Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

• 1) По назначению:
  • * вырабатывающие и принимающие решения;
  • * разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
  • * подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
  • * оперативные (диспетчерские).
• 2) По периодичности (частоте) проведения:
  • * разовые;
  • * регулярные;
  • * периодические;
• 3) По количеству участников:
  • * узкий состав (до пяти человек) ;
  • * расширенные (до двадцати человек) ;
  • * представительные (свыше двадцати человек).
• 4) По степени стабильности состава участников совещания:
  • * с фиксированным составом;
  • * с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
  • * комбинированные.
• 5) По принадлежности:
  • * общественных организаций;
  • * административные
  • * научные и научно-технические;
  • * объединенные.
  • * научные

Планирование проведения совещаний

Таблица 1.

Технология организации и проведения делового совещания.

Проведение совещаний имеет четыре этапа:

Подготовка совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров — организаторов совещаний.

Выделяют шесть групп ошибок:

• 1) Отсутствует главная тема совещания;
• 2) При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
• 3) Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
• 4) В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами;
• 5) На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
• 6) Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй — между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:

• * не регламентируется его продолжительность;
• * не соблюдается установленная продолжительность;
• * слишком большая продолжительность;
• * не делаются перерывы;
• * не ограничивается время на доклады и выступления;
• * участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

Подготовка участников совещания. Менеджер организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

2) Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40−45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10−15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.

Регламент — это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula — что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• 1) Достижение цели совещания;
• 2) Решение;
• 3) Исполнители задания и сроки.

Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

• 1) Дата и место проведения;
• 2) Номер протокола;
• 3) Краткое содержание обсуждаемого вопроса;
• 4) Присутствовали;
• 5) Отсутствовали, причины отсутствия;
• 6) Копии (фамилия тех, кому предназначены) ;
• 7) Повестка дня по пунктам;
• 8) Тема по пункту повестки дня;
• 9) Обсудили (кто выпустил) ;
• 10) Постановили (сообщается, что именно) ;
• 11) Выполнения решения возложено на (фамилия) ;
• 12) Сроки исполнения (дата).
• 3) Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

Решения могут вырабатываться двумя способами:

• * Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его по результатам голосования.
• * Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.

Контроль над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.