Учет денежных средств в кассе организации

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т. п.) предприятие имеет кассу.

Предприятие ЗАО «БМК» создает условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк.

Наличные деньги хранить в кассе в пределах установленного банком лимита. Прием наличных денег производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

• 1. Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;
• 2. Оперативный, повседневный контроль над сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;
• 3. Контроль над использованием денежных средств;
• 4. Контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;
• 5. Контроль над соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками.

Помещение кассы на предприятии ЗАО «БМК» специально оборудовано для сохранности денежных средств. Помещение изолированно, предназначено для хранения, выдачи и приема денежных средств. Оборудовано сейфами и несгораемыми шкафами, без доступа посторонних лиц. Перед открытием помещения кассы и сейфов кассир обязан смотреть за сохранностью замков, дверей, оконных решеток, пломб и печатей, убедиться в исправности охранной системы. По окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах — у руководителя предприятия. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы. Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам (Приложение Б), выдача наличных денег— по расходным кассовым ордерам (Приложение В). Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу предприятия. Выписывается в одном экземпляре. Состоит из двух частей: приходный ордер и квитанция. Квитанция выдается лицу, которое вносит деньги в кассу, тем самым подтверждая принятие от него этих денег. Приходный кассовый ордер и квитанция заполняются четко и ясно шариковой ручкой. Исправления в документах не допускаются, поэтому, если при оформлении произошла ошибка, его следует переписать заново. В заголовке указываются названия организации и структурного подразделения. Приходный кассовый ордер составляется в день получения денег в кассу. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому кассовому ордеру. После того, как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных средств из кассы предприятия. Подписывается руководителем и главным бухгалтером. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. В заголовке указываются название организации и структурного подразделения. Расходный кассовый ордер составляется в день выдачи денег из кассы. РКО передается в кассу для выдачи по нему денежных средств. При получении РКО кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документе подписи руководителя и главного бухгалтера; правильность оформления документа; наличие перечисленных в документе приложений. В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований расходный кассовый ордер оформляется заново.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Авансовый отчет — это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов [Приложение ].

Выдача наличных денег под отчет предприятием ЗАО «БМК» производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. В бухгалтерии организации есть приказ, содержащий перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет на хозяйственные расходы (включая приобретение горюче-смазочных материалов). Соответствующим приказом утверждены и сроки, на которые выдаются такие авансы. Основанием для выдачи средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную командировку.

Не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и производит окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Затем кассир составляет отчет кассира.

Кассовая книга в ЗАО «БМК» ведется в программе 1С: предприятие, при этом формируется лист кассовой книге в виде «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира». При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Чековые книжки используются ЗАО «БМК» главным образом для снятия наличных денег со своего счета в банке. ЗАО «БМК» хранит чековую книжку в сейфе бухгалтерии. В чековой книжке указываются наименование её владельца, номер банковского счёта, с которого должны оплачиваться чеки, номера чеков.

Чек — ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платёж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путём выставления чеков, чекодержателем — лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком — банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Чек содержит все обязательные реквизиты, установленные частью второй Гражданского кодекса Российской Федерации.

На счете 50 «Касса» учитываются денежные средства. По структуре и назначению — основной, денежный. По отношению к балансу — активный.