Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения сохранности материальных ценностей промышленные предприятия имеют центральные склады, приобъектные склады и кладовые. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, средствами механизации и весоизмерительными приборами.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются секциям, а внутри них по группам, на стеллажах и полках для того, чтобы обеспечить быструю приемку, отпуск и проверку наличия. На каждый номенклатурный номер материалы выписывается материальный ярлык, который прикрепляется к местам хранения материалов. В нем указывается наименование материала, номенклатурный номер, марка, сорт, размер, единица измерения, цена, лимит наличия материала.

Сохранность материальных ценностей на складах обеспечивают заведующие складами (кладовщики), с которыми заключаются договора о полной материальной ответственности. Заведующие складами (кладовщики) должны иметь списки материально ответственных лиц, которым разрешается получение материальных ценностей со складов. Они ведут сортовой количественный учет движения материальных ценностей, т. е. учет в натуральном выражении. Порядок учета материалов в складах зависит от применяемого метода. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материальных средств на складах является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). Учет материалов на складах можно вести также и с помощью материальных отчетов по форме № С-19 [14, с. 99].

Основные принципы оперативно-бухгалтерского (сальдового метода) учета материалов следующие:

• — оперативность и достоверность количественного учета на складах, который ведут заведующие складами (кладовщики) на карточках складского учета;
• — постоянный контроль работников бухгалтерии непосредственно на складах (кладовых) за правильным ведением карточек складского учета;
• — осуществление бухгалтерией учета материальных ценностей денежном выражении по учетным ценам в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения — складов (кладовых) материально ответственных лиц и групп материалов;
• — систематическая взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принят учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При этом методе сортовой количественный учет материалов ведут заведующие складами (кладовщики) в карт складского учета материалов по форме № С-12. Карточки открываются бухгалтерией, в них записывают номер склада, наименование материала и другие данные и затем под расписку передаются заведующему складом (кладовщику). Для этих целей ведется реестр выдачи карточек по произвольной форме.

Карточки хранятся на складах в специальных картотечных ящиках, в разрезе групп и подгрупп материалов, а внутри их по номенклатурным номерам. По окончании календарного года все карточки складского учета сдаются в бухгалтерию для хранения в архиве, об этом делается отметка в реестре. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

При отпуске материалов по лимитно-заборным картам такие записи делаются в них. В течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с карточками складского учета, а в конце месяца итоговые данные из этих карт переносятся в карточки складского учета материалов по форме № С-12.

По окончании рабочего дня заведующие складами (кладовщики) на основании первичных документов, записанных в карточки складского учета материалов по форме № С-12, составляют в одном экземпляре реестр сдачи документов по форме № С-13, отдельно по приходу и расходу материалов. В нем записывается количество сдаваемых первичных документов, а также их номера с указанием общего количества сдаваемых документов по каждой группе материалов и в целом по реестру [3].

В течение месяца сальдовая книга хранится в бухгалтерии и используется для справочных целей. По окончании месяца заведующий складом (кладовщик) забирает ее в бухгалтерии и переносит из карточек формы № С-12 количественные остатки материалов на конец месяца и передает ее в бухгалтерию. В бухгалтерии количественные остатки таксируют и подсчитывают итоги по группам (подгруппам) материалов и в целом по счету. Общая стоимость остатков материалов по ведомости фирмы № М-14 на первое число месяца должна быть равна сумме по ведомости формы № 10-С по каждому складу (месту хранения). Этот метод учета материалов значительно уменьшает объем учетной работы, повышает ее качество, позволяет оперативно и систематически контролировать запасы и сохранность материальных ценностей на складе [9, с. 318].

Отчеты по форме № С-19 представляют собой регистр аналитического учета в форме комбинированной оборотной ведомости, в которой отражается движение материалов в натуральных и денежных измерителях. В отчетах отражаются материалы, имеющиеся в приобъектной кладовой, независимо от того, было или нет по ним движение в отчетном месяце. При сдаче отчета в бухгалтерию к нему прилагаются оправдательные документы (по приходу и расходу).

Таким образом, материальные отчеты по форме № С-19 могут вестись и на складах, однако в отличие от отчетов производственных участков они составляются только по номенклатуре тех материалов, по которым в отчетном месяце было движение.

Учет материалов в бухгалтерии может быть организован с применением персональных ЭВМ (компьютеров) или по журнально-ордерной форме на соответствующих регистрах бухгалтерского учета. Учет движения материалов в бухгалтерии ведется только в денежной оценке. В течение месяца материально ответственные лица (зав.складами, кладовщики, прорабы, мастера и другие лица) сдают в бухгалтерию первичные документы по приходу и расходу материалов. Принятые от материально ответственных лиц первичные документы подвергаются бухгалтерии по существу операций (законность операции) и правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставления в документах кодов). Проверенные и принятые документы подвергаются таксировке (количество умножается на цену), и определяются суммы прихода и расхода материалов. Таксировка осуществляется по каждой строке документа, а в лимитно-заборных картах таксируется итог по каждому номенклатурному номеру материалов.

При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией проставляются учетные коды видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов по счетам потребителям. После этого первичные документы передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами-фактурами, платежными требованиями и т. п. — для учета приобретения и заготовления производственных запасов, а расходные документы — для учета затрат на производство строительно-монтажных работ и на другие цели.

На основании первичных документов по складам и кладовым ведут накопительные ведомости. Их открывают на каждый месяц и ведут их в разрезе материально ответственных лиц. В приходную часть накопительной ведомости переносят остатки на начало месяца по каждой учетной группе материальных ценностей из накопительной ведомости за прошлый месяц. Затем в накопительную ведомость записывают данные о поступивших и выбывших материалах на основании принятых реестров формы № С-13. В конце месяца отдельно по приходу и расходу подсчитывают обороты и выводят остатки.

Остатки материалов по их учетным группам и материально ответственным лицам, указанные в накопительных ведомостях, сверяются с остатками, полученными в книге (ведомости) остатков на складе (форма № М-14). Эти остатки должны совпадать, так как записи в указанные регистры аналитического учета производятся на основании одних и тех же документов.

В условиях обработки учетной информации по учету материалов на компьютере накопительные ведомости не ведутся, вместо них составляются машинограммы — оборотные ведомости.

По истечении месяца в бухгалтерию поступают также от начальников участков, прорабов (мастеров) материальные отчеты формы № С-19 с приложенными к ним первичными документами, которые подвергаются проверке и обработке. Итоги материальных отчетов и накопительных ведомостей записываются в ведомость 10-С «Движение материалов в денежном выражении». Она предназначена для обобщения движения материальных ценностей по учетным ценам и фактической себестоимости, по местам хранения и получения сводных данных по счету 10.