Учет денежных средств и денежных документов

Для хранения наличных денежных средств и выполнения расчетов ими на предприятии имеется касса. Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению туда посторонних лиц, несгораемый металлический шкаф для хранения денег и ценных бумаг. Двери в кассу во время совершения операций всегда закрываются с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассовые операции осуществляет кассир Кулиш Н. А., являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Предприятию ООО «Профиль» разрешается иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, который составляет 10 000 (Десять тысяч) рублей.

В большинстве случаев деньги в кассу ООО «Профиль» поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам.

В кассу предприятия деньги поступают и из других источников, например от сотрудников возврат неиспользованных подотчетных сумм. А так же от покупателей, расплачивающихся за приобретенный товар наличными денежными средствами.

Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией, которая выдается лицу, внесшему деньги, в подтверждение приема денег в кассу.

Расход денег из кассы в основном связан с выплатой заработной платы и премий работникам, расходами по командировкам, телефонных и других расходов. Основным документом, которым оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.

Прием и выдача наличных денег кассой предприятия также производятся и по другим надлежаще оформленным документам (товарно-транспортным накладным на отпущенные за наличный расчет товарно-материальные ценности, счетам за оказанные услуги, платежным ведомостям и др.). В этих случаях на таких документах накладывается штамп с реквизитами кассового ордера.

Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Сразу же после получения или выдачи денег, данные приходных и расходных кассовых документов записываются кассиром в кассовую книгу, которая обязательно пронумерована, прошнурована, опечатана печатью, а количество листов заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром аналитического учета к счету 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 50−1 «Касса организации»;
• 50−2 «Операционная касса»;
• 50−3 «Денежные документы» и др.

На основании этих данных в бухгалтерии формируется «Отчет кассира», где показываются операции по кассе за день. На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в регистре по кредиту счета 50 и в ведомости № 1 по дебету счета 50 (для контроля).

Главный бухгалтер оформляет проводки по каждой хозяйственной операции. При этом выписывае расходные и приходные кассовые ордера.

Приходные. Пример:

· Принята от ООО «ИнжСтрой-15» предоплата за материал в размере 50 000 рублей:

Д-50.1.

К-62.1.

· Принята от ООО «Технониколь» предоплата в размере 74 500 рублей:

Д-50.1.

К-62.1.

· Кассир организации ООО «Профиль» получил в банке наличные деньги в размере 120 000 руб. на выплату зарплаты работникам:

Д-50.

К-51.

· Возвращен выданный аванс в размере 1000 рублей:

Д-50.

К-62.

Расходные:

· Выдано 25 000 рублей на хозрасходы:

Д-71.1.

К-50.1.

· Выдана заработная плата в размере 65 200 рублей:

Д-70.

К-50.1.

· Оплачены счета по услугам, сторонних организаций:

Д-76.

К-50.

· Оплачены предприятием приобретенные товары на сумму 700 000рублей:

Д-10.

К-50.

Для хранения временно свободных денег и безналичных расчетов у предприятия в избранном им банке открыт, прежде всего, расчетный счет. Через него и осуществляются расчеты путем записей (переноса сумм) с расчетного счета одного предприятия или объединения на расчетный счет другого.

Предприятие, которому открыт расчетный счет, является его владельцем. Оно распоряжается в пределах предоставленных ему прав всеми средствами, числящимися на этом счете. Выдачу денег, безналичные перечисления, а в некоторых случаях и зачисления банк осуществляет по документам специальной формы, скрепленным подписями руководителя и главного бухгалтера, заверенными печатью предприятия.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения предприятия, проводимые в порядке безналичных расчетов.

Прием, выдачу и перечисление денег банк выполняет на основании документов специальной формы. При внесении наличных денег из кассы на расчетный счет оформляется объявление на взнос наличными, а при получении в кассу на различные цели — чек. При расчетах с другими предприятиями и организациями применяются документы в зависимости от предусмотренной формы расчетов между ними.

В бухгалтерии предприятиях учет движения денег на расчетном счете по данным выписок банка ведется на активном счете 51.

Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 «Расчетные счета» отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

Приходный кассовый ордер:

· Сдан на расчетный счет сверхлимитный остаток денег в кассе:

Д-51.

К-50.

· Поступили деньги от покупателей и заказчиков:

Д-51.

К-62.

Расходный кассовый ордер:

· Оплачены счета поставщиков:

Д-62.

К-51.

· Списаны наличные деньги с расчетного счета:

Д-50.

К-51.

Счет 52 «Валютные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

По дебету счета 52 «Валютные счета» отражается поступление денежных средств на валютные счета организации. По кредиту счета 52 «Валютные счета» отражается списание денежных средств с валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).

Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

К счету 52 «Валютные счета» могут быть открыты субсчета:

• 52−1 «Валютные счета внутри страны» ,
• 52−2 «Валютные счета за рубежом» .

Аналитический учет по счету 52 «Валютные счета» ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте.

Приходный кассовый ордер:

Зачислены денежные средства в пути:

Д-52.

К-57.

Поступила выручка от покупателя на расчетный счет:

Д-52.

К-62.

Расходный кассовый ордер:

Оплачены счета поставщиков:

Д-62.

К-52.

Возвращен долгосрочный кредит банку:

Д-67.

К-52.

Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета:

55−1″ Аккредитивы"; 55−2″ Чековые книжки"; 55−3 «Депозитные счета» и др.

Приходный кассовый ордер:

Получены средства на финансирование капитальных вложений:

Д-55.

К-86.

Получены бюджетные средства в счет целевого финансирования:

Д-55.

К-86.

Расходный кассовый ордер:

Оплачен счет поставщика:

Д-60.

К-55.1.

Оплачен чек, выданный организацией:

Д-76, 60.

К-55.1.

Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути, т. е. денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.

Основанием для принятия на учет по счету 57 «Переводы в пути» сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.

Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 «Переводы в пути» обособленно.

Приходный кассовый ордер:

Перечислены денежные средства на покупку валюты:

Д-57.

К-51.

Перечислена валюта в банк с текущего валютного счета для приобретения рублей Российской Федерации:

Д-57.

К-52.

Расходный кассовый ордер:

Приобретенная валюта зачислена на текущий валютный счет:

Д-52.

К-57.

Зачислена на расчетный счет организации рублевая выручка от продажи валюты:

Д-51.

К-57.

Формы безналичных расчетов Безналичные расчеты проводятся на основании расчетных документов установленной формы и с соблюдением соответствующего документооборота. В зависимости от вида расчетных документов, способа платежа и организации документооборота в банке, у плательщиков и получателей средств различают следующие основные формы безналичных расчетов: расчеты платежными поручениями, аккредитивную форму расчетов, расчеты чеками, расчеты платежными требованиями-поручениями.

Предприятие ООО «Профиль» использует такие формы расчета как расчеты платежными поручениями и расчеты чеками.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями).

Расчеты платежными поручениями.

Это — самая распространенная в настоящее время в России форма безналичных расчетов. Платежное поручение представляет собой поручение предприятия обслуживающему банку о перечислении определенной суммы со своего счета (рис. 2). Эта форма расчетов имеет тенденцию более широко использоваться в условиях рыночной экономики.

Расчеты платежными поручениями используются для совершения широкого спектра платежей: с их помощью рассчитываются с поставщиками и подрядчиками в случае предоплаты, органами пенсионного и страхового фондов, с работниками при переводе заработной платы на их счета в другие банки, при налоговых и иных платежах, при уплате банку комиссионных и т. д.

Платежные поручения действительны в течение десяти дней со дня их выписки (день выписки при этом в расчет не берется) и принимаются от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете, если иное (получение ссуды для совершения платежа) не оговорено между банком и владельцем счета.

Рис. 2. Расчеты платежными поручениями при последующей оплате товаров (услуг): 1 — поставка товара (оказание услуг); 2 — передача платежного поручения в банк и списание средств со счета покупателя; 3 — перевод средств в банк поставщика и зачисление средств на счет получателя. 4 — сообщение поставщику о зачислении средств на его банковский счет

По договоренности сторон платежи поручениями могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочный платеж совершается при авансовых платежах, т. е. до отгрузки товара (рис. 2); после отгрузки товара, т. е. путем прямого акцепта товара (см. рис. 3); либо при частичных платежах при крупных сделках. Досрочный и отсроченный платежи возможны в рамках договорных отношении без ущерба для финансового положения сторон.

Аккредитивная форма расчетов.

Рис. 3. Расчеты платежными поручениями при предварительной оплате товаров (услуг): 1 — заключение договора о поставке товаров (оказании услуг) с предварительной оплатой; 2 — передача платежного поручения в банк и списание средств со счета покупателя; 3 — перевод средств в банк поставщика и зачисление средств на счет получателя; 4 — сообщение поставщику о зачислении средств на его банковский счет; 5 — поставка товара (оказание услуг).

Сфера применения аккредитивной формы расчетов недостаточно широка, ее удельный вес в структуре форм безналичных расчетов относительно невелик, но стабилен как в условиях административно-командной экономики, так и рыночной. Сущность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что плательщик поручает обслуживающему его банку произвести за счет средств, предварительно депонированных на счете, либо под гарантию банка, оплату товарно-материальных ценностей по месту нахождения получателя средств на условиях, предусмотренных плательщиком в заявлении на открытие аккредитива.

Расчеты чеками.

При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение банку, выдавшему расчетные чеки, уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, получателю средств (чекодержателю).

Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, выступают платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законами Российской Федерации. Не допускаются расчеты чеками между физическими лицами.

Допускается прием чеков во вклады граждан на их лицевые счета в банках на условиях, определенных банком-эмитентом или банком-корреспондентом.

Чек удобен для расчетов в случаях:

• * когда плательщик не хочет совершать платеж до получения товара, а поставщик — передавать товар до получения гарантии платежа;
• * когда продавец заранее не известен.

Расчетный чек, эмитированный российским банком, имеет хождение только на территории Российской Федерации.

Чек служит ценной бумагой. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности.

Чековая книжка представляет собой бланки чеков «Расчетный чек», сброшюрованные в книжки установленного образца по 10, 25 и 50 листов. Бланки чековых книжек — документы строгой отчетности и их форма устанавливается Центральным банком РФ. Для получения чековой книжки предприятия представляют в обслуживающий их банк заявления. Банк депонирует средства заявители на отдельном счете, с которого оплачиваются чеки. Клиент получает в банке чековую книжку с указанием суммы, депонированной банком, в пределах которой он может выписывать чеки.

Клиентам с устойчивым финансовым положением и стабильной платежной дисциплиной при наличии соответствующего договора может быть выдана чековая книжка под гарантию банка (без депонирования средств).

Чек должен быть предъявлен к оплате в учреждение банка в течение десяти дней, не считая дня его выдачи.

Приобретая товар или получая услуги, предприятие (через полномочного представителя) выписывает расчетный чек и передает его поставщику-получателю средств (рис. 4). Чеки, поступившие в платеж, как правило, должны сдаваться чекодержателем в банк на следующий день со дня выписки. После проверки правильности реквизитов чеков и соблюдения сроков их действия банк зачисляет сумму, указанную в чеке, на счет получателя денежных средств, списав ее со счета, на котором депонированы средства, или с расчетного или ссудного счетов (если книжка выдана под гарантию банка).

Рис. 4. Расчеты чеками: 1 — покупатель направляет в банк заявление на выдачу чековой книжки; 2 -банк выдает ему чековую книжку (или разовый чек); 3 — отгрузка товара или оказание услуг; За — оплата товара чеком; 4 — поставщик предъявляет чек в банк к оплате и последний списывает средства со счета покупателя и зачисляет их на счет поставщика

В России «Положение о безналичных расчетах» (1992 г.) конкретизировало порядок расчетов чеками и одновременно несколько ограничило возможности их использования. Последнее выразилось в том, что:

• * чекодателю запрещен индоссамент чека;
• * чекодатель не может передать чеки поставщику путем индоссамента;
• * требуется обязательно предварительное депонирование чекодателем средств на отдельном счете.

При расчетах чеками из чековых книжек с депонированием средств гарантируется платеж поставщику, но средства отвлекаются из хозяйственного оборота плательщика на достаточно длительный срок.

Расчеты платежными требованиями-поручениями.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк плательщика расчетных и отгрузочных документов стоимость поставленной по договору продукции, выполненных работ, оказанных услуг и поручение плательщика списать средства с его счета.