Организация и планирование процесса снабжения. 
Определение метода закупок

Организация процесса снабжения предусматривает:

• · создание инфраструктуры процесса;
• · создание организационной структуры управления снабжением.

Рассмотрим каждую из этих составляющих.

• 1. Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств. На отдельных предприятиях могут быть также подразделения по переработке отходов производства и тарного хозяйства.
• 2. В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Это, прежде всего, малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существует два основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

• · централизованная;
• · децентрализованная.

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела (рис. 1).

Преимущества такого подхода:

• 1. пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
• 2. возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• 1. решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
• 2. недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
• 3. ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т. п.

Рис. 1 Децентрализованная форма организации управления снабжением

Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т. е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

• 1. объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
• 2. координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
• 3. устранение дублирования операций и ненужных приемов;
• 4. наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
• 5. концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля (рис. 2).

Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для того чтобы правильно организовать процесс снабжения на предприятии, необходимо знать методы планирования снабжения, из которых можно выбрать конкретный метод или группу методов для внедрения на предприятие и эффективного использования в дальнейшем.

Рис. 2 Централизованная форма организации управления снабжением

Когда сформирована и выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.

Выбор метода закупок зависит:

• · от сложности конечного продукта;
• · от состава комплектующих изделий и материалов.

Организация и планирование снабжение, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия.