Введение. 
Система учета архивных документов

Одним из важнейших направлений деятельности Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является осуществление государственного учёта архивных документов. Вопросы учета документов АФ РФ имеют огромное значение и определяют актуальность темы, поскольку учёт одновременно является средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников, этим и обусловлен выбор темы курсовой работы «Учет документов в Архивном фонде Российской Федерации».

В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».

Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России». Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

Современные правила учета основываются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Степень изученности данной темы нашла своё отражение в основном учебниках и учебных пособиях, научных статьях по теории и практике архивного дела.

В работах Алексеевой Е. В., Булюлиной Е. В., Вовкотруб О. В., Малышевой С. Ю. Тельчарова А.Д., Чмыхало А. Ю., изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.

Объект исследования — учет документов архивного фонда РФ.

Предмет исследования — учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда РФ.

Цель исследования — изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

• 1. Изучить систему учета документов архивного фонда;
• 2. Рассмотреть функции учета архивного фонда;
• 3. Проанализировать порядок ведения основных учетных документов.

Источниковая база:

• 1. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• 2. «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (от 08.07.1997 № 1344);
• 3. «Регламент Государственного реестра уникальных документов АФ РФ»
• 4. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 194.
• 5. ГОСТ Р. 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Структура работы состоит из: введения, трех разделов, заключения, библиографического списка и приложений.

Первая глава курсовой работы посвящена видам материальных носителей и состоит из двух частей. В первой части рассмотрены виды материальных носителей их значение и применение. Во второй части описаны перспективные виды носителей информации.

Во второй главе речь пойдет о фотодокументировании. Эта глава так же состоит из двух частей. Первая часть посвящена фотодокументу, истории его создания, развития и применения. Во второй части речь пойдет о новейших фотокамерах, позволяющих сделать наиболее качественный фотодокумент.

Последняя глава курсовой работы рассказывает о кино-документировании и как и предыдущие состоит из двух частей. Первая часть рассказывает об истории развития кино. А вторая часть повествует о том, что представляет собой кинодокумент и рассказывает о его классификации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.