материалы об осуществлении призыва в армию, которые используются для исполнения социально-правовых запросов и изучения истории военных потерь*1.

*1 Например, при создании базы данных, послужившей основой для Всероссийской книги памяти воинов, погибших и пропавших без вести в годы Второй мировой войны, сведения из документов ЦАМИ, РГВА, военно-медицинского музея потерялись со списками призывников из фондов региональных архивов по месту призыва.

Исследователи истории и культуры русского зарубежья*1, как правило, обращаются к фондам знаменитого Русского заграничного исторического архива в г. Праге (РЗИА), переданных в Москву в начале 1946 г. Большая часть данного комплекса хранится в ГАРФ. Однако при этом надо помнить, что в 50-е гг. ХХ в. значительная часть фондов РЗИА была распылена по многим государственным архивам и музеям СССР. Поэтому местоположение документов следует уточнить по сводному путеводителю.

*1 Фонды архива также отражают историю деятельности белогвардейских правительств периода Гражданской войны, кроме документов Белых армий, переданных в РГВА.

В 1990;е гг. было возрождено такое направление в историографии, как исследования по истории религиозных конфессий, в частности, православной церкви в России.

Древнейшие фонды русских монастырей (Троице-Сергиевой лавры, Соловецкого и др.), жалованные грамоты, документы Коллегии экономии, рукописные книги хранятся в РГАДА. Эти документы содержат информацию о монастырском землевладении, хозяйстве, управлении монастырскими крестьянами, строительстве церковных зданий и другие вопросы. В РГИА хранится фонд Синода, канцелярии обер-прокурора Синода. В материалах высшего административного и судебного органа РГЩ отложились документы об организации епархий, викариатств, консисторий и приходов, в том числе архив Александро-Невской Лавры. В РГИА хранятся и материалы иных конфессий: греко-католической (униатской) церкви из Белоруссии, Украины и Литвы, фонды Евангелическо-Лютеранской консистории, Римско-католической духовной коллегии, англиканских церквей и др. В региональных архивах для исследований по истории церкви используются фонды духовных консисторий, епархиальных управлений, духовных правлений, монастырей, приходских и полковых церквей, духовных учебных заведений. История закрытия и сноса зданий церквей и монастырей отражена в фондах местных органов власти и управления (исполкомов советов), комитетов партии. Для поиска по данной теме целесообразно использовать разработанные ВНИИДАД справочники «Монастыри Русской православной церкви», «Епархии русской православной церкви», а также тематический указатель*1 и иные справочно-поисковые средства архивов.

*1 История Русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель. М., 1995.

Свои особенности имеет поиск информации при исследованиях биографического характера. К ним относятся исследования, посвященные жизни и творчеству исторического деятеля; генеалогические исследования; поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Историко-биографические и генеалогические исследования требуют привлечения документов, содержащих персональные данные.

Биографические исследования ставят целью сбор информации о жизни и деятельности одного человека. Генеалогические исследования ставят целью сбор информации, устанавливающей родственные, родословные связи, сведения о представителях семьи, рода.

При поиске информации для научной биографии, прежде всего, следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного исторического деятеля, семейного или родового фонда, фондов его коллег и соратников, в которых могли отложиться его документы*1. При генеалогическом исследовании следует попытаться найти фонд рода. Родовые и семейные фонды древнейших дворянских фамилий России хранятся в РГАДА и РГВИА. Родовые фонды следует искать в центральных, областных, краевых архивах того региона, где представители рода владели землей или иной собственностью, с которым были связаны государственной, предпринимательской, творческой деятельностью.

*1 В настоящее время, имея доступ в Интернет, это можно сделать в течение нескольких минут, так как указатель «Личные фонды в государственных хранилищах СССР» размещен на сайте «Архивы России». Это, естественно, не относится к личным фондам, поступившим на постоянное хранение после середины 1980;х гг.

В дальнейшем методика поиска для всех типов биографического исследования является единой — следует связать моменты человеческой жизни с учреждениями, государственными структурами, предприятиями, организациями и их фондами.

Генеалогия — вспомогательная историческая дисциплина, изучающая родственные связи людей и последовательность поколений.

Генеалогический запрос — запрос о происхождении рода, семьи, выявлении родственных связей, построении родословного дерева, установлении социального статуса, имущественного положения в аспекте истории семьи, рода.

Сотрудникам читального зала часто приходится консультировать пользователей, самостоятельно изучающих историю своей семьи, рода, а также представителей научных и сословных организаций, обществ. Поиск биографической и генеалогической информации приходится осуществлять при составлении исторических справок, предисловий к описям личных, семейных, родовых фондов, составлении аннотированных именных указателей, создании баз данных по фондам, содержащим генеалогическую информацию, составлении справочного аппарата к публикациям документов.

ВНИИДАД с группой федеральных и региональных архивов с начала 1990;х гг. приступил к работе над темой «Источники и поиск генеалогической информации». В результате работы были разработаны методические рекомендации «Порядок исполнения генеалогических запросов по документам «Государственного архивного фонда» (ВНИИДАД, 1990), два издания справочного пособия «Генеалогическая информация в государственных архивах России» (ВНИИДАД, 1996 и Федеральная архивная служба; ВНИИДАД, 2004); «Указатель видов документов, содержащих генеалогическую информацию» (ВНИИДАД, 1997) [58].

Наиболее комплексным руководством по эвристике генеалогической информации в настоящее время является справочное пособие «Генеалогическая информация в государственных архивах России» (Федеральная архивная служба; ВНИИДАД, 2004).

Важнейшей задачей федеральной архивной службы является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для успешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поиска документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.

Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть документов по личному составу находится на хранении не в государственных, а в ведомственных архивах.

Даже по истечении 75-летнего срока документы по личному составу не всегда благополучно находят заслуженный покой на полке государственного хранилища. В 1992 г. с распадом СССР и реорганизацией управления экономикой многие документы союзных ведомств оказались в ведомственных архивах новых российских органов управления: документы Госплана СССР в архиве Министерства экономики и прогнозирования РФ; Госбанка СССР — в архиве Центробанка РФ и других ведомств и др. Более того, комплексы документов по личному составу бывших государственных ведомств оказались на хранении в негосударственных структурах — ассоциациях, корпорациях, созданных на их основе. Так, документы Минлеспрома достались по наследству корпорации «Российские лесопромышленники», Минугля СССР — корпорация «Уголь России», Госснаба СССР — АО «Росконтракт». (Отечественные архивы. — 1993. — N — С. 10)

С другой стороны, в 1990;е гг. увеличилось число объединенных ведомственных и межведомственных архивов, хранящих документы по личному составу.

После принятия Правительством РФ распоряжения от 23 апреля 1992 г. N 781-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» и соответствующего приказа Росархива от 28 апреля 1992 г. администрации районов и городов стали создавать районные и городские архивы документов по личному составу.

Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архивисту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, так и вместе с ведомственным архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику.

Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства имело склонность путешествовать из организации в организацию, не стоит забывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.

В поиске документов по личному составу используются справочники — каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов по личному составу, картотеки ликвидированных организаций, специальные методические рекомендации и памятки [26, с. 24−41, 26, 27, 28, 29]). В случае необходимости архивистам приходится звонить в кадровые службы предприятий, чтобы уточнить место хранения документов.

В 1990;м г. ГАУ СССР был издан справочник «Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового, имущественного, биографического и иного характера». Структура справочника была построена по тематике запросов (об образовании, о стаже, о прохождении военной службы и др.). Для каждой категории запросов были обобщенно указаны виды фондов и категории архивов, в которые следует запросить нужные сведения. Во второй половине 1990;х гг. был разработан более подробный межархивный справочник по документам, содержащим персональные данные. К сожалению, он не был переиздан, несмотря на огромную потребность в таком пособии [23].

Из всех поступающих в архивы социально-правовых запросов до 30% - непрофильные. Это связано с тем, что гражданам сложно разобраться в существующей сети государственных и муниципальных архивов, архивов организаций. Поэтому очень важным моментом является работа с заявителями — применение бланков анкет-заявлений, заполняемых в приемной архива, в которых следует указать все необходимые для поиска данные, информирование архивами граждан о путях поиска наиболее часто запрашиваемых персональных данных через печать, радио, через интернет-сайт архива.

Если Вы ведете исследование, посвященное истории конкретного учреждения, естественно, следует попытаться найти фонд данного учреждения. Как быть в том случае, если фонд не сохранился или в нем имеются обширные лакуны? Следует установить, кому подчинялось данное учреждение — возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации.

Например, исследователь, занимающийся историей медицины в Московской губернии не нашел никаких следов документов больниц, созданных при частных фабриках в конце XIX — начале XX в. в фондах этих предприятий, даже если фонды самих фабрик находились в полной целостности и неприкосновенности. Однако отчеты этих больниц, содержащие сведения о количестве коек, врачебного персонала, медицинскую статистику, сохранились в фонде губернского врачебного управления и в фондах губернской и уездных земских управ.

Для частных предприятий в области торговли, промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистрацией и выдававших разрешение на открытие канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градоначальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам городской думы, осуществлявшей сбор налогов.

Постоянными потребителями РДИ являются реставраторы, разыскивающие планы, фасады, строительную документацию, описания зданий. В губернских городах описание и планы строения можно найти в фондах городской думы и городской управы (оценочного отделения, занимавшегося сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строительное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку памятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых обществ. Документация о памятниках церковного зодчества хранится в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правлений, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Синода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА). В составе многих фондов и коллекций графических документов РГИА хранятся материалы по истории архитектуры и градостроительства в России — авторские чертежи, эскизы и рисунки В. И. Баженова, А. Н. Воронихина, Д. Кваренги, М. Ф. Казакова, О. Монферрана, В. В. Растрелли, А. Ринальди, К. И. Росси, В. П. Стасова, А. И. Штакеншнейдера и др. В фондах РГВИА хранятся источники по истории архитектуры и градостроительства: архитектурно-строительные проекты и чертежи различных военных, гражданских и церковных сооружений ХVI — начале XX в. городов России, гравюры и акварели с видами городов (коллекции ВУА и фонд Главного военно-технического управления)*1

*1 Документы федеральных архивов, а также муниципальных архивов Москвы и Санкт-Петербурга описаны в межархивном электронном каталоге «Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов», интернет-версия которого опубликована на сайте РГА НТД.

Запросы органов власти и управления, а также граждан об отводе земельных участков, строительстве, вводе в эксплуатацию, приеме и передаче зданий и сооружений, предоставлении жилья исполняются прежде всего по фондам исполкомов местных советов в региональных архивах. Кроме того, могут использоваться фонды архитектора района, комитета по управлению имуществом.