Технология проведения бизнес процесса закупок

Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий:

• 1 Подготовка и оформление заявки на материал:
• 1.1 Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

1.2 Подготовка и оформление заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• · Обычная консигнация;
• · Производство;
• · Поставка третьему лицу;
• · Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки. В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

1.3 Согласование заявки на материал На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

• 2 Выбор поставщиков:
• 2.1 Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

• 2.2 Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал:
• 2.2.1 Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

• · Традиционная почта;
• · Средства факсимильной связи;
• · Электронная почта;
• · Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)
• 2.2.2 Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

2.2.3 Отправка запроса на материал.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

• · Традиционная почта;
• · Факсимильная связь;
• · Электронная почта;
• · Личной доставкой представителем.
• 2.2.4 Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

• 2.3 Выбор поставщиков
• 2.3.1 Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

2.3.2 Согласование полученных предложений.

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

2.3.3 Регистрация получения предложений.

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

2.3.4 Выбор наиболее подходящих поставщиков.

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании — возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

• 3 Обработка заказов
• 3.1 Оформление и отправка заказа
• 3.1.1 Подготовка заказа

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

• · Идентификационный номер заказа;
• · Дата отправления заказа.
• · Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
• · Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
• · Выбранные условия поставки.

Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

3.1.2 Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком.

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

3.1.3 Оформление или продление договора с Поставщиком.

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

3.1.4 Оформление заказа При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

• · Идентификационный номер заказа;
• · Дата отправления заказа.
• · Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
• · Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;
• · Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

3.1.5 Отправка заказа выбранному Поставщику Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

• · Традиционная почта;
• · Факсимильная связь;
• · Электронная почта;
• · Личной доставкой представителем.
• 3.1.6 Регистрация отправки заказа

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

• 3.2 Выполнение обязательств по оплате заказа
• 3.2.1 Получение инвойса в соответствии с заказом

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

• · Идентификационный номер инвойса;
• · Дата отправки инвойса;
• · Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
• · Количество материала;
• · Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;
• · Идентификатор расчетной валюты.

Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

3.2.2 Согласование полученного инвойса В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

3.2.3 Выполнение обязательств по оплате заказа.

На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

3.2.4 Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

3.2.5 Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

• 4 Контроль выполнения условий договора:
• 4.1 Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

4.2 Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

• 5 Поступление материала:
• 5.1 Организация приёма груза в установленном месте

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

5.2 Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком.

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

5.3 Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

6 Оприходование материала После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

• · Идентификатор материала;
• · Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.
• · Количество;
• · Краткое описание материала;
• · Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).
• 7 Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес — процесса.