Концептуальные основы организационного управления

Понятия, цели и сущность систем управления

менеджмент качество организационный управление Организационная структура управления — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами [1].

Управление — деятельность управляющей подсистемы, заключающейся в выработке управляющего воздействия и его осуществления и направленная на эффективное достижение цели деятельности системы в целом [2].

В определении содержится главное, ради чего осуществляется управление деятельностью и сама деятельность — цель. Далее отмечается необходимость выработки и осуществления непрерывного воздействия на управляемую подсистему, подчеркивая этим самым необходимость деятельности и по выработке управляющего воздействия, и по осуществлению того воздействия, то есть по существу предусматривает в составе управленческой деятельности, кроме задач выработки управляющего воздействия, и организаторские задачи по обеспечению выработанного решения [3].

Организационная система — общественная (социальная) система, в которой элементами являются люди и коллективы людей [4].

Группа людей считается организационной системой:

• — Если состоит по крайней мере из двух человек, которые считают себя частью этой группы.
• — Имеет одну цель (желаемое конечное состояние или результат), которую принимают как общую все члены группы;
• — Имеет членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организационной системе присущи свойства:

• — целостность;
• — наличие орган организационной культуры;
• — регламентированное поведение и деятельность членов организации;
• — способность выявлять и удовлетворять свои потребности;
• — способность к самообучению и саморазвитию.

Особенностями организационной системы являются:

• — Ориентация на определенные социальные потребности:
• — Целенаправленность:
• — Единый центр управления (орган управления, аппарат управления, субъект управления и т. д.);
• — Иерархическая структура;
• — Интегрированный характер.

Под управлением организацией понимается процесс выработки решения, планирования, организации, коммуникации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели организации.

Специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.

Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного аспекта, и называется управление.

Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления.

Поскольку управление — специфическая функция, то она реализуется определенными элементами системы. Система в процессе своего функционирования разделяется на управляющую и управляемую подсистемы. Действительно, если мы полагаем, что в системах не может быть бесцельных процессов, то очевидно, что если есть цель деятельности, должно быть управление достижением этой цели и сама деятельность по ее достижению [5].

Таким образом, налицо разделение функций управляющей и управляемой подсистем. Подобное разделение явилось объективной необходимостью, вызванной усложнением процессов деятельности во всех ее областях, постоянным ростом общественного характера деятельности, увеличением взаимосвязей различных процессов. Появляется необходимость согласования целей и усилий индивидуумов, коллективов предприятий, отраслей и т. д., управления их совместной деятельностью.

Система, формирующая управляющее воздействие, называется управляющей подсистемой. Система, испытывающая на себе внешние воздействия, называется управляемой подсистемой. Обе эти системы в совокупности с учетом их взаимодействия образуют уже новую — систему управления, как совокупность двух подсистем (управляющей и управляемой).

В отличие от других типов систем системам с управлением (системам управления) присущ ряд характерных особенностей независимо от их природы и назначения [6]:

• 1) Решающую роль в сохранении целостности системы принадлежит информационным связям. Без обмена информацией между элементами такие системы не могут функционировать и сохранять свою целостность.
• 2) Системы способны переходить в различные состояния в соответствии с управляющими воздействиями. При этом переход не может осуществляться мгновенно, а требует некоторого времени.
• 3) Существует некоторое множество допустимых линий поведения системы, из которых выбирается наиболее предпочтительная. Если возможности выбора линий поведения нет, то управление практически отсутствует.
• 4) Для систем с управлением характерны определенные структуры, отражающие контуры управления.
• 5) Системы являются открытыми, т. е. воздействие среды на них и их на внешнюю среду может иметь самые различные природу и последствия.
• 6)Процесс функционирования систем характеризуется целенаправленностью. Если цель не определена, управление становится бессмысленным.

Цель организационной системы управления определяется как вариант удовлетворения исходной потребности, выбранный из некоторого множества альтернатив, сформулированных на основе специального знания.

Потребность — категория объективная, цель — субъективная кактеория, определяемая имеющимся опытом. Результат — это мера достижения конкретной цели, т. е, мера удовлетворения потребности. Цель есть конкретное выражение потребности, сформулированное на основе имеющего опыта и определяющее конкретное функционирование создаваемой системы.

Реализация потребности связана с возможными альтернативными путями ее реализации. Выбор альтернативного варианта связан с оценкой возможностей на данном уровне знания, то есть определяется не только выбором определенной и конкретной совокупности методов и средств, обеспечивающих реализацию модели в данных условиях.

Потребность — это то, что объективно связывает человека (и вообще живое) внешней средой (миром), в том числе и с социальным, как некоторое (определяющее) условие обеспечения его жизнедеятельности и существования.

Существование субъектов поддерживается возникновением и удовлетворением потребностей.

Для людей она является движущей «пружиной поведения и сознания, определенной зависимостью человека от внешнего мира, субъективному миру, ее нуждой в таких предметах и условиях, которые необходимы для ее нормальной жизнедеятельности, для самоутверждения и развития).

Цель — это совокупное представление о некоторой модели будущего результата, способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся реальных возможностях, оцененных по результатам опыта [7].

• — Цель находится в непосредственной зависимости от потребности и является в этом процессе ее прямым следствием.
• — Выбор цели сугубо субъективный, то есть выбор основан на конкретном значении индивида или сообщества цель конкретна.
• — Цель всегда несет в себе элемент неопределенности, что приводит к некоторому «рассогласованию» фактически полученного результата и той модели, которая была сформирована;
• — Наличие неопределенности в исходной модели делает цель средством оценки будущего результата.

Рассмотрим некоторые соотношения потребности и цели в социальных образованиях. Известно, что каждый человек индивидуален и одновременно является социальным элементов, будучи членом определенного сообщества, определенной социальной организации.

Принято считать, что требование вышестоящей организации безусловно для нижестоящей, и поэтому, следовательно, автоматически трансформируется в цель для него, которую необходимо также безусловно реализовать. Однако это не совсем так, Рассмотрим варианты трансформации требований в цель. Требование определяет все элементы цели. В этом случае проблема выбора для социального элемента отсутствует полностью.

Требование не ограничивает условия и методы реализации, однако точно предписывает модель результата и совокупность средств реализации. Свобода выбора в достижении цели расширяется, так как индивид вправе использовать данные в его распоряжении средства по своему усмотрению, лишь бы получить необходимый результат [8].

Требование не имеет никаких ограничений. Случай, когда требование не несет в себе необходимости конкретных предписаний по всем компонентам цели.

Рассмотрим соотношения между целью, характером деятельности и видом результата.

Сознание может воспринимать, а может и не воспринимать какие-нибудь существующие в памяти образы для созерцательной деятельности характерно отсутствие целевой установки и отсутствие результата.

Субъект действия создает некоторую исполнительную систему из имеющихся (известных) средств, при известных методах и условиях, однако модель результата точно не определена. Следовательно, не определен и момент фиксации результата. В этом случае говорят о постановке эксперимента и о результатах эксперимента, положительных или отрицательных.

Исследовательская деятельность — потребность познания, познавательно-практическая потребность. Для исследовательской деятельности характерно наличие цели, результаты деятельности способны быть полезными в будущем, если будут обнаружены.

Производственная деятельность. Субъект действия создает некоторую исполнительную систему при полной определенности компонентов цели, в том числе и модели результата.

Цель реальных систем можно свести к трем основным видам формального их задания:

• — требуемое конечное состояние системы;
• — требуемый порядок смены состояний — движения системы;
• — требуемое направление движения системы без фиксации конкретной конечной точки.

В современной литературе не существует единого взгляда на состав функций управления. Однако в настоящее время получил широкое распространение подход, основанный на объединении всех в четыре основные функции, которые применимы ко всем организациям. Согласно этому подходу процесс управления состоит из взаимосвязанных функций планирования, организации деятельности, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Концепция процессного подхода сделала революционный поворот в развитии управленческой мысли. Процессорный подход рассматривает управление как процесс, потому что работа по достижению целей организации — это не единовременное действие, а непрерывная серия взаимосвязанных действий.

Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называются функциями управления, Каждая функция управления тоже представляет собой процесс, потому что состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления в целом является общей суммой всех функций управления.

Ни одно из действий в организационных системах не начинается без соответствующего решения руководителя (директора, управляющего, командира), так как эти действия несут не только материальную, но и юридическую нагрузку. Решения в современных условиях, особенно творческого, перспективного характера, не могут быть выработаны лично руководителем (управляющим, директором, начальником, командиром).

Принятие решения представляет собой деятельность, направленную на оценку всех возможных альтернатив и выбор одной из них.

Поскольку решение лишь краткое изложение принятой альтернативы действий, появляется, очевидно, необходимость детализации этого решения, которая определяется в процессе планирования т. е. разработка плана действий по достижению целей системы.

Целью планирования является разработка рационального плана на основе выработанного решения. Теперь, если решение принято, если процесс достижения цели спланирован, то, очевидно, необходимо создать целевые организации, призванные реализовать решение и план достижения. Эта функция может быть решена в процессе создания целевых организаций.

Организация деятельности — это одна из функций управления, предназначенная для создания реальной системы людских и технических, финансовых, материальных и других ресурсов, иначе говоря целевых организаций, предназначенных для реализации решения и плана.

Организации деятельности — этого процесс создания организационной структуры, которая дает возможность людям эффективно взаимодействовать и работать вместе для достижения общих целей.

Следовательно, организация — это деятельность, выходом которой являются реальные целевые системы (организации).

Известно, что прекрасно составленные планы и совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Работники эффективно выполняют свою работу только в том случае, когда в них имеется внутреннее побуждение к действиям, внутренняя потребность хорошо делать свою работу. В управлении появляется функция мотивации.

Мотивы и цели деятельности взаимосвязаны. Всякая деятельность исходит из определенных мотивов и направлена на достижение определенных целей. Отношение «мотив — цель» — это своего рода вектор, дающий ее направленность и интенсивность. В общем смысле мотив — это то, что побуждает человека к деятельности, а цель — то, чего он стремится достигнуть в процессе ее выполнения. Основой мотива являются потребности, т. е. объективная необходимость человека — его нужда в веществе, энергии, информации. Именно в потребностях выступающих как объективная необходимость, нужно искать пружины" человеческой деятельности. Мотив — это форма их субъективного отражения. При этом в мотивах отражаются не только индивидуальные потребности, но и потребности организации, общества [9].

Коммуникация (процесс обмена информацией) является связывающей функцией управления.

Осуществление функции управления — это тоже деятельность, направленная на достижение своих целей выработки оптимального решения, плана, создание целевых организаций, способных эффективно осуществить реализацию решения, эффективной системы контроля, позволяющей своевременно учитывать изменения условий обстановки и степень соответствия реальных выходов как функций управления в целом, так и отдельных планов их осуществления желаемым выходом — целям. Следовательно, она как и любая деятельность в организационных системах должна быть управляема, т. е. осуществление функции управления также нуждается в управлении. А это значит, что должны приниматься решения, осуществляться планирование выполнения этих функций, создаваться организации, способные эффективно их выполнять [8].

Организационными системами управления назвали системы, обеспечивающие функционирование коллектива людей для достижения определенных целей.

Таким образом, уже в самом определении организационной системы управления предполагается целенаправленный характер ее функционирования.

Цель может быть достигнута только в том случае, когда организационные процессы будут эффективными, т. е. обеспечивать получение наилучших результатов на единицу затрат соответствующих ресурсов;

• — когда организационные процессы будут надежными т. е. гарантировано само осуществление процесса как такового;
• — когда организационные процессы осуществляются без задержек, излишних временных разрывов и не выходят за пределы временных границ, т. е. оперативны;
• — когда организационные системы обладают гибкостью, т. е. способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления;
• — когда организационные процессы характеризуются непрерывностью и ритмичностью, т. е. соответствием между деятельностью той или иной стадии (этапом, периодом, фазой) и происходящими в ходе ее изменениями.

Названные требования могут быть реализованы только в том случае, когда организационная система управления обладает таким качеством, как устойчивость системы, т. е. свойством сохранять некоторое свое качество в процессе управления при наличии возмущений [9].

Рассмотрим более подробно названные требования применительно к организационному управлению [10].

Устойчивость — свойство процесса управления сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений.

Применительно к организационным системам управления устойчивость — способность решать все задачи, требуемые обстановкой при целенаправленных внешних воздействиях. Она есть результат технической и функциональной устойчивости [10].

Техническая устойчивость — способность противостоять воздействиям технического характера с помощью технических средств. Функциональная устойчивость — способность противостоять воздействиям социально-политического, экономического характера и другим нетехническим воздействиям с помощью средств интеллектуального характера: организации труда, методов создания и введения информации, решения интеллектуальных задач и др.

Таким образом, при оценке устойчивости необходимо установить показатели свойств, процесса управления, значения которых необходимо сохранить и определить степени влияния на эти показатели различных возмущений (воздействия окружающей среды, ошибок управленческого персонала и т. д.).

Устойчивость процесса может быть абсолютной, т. е. оцениваться по всем его свойствам, и относительной, когда оценка производится с помощью некоторого функционала, характеризующего одно из свойств исследуемого процесса.

Для оценки устойчивости необходимо указать такие ограничения, налагаемые на возмущения, при которых функционал будет сохранять свое конечное значение в некотором, вообще говоря, вероятностном смысле.

Устойчивость организационных систем управления количественно измеряется как вероятность решений в заданные сроки необходимых управленческих задач.

Известно много подходов оценки устойчивости системы. Наиболее распространенными являются оценки устойчивости по Ляпунову и Лагранжу.

Устойчивость по Ляпунову — управление считается устойчивым, если при любом возмущающем воздействии со стороны окружающей среды система способна за конечное время или в пределе приблизиться как угодно близко к той траектории движения в пространстве состояний, которую она имела до начала возмущения. Оценка устойчивости социально-экономических систем по Ляпунову практически невозможна из-за трудности описания ограничений на возможные возмущения и учета всех возможных возмущений.

Устойчивость по Лагранжу — система, а вместе с ней и правление устойчивы, если при конечных возмущениях в окружающей среде ни один из параметров пo модулю не стремится к бесконечности, оставаясь ограниченной величиной.

Такое понятие позволяет косвенно оценивать и устойчивость в первоначальной ее формулировке, и качество вырабатываемых решений:

— если система неустойчива по Лагранжу, значит, какие-то параметры в пределе устремляются к бесконечности, а это противоречит здравому смыслу и неприемлемо, так как говорит о потере управления.

Действительно, если, например, число безработных стремится к бесконечности, то о каком качестве управления можно говорить?

Оно явно не отвечает своему назначению. Аналогично будет абсурдным, если в бесконечность (в исследованиях) устремится заработная плата представителей какомто имущественного слоя.

Разумеется, устойчивость по Лагранжу еще не говорит о качестве управления, подобная категория достаточно груба для этого.

В настоящее время проблема анализа и синтеза устойчивых процессов управления сложными организационными системами в условиях различных неопределенных внешних и внутренних возмущений является нерешенной.

Оперативность — свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки.

Оперативность процессов обеспечивается:

• — ясностью целевых ориентиров над реальностью задач;
• — полным и своевременным информированием субъекта управления о состоянии системы, среды и ходе самого процесса;
• — достаточной гибкостью процесса, позволяющей своевременно адаптироваться к изменяющейся ситуации;
• — регламентированием процесса и, в частности, разработкой процедур, обеспечивающих согласованность между фазами процесса;
• — осуществление параллельного выполнения отдельных частей процесса;
• — четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;
• — наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего временного режима реализации процесса.

Устойчивое управление всегда оперативно своему определению. Обратное — не всегда: объясняется возможностью не обеспечения нужного качества решения, несвоевременностью доведения решений до исполнителей, искажением информации только по вине средств и способов управления. построения и технического оснащения системы управления .

Например, при фиксированной суммарной оценке продолжительности сбора данных, первичной обработки, пересылке данных, подготовки и принятия решений настолько большой, что исполнители не успевают реализовать их до появления новых возмущений в окружающей среде, требующих принятия новых решений, или время на подготовку и принятие решений настолько мало, что оно не дает возможности принять качественные решения и т. д.

Гибкость — способность изменять формы и методы управления в зависимости от обстановки. Организационный процесс должен обладать гибкостью, то есть способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Гибкость процесса обеспечивается:

• — повышением уровня управляемости процессом, так как слабая управляемость затрудняет осуществление оперативных и целесообразных изменений;
• — гибкостью структуры системы, осуществляющей данный процесс;
• — информативностью процесса, обеспечивающей полноту и своевременность поступления информации;
• — восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления;
• — оперативностью процесса, обеспечивающим своевременность изучений;
• — формированием многовариантных структур реализации процесса;
• — интервальностью значений длительности процесса и его отдельных стадий.

Гибкость управления имеет место, если система управления способна менять по обстановке правила (алгоритмы) своих действий. Например, переходить от централизованного к децентрализованному управлению, частично децентрализованному и наоборот от децентрализованного к централизованному.

Гибкость управления — одно из необходимых, но недостаточных условий эффективности управления. Система управления может менять и формы, и методы, но не достигать желаемых результатов из-за некачественных (малоудачных) решений, запаздывания решений и т. п. — из-за всего, что не обеспечивает устойчивости управления [10].

Таким образом, структура управления создает механизмы координации, обеспечивающие эффективное достижение общих целей и задач организации и помогает упорядочить совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации.