Учет начисления заработной платы в образовательных учреждениях

Учет начисления заработной платы в образовательных учреждениях

Законодательными и нормативными документами, регулирующими объекты учёта и контроля — являются кодексы и федеральные законы, постановления Правительства РФ, Положения, утвержденные министерствами и ведомствами, федеральные стандарты.

Расходы каждого образовательного учреждения определяются сметой, утверждаемой на год по отдельным статьям вышестоящей организацией.

Составленные образовательными учреждениями проекты смет представляются на рассмотрение и утверждение вышестоящей организации в установленные сроки. При проверке проверяется своевременность представления проектов смет в соответствии с этими сроками.

Далее проводится счётная проверка и проверка оформления смет: ведётся подсчёт итогов, проверяются отдельные расчёты, полнота заполнения данных, преемственность сметы по показателям отчётного года и уточнённое смете прошлого года, соответствие производственных показателей сметы показателям плана социально-экономического развития и бюджета.

Далее необходимо проверить правильность и обоснованность каждой суммы, предусмотренной сметой, правильно ли определены показатели по контингентам, штатам, классам на начало планируемого года и в среднегодовом исчислении, фонды заработной платы, соответствуют ли принятые расходы по каждой статье сметы установленным нормативам и положениям, не включены ли в смету расходы на содержание учреждений, которые ещё не закончены строительством, и т. д.

Проверками в ряде случаев вскрываются факты: завышения ассигнований в сметах, что даёт возможность получать излишне без учёта действительной потребности суммы, содержания сверхштатных работников за счёт вакантных должностей; включения в платёжные ведомости вымышленных лиц и присвоения выписанной на них заработной платы; излишних выплат по совместительству за фактически неотработанное время; завышения расходов на отопление зданий из-за неправильного определения кубатуры зданий, количества имеющихся печей и превышения норм снабжения топливом; бесплатного отпуска топлива сотрудникам и списания его стоимости за счёт расходов учреждения.

Основным плановым документом, определяющем объём, целевое направление и поквартальное распределение средств, отпускаемых из бюджета на содержание образовательных учреждений, является смета, которая составляется на основании показателей плана экономического и социального развития и действующих нормативов. К смете бюджетного учреждения должен быть приложен тарификационный список педагогического, медицинского и другого персонала. Изменения в смету может вносить главный распорядитель кредита, утвердивший смету, поскольку правом изменения годовых назначений по сметам отдельных учреждений пользуется та организация, которая утвердила годовую смету.

Руководителю образовательного учреждения предоставлено право, использовать предусмотренные сметами средства по каждому назначению в пределах годовых ассигнований, независимо от поквартального распределения, за исключением ассигнований на заработную плату и капитальные вложения.

Увеличение в указанном порядке квартальных расходов по одной экономической статье допускается за счёт соответствующего сокращения расходов по другим статьям, кроме расходов на заработную плату, капитальные вложения и питание, без превышения общей суммы квартальных ассигнований по всем статьям сметы в целом.

При проверке правильности расходов на содержание образовательных учреждений следует учитывать имеющиеся особенности отдельных видов учреждений. По общеобразовательным школам к основным производственным показателям относится число классов и учащихся, количество педагогических ставок.

Количество классов и учащихся на начало года проверяется путём сопоставления с данными, сложившимися по отчёту или данными на момент составления отчёта, а также данными классных журналов. При выявлении отклонений выявляются причины, и определяется правильность планирования показателей. Используя метод оценки экономической целесообразности, устанавливают количество лишних классов.

Как показывает контрольно-ревизионная практика, наибольшее количество фактов хищений, злоупотреблений и незаконного расходования государственных средств наблюдается в расходах по заработной плате. Следовательно, контроль над заработной платой имеет важное значение при ревизии финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях.

Требуется выяснить состояние нормативной базы и учёта по соответствующим вопросам, ознакомиться со штатным расписанием, приказами дирекции учреждений о зачислении сотрудников на должности с назначенным окладом, заключёнными контрактами, положением об оплате труда и премированием, состоянием табельного учёта, оформлением расчётно-платёжных и платёжных ведомостей, трудовыми соглашениями, договорами подряда и другими документами, связанными с оплатой труда и регламентирующими её. Важными источниками информации для проведения проверки также являются плановые показатели численности работников, производительности труда, средней заработной платы, фонда заработной платы, объёма выполненных работ, оказанных услуг и др. Пользуясь вышеперечисленной информацией, проверить следующие вопросы:

• — соблюдение нормативных актов, регулирующих вопросы оплаты труда и социальных выплат; рациональность оплаты труда; правильность и обоснованность произведённых расчётов; использование рабочего времени;
• — обоснованность численности работников, роста производительности труда, средней заработной платы; эффективность использования фонда заработной платы и трудовых ресурсов; правильность применения должностных окладов, тарифных ставок, сдельных расценок; правильность ведения бухгалтерского учёта расчётов по оплате труда; соблюдение штатной дисциплины.

Контрольно — ревизионная работа руководствуется приказами государственных и вышестоящих органов, организации, при которой учреждена, и административным правом. Последовательность, методика и техника проведения ревизии определяется инструкциями о порядке её проведения.

Основные функции, место и взаимосвязи в системе контроля образовательных учреждений определяются внутренними документами. Проверка носит комплексный характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учёта, расчётов, как по физическим лицам, так и в целом по учреждению, а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда (ФОТ) и выплат социального характера.

В качестве основной нормативной базы используется Гражданский кодекс и Налоговый кодекс Российской Федерации.

Основными документами, регламентирующими порядок оплаты труда работников бюджетных организаций, являются:

• — трудовой кодекс РФ;
• — ведомственные нормативные документы об утверждении штатных нормативов служащих и рабочих, государственных и муниципальных учреждений;
• — положения об оплате труда работников бюджетных учреждений и организаций;
• — Постановление Минтруда РФ от 30.06.2003 г. № 41 «Об особенностях работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры».

При проверке анализируется:

• — штатное расписание и тарификационные списки;
• — начисления и выплаты заработной платы;
• — правильность исчисления удержаний из заработной платы;
• — законность и своевременность начислений на заработную плату во внебюджетные фонды.

Проверке подлежат следующие вопросы:

• — своевременность выплаты заработной платы;
• — соответствие планирования заработной платы утверждённым тарификационным спискам и штатным расписаниям, соответствие фактической численности работников количеству, принятому по смете;
• — суммы, направленные на выплату заработной платы работникам, состоящих в списках, а также по трудовым договорам (установить, сколько средств фактически израсходовано на заработную плату, начисленную по расчётно-платёжным ведомостям, и сколько произведено кассовых расходов);
• — правильность выплат заработной платы в соответствии с установленными окладами, надбавками к зарплате, исчисления среднего заработка для оплаты отпусков и пособий по временной нетрудоспособности;
• — обоснованность исчисления фонда рабочего времени;
• — правильность выплат за совместительство, за замещение отсутствующих работников и вакантных ставок, выплат сторонним лицам за работы, подлежащие выполнению штатными работниками, за работы, которые не выполнялись или выполнялись по фиктивным трудовым договорам;
• — наличие Положения о премировании. Источники средств, направляемых на эти цели;
• — правильность составления и оформления расчётно-платёжных ведомостей на выплату заработной платы, наличие на ведомости разрешительных подписей руководителя и главного бухгалтера о выплате, а также правильность итогов по каждой странице ведомости; - своевременность и полнота выплаты заработной платы; - обоснованность начислений на фонд заработной платы.

Источниками информации служат документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учёта и отчётность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации, разработанные НИПИ — статинформом Госкомстата России.

Ведение первичного учёта по унифицированным формам распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства. Так, по учёту личного состава используются: приказ (распоряжение) о приёме на работу (ф. №Т-1), личная карточка (ф. №Т-2), учётная карточка научного работника (ф. №Т-4), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. №Т-5), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. №Т-8).

По учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда применяются: табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (ф. №Т-12), расчётно-платёжная ведомость (ф. №Т-53), лицевой счёт (ф. №Т-54).

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы, регистры по счёту 30 301 000 «Расчёты по налогу на доходы физических лиц» в части расчётов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы операций № 5 (при журнально-ордерной форме учёта), Главная книга, баланс.

Источниками информации для проверки соблюдения трудового законодательства и расчетов с персоналом по оплате труда являются:

— приказы (распоряжения) контракты, договора гражданско-правового характера, договора личного страхования, на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит, табеля учета использования рабочего времени, путевые листы, листки нетрудоспособности, расчетно-платежные и платежные ведомости, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами, акты инвентаризации имущества, учетные регистры (ведомости, журналы-ордера), главная книга, бухгалтерская отчетность.

Проверяя правильность оплаты труда, необходимо проверить наличие и соответствие законодательству первичных документов по учету рабочего времени, соответствие показателей аналитического учета с записями в главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату.

При проверке использования фонда оплаты труда, специалист по контрольно — ревизионной работе должен проверить:

• — соблюдения установленных штатным расписанием должностных окладов работников;
• — своевременность их индексации с учетом роста цен в условиях инфляции;
• — утверждено ли штатное расписание.

Источниками информации, используемой в процессе контроля, являются аналитические и синтетические данные по счету 30 201 000 «Расчеты по заработной плате», первичные документы (табеля отработанного времени, расчеты на оплату отпусков, нормативные документы, регулирующие эти операции).

Необходимо: выбрать личные дела и проверить, вся ли необходимая информация содержится в них, для начисления и удержания из оплаты труда; установить соответствие показателей аналитического учета с данными главной книги и бухгалтерского учета; изучить достоверность первичных документов, правильность их заполнения, проверить наличие подписей должностных лиц, заполнения всех реквизитов; подтвердить документальное начисление и удержание налога на доходы физических лиц.

Достоверность произведенных работником начислений заработной платы и других выплат проверяется, как правило, выборочно. Для этого в выборку включаются данные по категориям работающих или уволенных сотрудников по основным видам начислений. Проверке подвергаются расчетные и платежные документы, лицевые счета сотрудников, первичные документы. Особое внимание обращается на правильность заполнения документов в соответствии с нормативными требованиями.

Возможные нарушения:

• — оплата труда по разряду, превышающему установленный для соответствующей должности диапазон разрядов ЕТС;
• — ведение табелей учёта с большим отступлением от действующего порядка;
• — отсутствие утверждённого положения о премировании;
• — нарушения трудового законодательства в части установления продолжительности рабочего дня лицам, работающим по совместительству;
• — выплата надбавок и доплат к заработной плате сотрудников в размерах, превышающих максимально, установленные действующими нормативными актами;
• — направление средств, предназначенных на выплату заработной платы основным работникам, на выплаты вознаграждений лицам по заключённым договорам гражданско-правового характера (нештатным работникам).

На всех проверенных документах делается пометка, если после сопоставления документов останутся непомеченными какие-либо расчётно-платёжные и платёжные ведомости или фамилии отдельных лиц в них, то это может явиться признаком составления двойных платёжных ведомостей либо включения вымышленных фамилий.

По результатам проведенной проверки расчетов по оплате труда могут быть выявлены недостатки и замечания по ведению расчетов по оплате труда. В результате проверки руководитель учреждения и главный бухгалтер должны разработать мероприятия по устранению нарушений, замечаний и найти пути недопущения данных недостатков.

учет зарплата контроль.

• 1. Бюджетный кодекс Российской Федерации
• 2. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7 — ФЗ «О некоммерческих организациях» (ред. от 11.02.2013)
• 3. Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.20 011 г. № 402-ФЗ (информация Минфина РФ от 04.12.12 г. №ПЗ-10/2012)
• 4. Федеральный закон «Об упорядочении оплаты труда работников организаций бюджетной сферы» от 04.02.1999 г. № 22-ФЗ.
• 5. Инструкция о составе фонда заработной платы и выплат социального характера. Утверждена постановлением Государственного комитета РФ от 24.11.2000 года № 116 (ред. от 19.09.2002 г.)
• 6. Брызгалин А. В., Берник В. Р., Головкин А. Н. «Расходы на оплату труда. Налоговый и бухгалтерский учет» — Екб.: Издательство «Налоги и финансовое право», 2011.
• 7. Вифлеемский А. Б. «Налоговые вычеты из доходов сотрудников» — // Главбух — № 2, 2013.