Методики проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

Разработка практических методик для проведения проверки каждого из разделов и объектов учета — дело довольно таки трудоемкое. В данной главе в качестве примера разберем три методики проверки учета расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского

Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В. И. Подольского предполагает четыре этапа проведения этой проверки.

1. Составление программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.

Перед тем, как начать основную проверку расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета в организации. При составлении этой программы для сбора информации можно использовать вопросник, который содержит необходимые вопросы и которые необходимо включить в план проверки. Эти вопросы помогают выявить возможные нарушения в организации учета, оформлении документов, составлении отчетности, внутреннего контроля. Вопросники целесообразно составлять в виде таблиц с вариантами ответов и выводов.

Затем по результатам опроса ответственных работников проверяемой организации по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

— внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы организации ослаблен из-за отсутствия в организации установленного руководителем круга лиц, которым могут выдаваться деньги на хозяйственные нужды. С 2012 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Банк России утвердил новое Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П. В связи с этим Порядок, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, признан утратившим силу. Применять вышеописанный документ должны юридические лица, ведущие бухгалтерский учет, а также индивидуальные предприниматели.

Руководствуясь новым Порядком издавать приказ руководителя, где указывалось подотчетное лицо и суммы аванса, не нужно. Теперь деньги в подотчет можно выдавать на основании заявления подотчетного лица. Форма заявления произвольная, но документ должен содержать следующую информацию:

• — собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег;
• — срок, на который выдаются наличные деньги;
• — подпись руководителя и дату.
• — не соблюдается пункт 4.4 главы 4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П: лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы;
• — приказы о направлении работников в командировку не оформляются, поэтому следует проверить не допускается ли под видом командировочных расходов скрытая выдача авансов работникам организации;
• — не соответствует выдача суточных, возмещаемых сверх норм работникам организации с Порядком ведения кассовых операций: они должны облагаться подоходным налогом.
• — нарушаются Законы Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» и «О налоге на добавленную стоимость»: для целей налогообложения не ведется учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм.
• — нарушаются Законы Российской Федерации «О налоге на прибыль» и «О налоге на добавленную стоимость»: для целей налогообложения не ведется учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
• — нарушается Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации. Такое нарушение связано с выдачей денег под отчет на служебные командировки, произведенные в суммах, превышающих необходимые.
• 2. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Все процедуры снабжены классификационными номерами, которые позволяют делать ссылки на них в программе аудиторской проверки в конкретной организации, где она ведется. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три цифровых знака. Классификационный номер строится по серийно-порядковой системе:

ь первый знак — номер нарушения по классификации нарушений;

ь второй знак — номер разновидности нарушения;

ь третий знак — порядковый номер контрольной процедуры для выявления данного нарушения.

К основным контрольным процедурам относятся следующее:

«Подотчет 1.1.1.» — при данной процедуре проводится проверка на соответствие лиц, которые получили наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, со списком лиц, которые включены в приказ руководителя организации (если такой составляется).

«Подотчет 1.1.2.» — с помощью которой проводится проверка выдачи подотчетных сумм тем лицам, которые не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

«Подотчет 1.1.3.» — проводится проверка фактического расходования подотчетных сумм, соответствуют ли они тем целям, на которые они были выданы.

«Подотчет 1.1.4.» — проводится проверка состоят ли подотчетные лица, получившие авансы, в штате организации.

«Подотчет 1.1.5.» — проводится проверка на правильность списания подотчетных сумм на расходы, которые списываются за счет чистой прибыли организации.

«Подотчет 2.1.1.» — при данной процедуре проводится проверка на полноту оправдательных документов по командировкам, которые были приложены к авансовым отчетам. Все приложенные к авансовым отчетам документы должны быть погашены (проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций).

«Подотчет 2.1.2.» — проводится проверка существуют ли приказы о направлении работников в командировку.

«Подотчет 2.1.3.» — проводится проверка отметок в командировочных удостоверениях в местах пребывания в командировке.

«Подотчет 2.1.4.» — проводится проверка на правильность возмещения командировочных расходов.

«Подотчет 2.1.5.» — проводится проверка ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.

«Подотчет 2.2.1.» — проводится проверка, удержан ли подоходный налог с сумм превышения командировочных расходов установленных норм.

«Подотчет 2.2.2.» — проводится проверка, правильно ли выделен НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС, оплаченные по расходам, которые относятся на себестоимость продукции в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих размерах, а сверх нормы — налог из бюджета не возмещается, а компенсируется за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.

«Подотчет 3.1.1.» — проводится проверка, насколько правильно отражен в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям в розничной сети. Суммы НДС по материалам, которые были приобретены в розничной сети, к зачету не принимаются и расчетным путем не выделяются.

«Подотчет 3.1.2.» — проводится проверка, правильно ли отражен в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям в оптовой торговле. НДС выделяется и относится на счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» только при покупке товаро-материальных ценностей у организаций оптовой торговли. В таком случае должен быть приложен приходный кассовый ордер продавца, накладная и счет-фактура, где выделена сумма НДС.

Часто допускается такая ошибка, когда организации приобретенные материальные ценности, только потому, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяют и вместе со стоимостью материальных ценностей списывают на издержки производства, а это в свою очередь приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

«Подотчет 4.1.1.» — проводится проверка на соответствие фактических размеров представительских расходов составленным сметам.

«Подотчет 4.1.2.» — проводится проверка на правильность ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

«Подотчет 5.1.1.» — проводится проверка, правильно ли выведены остатки на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

«Подотчет 6.1.1.» — при данной процедуре проводится проверка на соответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме.

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки. Рассмотрим примерную карточку (табл.1).

При тестировании документов на ошибки аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, для того, чтобы сделать вывод о широком распространении конкретной ошибки. В течении данной проверки поиск таких недостатков можно не продолжать.

4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию.

Проводя проверку расчетов с подотчетными лицами по содержанию аудитору необходимо помнить о следующих основных моментах:

Отнесение командировочных расходов на затраты производства.

Необходимые документы для правильно оформленной командировки:

• — внутренний приказ руководителя о направлении в командировку;
• — авансовый отчет (с документами, подтверждающими расходы);
• — отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, которые работают в организации на основании договора подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права. В связи с чем командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат и являются доходом, который подлежит налогообложению в общепринятом порядке.

Таблица 1 — Карточка проверки расчетов с подотчетными лицами.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. Согласно Порядка ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные же расходы, которые произведены работником в командировке могут быть компенсированы только на основании приказа руководителя с отнесением их за счет чистой прибыли.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. Согласно Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) (Утверждено Приказом МФ РФ от 27.11.2006 N 154н в редакции от 25.12.2007г, 25.10.2010г, 24.132.2010г.) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Центрбанка, который установлен на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова

Проводя проверку авансовых отчетов по методике Н. П. Барышникова необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• — имеются ли в организации приказы о направлении работников в командировку, в которых должны быть указаны: цель командировки, страна пребывания и сроки командировки;
• — правильно ли возмещаются командировочные расходы: суточные, квартирные, стоимость проезда;
• — имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке (следует обратить внимание на то, что необходимости оформлять командировочное удостоверение при направлении работника в загранкомандировку нет, т.к. даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в загранпаспорте работника);
• — правильно и своевременно ли составляются авансовые отчеты;
• — правильно ли возмещаются затраты на хозяйственные нужды;
• — имеются ли в наличии оправдательные документы;
• — в полном объеме и своевременно ли сданы в кассу организации остатки подотчетной суммы;
• — правильно ли возмещены затраты на представительские расходы.

Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами по методике Р. А. Алборова, аудитор должен сначала проверить:

• а) кто из работников ведет учет расчетов с подотчетными лицами: его должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли у этого работника родственных связей с руководителем или кассиром организации;
• б) есть ли в наличии нормативно-правовая база для работы бухгалтера;
• в) кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе.

После этого необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца, предшествующего началу проведения проверки. В случае обнаружения расхождений следует выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

• 1) суммы выдаваемых под отчет авансов;
• 2) имеются ли приказы о направлении работников в командировку;
• 3) назначение и фактическое использование авансов;
• 4) сроки представления авансовых отчетов;
• 5) имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;
• 6) правильность и своевременность составления и сдачи авансовых отчетов;
• 7) правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;
• 8) правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;
• 9) своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;
• 10) наличие оправдательных документов по всем операциям.

Также следует установить целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, была ли возможность проведения этих расходов безналичным путем.

Проводя сплошную проверку авансовых отчетов подотчетных лиц следует проверить:

ь подписаны авансовые отчеты бухгалтером и утверждены руководителем организации или нет. В том случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, списание данной суммы с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета недостоверно;

ь полноту заполнения и действительность прилагаемых документов. К авансовым отчетам часто не прилагают квитанции от приходных кассовых ордеров продавца при оплате стоимости материальных ценностей через подотчетное лицо, хотя эти суммы бывают солидные. Обнаружив такие факты, аудитор признает списание таких сумм на затраты необоснованными и определяет сумму заниженного для налогообложения дохода;

ь правильно ли отражены суточные и затраты на жилье, и правильно ли выделен по ним НДС. При возмещении превышения норм суточных бухгалтер должен относить эти суммы на уменьшение прибыли, которая остается в распоряжении организации и одновременно удерживать с этой суммы подоходный налог с подотчетного лица;

ь правильно ли отнесены представительские расходы через подотчетное лицо на издержки производства организации.

Проводя проверку расчетов с подотчетными лицами, связанными с командировками, аудитору необходимо установить:

• 1) правильно ли ведется учет данных расчетов;
• 2) правильно ли возмещаются работникам расходы в однодневную командировку, либо когда работник обеспечивается бесплатным питанием и жильем;
• 3) правильно ли рассчитана курсовая разница на день представления подотчетным лицом авансового отчета;
• 4) правильно ли составлена корреспонденция счетов по данному объекту контроля.