Регламентирование формирования, представления и анализа внутренней отчётности

Децентрализация управления, которая создаёт объективную потребность для выделения управленческого учёта в самостоятельную область деятельности, требует более формализованного подхода к организационной структуре предприятия, охватывающей все структурные единицы и определяющей место каждой структурной единицы (подразделения, отделения, сегмента) с точки зрения делегирования ей определённых полномочий и установления ответственности. Таким обобщающим понятием стал «центр ответственности». В результате организационную структуру современного предприятия можно рассматривать как совокупность различных центров ответственности, связанных линиями ответственности.

Под центром ответственности в управленческом учёте понимают любое структурное подразделение организации (бизнес-подразделение), которое возглавляет менеджер, имеющий право самостоятельно, без согласования с руководством оперативно принимать решения в области выделенных ему полномочий (в виде верхнего предела) на определённую сумму денег. Менеджеру могут быть выделены только те полномочия, на результаты которых вверенный ему центр ответственности может оказывать влияние [52, с.157].

Значение внутренней управленческой отчётности подтверждается тем, что чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результата, а в этом и есть основная цель управленческого учёта, тем в большей степени он нуждается во внутренней отчётности, информирующей его об эффективности деятельности центра ответственности. Ему нужно всё время знать, насколько хорошо он работает.

Чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результатов, тем меньше времени он уделяет бумажной работе, изучению необработанных или слабо обработанных данных. Ему нужен минимальный объём данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы они содержали информацию, на основе которой он сможет принимать решения и осуществлять действия.

Чем в большей степени руководитель пытается осуществить контроль действий своих подчинённых, тем более ему нужны согласование целей и планирование результатов их работы, так как информация внутренней отчётности об их фактической деятельности представляет ещё недостаточную информацию для контроля. Внутренняя управленческая отчётность должна отражать отклонения от ожидаемых результатов.

Внутренняя отчётность составляется, прежде всего, для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь — для его начальника.

Иерархия в управленческом учёте выстраивается таким образом, что оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму предоставляемых данных.

К высшим уровням управления объём информации сокращается, а ответственность (значимость) принимаемых решений увеличивается [51, с.376−379].

Цель составления внутренней отчётности, охватывающей всё предприятие, — удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путём предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих). Цель составления внутренней отчётности обусловливает её периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объём приводимых данных должны варьироваться в зависимости от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих конкретному предприятию и конкретному объекту управленческого учёта, цели управления применительно к данному объекту учёта, содержанию полномочий и ответственности, которые делегированы конкретному структурному подразделению и его менеджеру. В связи с этим разработка внутренней отчётности является прерогативой предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления данной отчётности, а также пользователи варьируются в зависимости от условий хозяйствования на конкретном предприятии. Исключение составляет лишь финансовая отчётность отраслевых и географических сегментов предприятия, которая регулируется национальными и международными стандартами [52, с.156].

Главными отличиями управленческой отчётности от бухгалтерской являются степень детализации (в управленческой отчётности представлена более подробная аналитическая информация), способы группировки данных (в управленческой отчётности данные могут группироваться по принципам, отличным от бухгалтерских) и степень точности информации (в некоторых случаях, особенно в оперативных управленческих отчётах, допускаются определённая погрешность и использование приблизительных данных).

При разработке методики составления и обработки отчётности требуется взвешенный подход к определению сроков подачи управленческой отчётности, количества представляемых данных, их форм.

Как правило, ежемесячная управленческая отчётность составляется в период между 5-м и 10-м числами месяца, следующего за отчётным. Однако может возникнуть ситуация, когда собственникам предприятия или генеральному директору понадобится хотя бы приблизительная отчётность за текущий месяц уже 29-го числа, т. е. до окончания отчётного периода. В этом случае неоценимую помощь окажут имитационные модели бизнеса, с помощью которых составляются и долгосрочные прогнозы, и ежемесячные бюджеты. В модель вводятся доступные на текущий момент данные, производится их экстраполяция на дни, оставшиеся до конца отчётного периода. В результате получается управленческая отчётность, построенная в основном на фактических данных, но с определёнными допущениями. Как правило, точности такого расчёта вполне достаточно для принятия оперативных решений.

Каждое предприятие разрабатывает управленческую отчётность, ориентируясь, прежде всего, на свои потребности в управленческой информации. Не имея всей информации, руководство компании не сможет принимать взвешенных решений, однако, если информации слишком много, менеджеру становится труднее выделить самые важные данные, оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия [36, с.70−73].

Анализ управленческой информации в полном объёме по большинству факторов с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчётности. Управленческий учёт как информационная система включает в себя и управленческий анализ, т. е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив.

Во внутренней управленческой отчётности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчёты, способствующие лучшему восприятию информации.

Управляющие всех уровней стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчётностью. Они не любят заниматься расчётами, подготавливать отчётную информацию (хотя бы) для первичной оценки результатов работы.

Хорошая управленческая отчётность должна содержать информацию, предоставленную в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с отчётами.

Оценка отклонений является непременным компонентом хорошо составленной внутренней управленческой отчётности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в форме сальдо на счетах управленческого учёта.

Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчётности. В отчётных таблицах следует проводить результаты анализа отклонений.

Одним из вариантом может быть расширение показателей отклонения фактических данных в сравнении не только с планом, но и с прогнозом, с фактическими данными предыдущего отчётного периода, а также в сравнении плановых данных с прогнозными, их сравнении с фактическими данными предыдущего периода.

Такие расчёты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Внутренняя отчётность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за сто), показатель меньше единицы характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам — уровень экономии). Показатели, превышающие единицу, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам — относительный показатель перерасхода или превышения).

Полезно группировать отклонения по их значимости, исключая незначительные суммы отклонений вообще, ранжировать отклонения от больших (значительных) к меньшим. Выбирать отдельно отклонения, превышающие контрольную сумму или относительно большие, допустимо не более 5% в ту или другую сторону.

Для оценки сметных или нормативных издержек лучшим вариантом являются отклонения. Но по другим показателям отклонения не дают полной картины изменений и достигнутых результатов.

Решение можно искать путём соотношения одних показателей к другим, вычислять относительные показатели, аналитические соотношения [51, с.384−385].

В отечественной бухгалтерской теории и практике понятие управленческого учёта появилось сравнительно недавно, на Западе это понятие используется более полувека.

В настоящее время учёт на Западе традиционно подразделяется на две подсистемы — финансовый и управленческий учёт. Такое подразделение обусловлено различием в целях и задачах внешней и внутренней бухгалтерии.

Финансовая отчетность не является коммерческой тайной, открыта к публикации и в определенных случаях должна быть заверена независимым аудитором или аудиторской фирмой.

В системе управленческого учета формируется информация о расходах, доходах и результатах деятельности в необходимых для целей управления аналитических разрезах. При этом руководство предприятия самостоятельно решает, в каких разрезах классифицировать объекты управления и как осуществлять их учёт. Информация управленческого учёта предназначена для руководства и менеджеров предприятия, является коммерческой тайной и носит строго конфиденциальный характер. Вопросы организации управленческого учета практически не регламентируются законодательством.

Управленческий учет базируется на методиках, тесно связанных с функциональными процессами на предприятии. Несмотря на то, что на практике в организациях обычно используются отдельные элементы управленческого учета, важно, чтобы эти элементы были объединены в единую систему, ориентированную на достижение главного результата — повышения качества управления организацией.