Анализ технологии документооборота на предприятии

Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия документационное обеспечение управления (ДОУ)и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основываете определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

• — технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
• — технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
• — технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
• — технологии обработки документной информации и накопления документов;
• — технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Контролю исполнения документов подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• — постановку документа на контроль;
• — проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• — проверку и регулирование ходя исполнения;
• — учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, канцелярия и ответственные исполнители. Представитель канцелярии контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил[24].

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Службой контроля осуществляются следующие операции:

• — формирование картотеки контролируемых документов;
• — направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• — выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• — напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• — получение информации о ходе и результатах исполнения;
• — запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• — регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• — сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• — снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• — формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения на предприятии осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года — не резе одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока[25].

Канцелярия ведет не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выясняет состояние исполнения, выявляет причины возможного срыва и принимает меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами ежемесячно обобщаются, и анализируются, и данные доводятся до руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Обзор средств автоматизации учреждений Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

• — функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
• — системы для организации групповой работы;
• — системы управления электронными документами.

Методы автоматизации учреждений Основные методы автоматизации учрежденческой деятельности на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий». Современные организации представляют собой совокупность подразделений, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами информации на предприятии являются:

• — ввод информации в систему;
• — хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
• — коллективного работа с документами;
• — вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации. После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «распознается» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т. п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы хранятся просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

• — сетевой доступ к файлам и базе данных;
• — локальная и глобальная электронная почта (включая конференции).

Так как работа коллективная важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения[26].

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

• — обработка текста;
• — электронные таблицы;
• — деловая и презентационная графика;
• — планирование работ и совещаний;
• — генерация отчетов из базы данных.

Проанализировав технологию делопроизводства на ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий», можно выявить ряд проблем с которыми сталкиваются на предприятии.