Бухгалтерский учет кассовых операций

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. В понятиях современного бухгалтерского учета касса — это обобщенное подразделение, осуществляющее и оформляющее все операции по наличному денежному обороту. На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд оперативных касс. Главная касса выполняет функции приема, выдачи и хранения всех денежных средств и является держателем основополагающих первичных и отчетных документов по их учету. Оперативные кассы служат для приема наличных денежных средств у населения за реализуемые товары (работы и услуги) с применением контрольно-кассовых машин и/или документов строгой отчетности, а в исключительных случаях без того и другого.

Главная касса должна иметь изолированное специальное помещение, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности в сохранении денежных средств и документов. Она должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы)[7].

Расчеты наличными деньгами в условиях нестабильных рыночных отношений широко распространены, что обусловлено двумя важными обстоятельствами. Во-первых, они гарантируют оперативное и точное исполнение товарных и/или платежных обязательств. Действительно, покупатель получает товар и тут же за него расплачивается. Во-вторых, поступление и расход наличности контролируется главным бухгалтером и руководством предприятия, что при очень жесткой налоговой системе неизбежно провоцирует их не показывать официально весь свой денежный оборот.

Кроме этого, согласно Положения Банка России от 12 октября 2011 г № 373 — П каждое предприятие самостоятельно устанавливает лимит остатка кассы организации согласно расчета. Сверх этого лимита деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, пособий, командировочных сумм и т. п. в течение 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Предприятия не имеют право накапливать в своих кассах наличные деньги для выдачи заработной платы и выплат социального характера до наступления сроков, установленных и согласованных с обслуживающими банками.

Следует иметь в виду, что, кроме всего прочего, банки заинтересованы в том, чтобы денежные средства организаций хранились бы на расчетных счетах, что позволяет им использовать их для проведения собственных коммерческих операций.

Еще одним важным элементом контроля движения наличных денежных средств в государстве является обязательное применение специальных контрольно-кассовых машин (ККМ) при осуществлении денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин. А также некоторые другие организации в связи с особенностями их местонахождения.

Документы строгой отчетности используют предприятия и организации, осуществляющие свою деятельность в следующих областях: связь; общественные организации; гостиничное хозяйство; бытовое обслуживание; общественное питание; сбыт; страхование; транспорт; отдых и туризм; ветеринарные учреждения; лесное хозяйство; производство вторичных цветных металлов; некоторые другие.

Документы строгой отчетности составляются с применением специальных бланков, которые называются бланками строгой отчетности. Бланки имеют точно установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваиваются определенная серия и индивидуальный номер. У материально ответственных лиц (в том числе у кассира) они числятся на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Экземпляры документов, составленные на этих бланках, хранятся в местах, определенных документооборотом. Один из них поступает в кассу вместе с денежной суммой.

Бланк представляет собой специальный документ, отпечатанный типографским способом, в котором предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные (краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж). Требования, которые предъявляются к изготовлению бланков строгой отчетности, изложены в письме Министерства финансов Российской Федерации от 23.08.2001 № 16−00−24/70.

Использование бланков не установленных образцов не допускается.

Бланки приобретаются непосредственно у поставщика или через почтовые и посреднические организации. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 10 «Материалы» по наименованию, количеству и фактической стоимости покупки. Их учет и расходование должны сопровождаться двойным контролем.

Следует обеспечить:

• 1) количественный складской учет, при котором в приемных ордерах содержатся сведения о количестве, наименовании, серии и номерах;
• 2) суммовой бухгалтерский учет, при котором в специальной книге учета в кассе организации отражаются сведения о стоимости, наименовании, серии и номерах.

Книга учета документов строгой отчетности должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и подписана руководителем и главным бухгалтером организации.

При выдаче бланков в подразделения предприятия они списываются бухгалтером на счет 25 «Общепроизводственные расходы» и одновременно приходуются на забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». Механизм их бухгалтерского учета может быть представлен следующей совокупностью проводок[8]:

Д60 К51 — произведена оплата поставщику бланков строгой отчетности;

Д10 К60 — отражена учетная стоимость бланков (без НДС);

Д19 К60 — учтена сумма НДС по приобретенным бланкам;

Д68 К19 — осуществлен зачет с бюджетом по НДС;

Д25 К10 — отражена передача бланков в подразделения;

Товарные отчеты, книги учета бланков строгой отчетности и прилагаемые к ним документы, относящиеся непосредственно к сфере учета указанных бланков, хранятся в течение 5-ти лет. Затем они списываются по акту и уничтожаются, либо передаются на утилизацию организациям — заготовителям вторсырья.

Любое наличное денежное поступление (выручка от кассира-операциониста ККМ и из палаток розничного товарооборота, суммы от подотчетных лиц и покупателей, займы физических лиц, деньги из банка по чеку и т. п.) оформляется приходным кассовым ордером. Ордер выписывается на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер. В учете это отражается одной из следующих проводок:

Д50 К51,62,66,71,73,75,76 — отражен приход денег в кассу, где: счет 50 «Касса», счет 51 «Расчетные счета», счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых стоят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Выдача оформляется одной из следующих проводок:

Д20,26,44,51,60,66,70,71,73,75,76 К50 — отражен расход денег из кассы, где: счет 20 «Основное производство», счет 26 «Общехозяйственные расходы», счет 44 «Расходы на продажу», счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», счет 75 «Расчеты с учредителями», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» .

В настоящее время бухгалтерские проводки типа: Д20,26,44 К50, связанные с выплатами из кассы физическим лицам и представителям других предприятий за услуги, оказанные производственным подразделениям организации, рекомендуется оформлять совокупностью следующих проводок:

Д60,76 К50 — оплачены из кассы услуги сторонних физических лиц и предприятий;

Д20,26,44 К60,76 — списаны на себестоимость продукции наличные расходы по услугам физических лиц и сторонних предприятий, где: счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». (При незначительных суммах дополнительные учетные записи, на наш взгляд, являются избыточными.).

Разрешительные документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру, погашаются кассиром путем постановки на них штампа с надписью «Оплачено» и датой.

Денежные средства сверх лимита кассы, установленного обслуживающим банком, предприятие обязано сдавать в обслуживающий банк. Перемещение наличных денег из кассы предприятия в дневные и вечерние кассы банка может осуществляться как с помощью сотрудников предприятия, так и через представителей банка — инкассаторов.

В первом случае необходимо разработать комплекс мер по обеспечению безопасности для сотрудников и сохранности для денежных средств при их транспортировке.

Во втором случае с банком заключается соответствующий договор. Деньги передаются инкассатору в установленное время. До его прибытия кассир готовит их к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и упаковывая (перевязывая) их. Передача оформляется с помощью препроводительной ведомости, первый экземпляр которой укладывается в денежную сумку вместе с подобранными деньгами, а второй передается инкассатору. При этом в бухгалтерском учете делается следующая проводка[9]:

Д57 К50 — денежные средства из кассы сданы инкассатору, где: счет 57 «Переводы в пути» .

Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:

Д51 К57 — переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные и оперативные нужды.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников — в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.

При оформлении приобретаемых подотчетными лицами материальных ценностей бухгалтеру следует иметь в виду следующее:

• — если ценности закуплены в организации розничной торговли, то приемка их на учет производится без выделения НДС;
• — если ценности закуплены в организации-изготовителе продукции или оптовой торговли, то при наличии квитанции к приходному кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной строкой, приемка их на учет производится с отражением НДС.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Руководитель предприятия должен выделить для кассы соответствующее помещение, оснащенное специальным оборудованием и надежной защитой. Только в этом случае он вправе требовать от кассира полной материальной ответственности.

Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):

Д50 К68,91 — учтена сумма излишка денежных средств в кассе, где: счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», счет 91 «Прочие доходы и расходы» .

Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:

Д94 К50 — установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д73.2 К94 — отнесена сумма недостачи на кассира;

Д70 К73.2 — удержана сумма недостачи из заработной платы кассира, где: счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», субсчет 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба», счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Наряду с наличными расчетами в настоящее время распространяются также безналичные расчеты через кассы. Они могут производиться посредством чеков, чековых книжек и кредитных карточек. При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью «Чек принят в уплату за товар» и пробивает сумму, указанную в чеке, через ККМ.

При предъявлении в кассу покупателем вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает чек из книжки, ставит на его обороте дату и подпись. Этот чек сдается вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.

Покупка товаров при помощи кредитных карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет связь с банком. По каналу связи производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале.

Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств предприятие должно иметь кассу. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению главной кассы (в дальнейшем просто кассы).