Особенности организации бухгалтерского дела в компьютерной среде

Информационное обеспечение компьютерной обработки учетных данных бухгалтерского учета

Информационное обеспечение компьютерной обработки данных бухгалтерского учета состоит из внемашинного и внутримашинного.

Основными носителями внешней информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть носители информации утвержденной формы, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает сводные, сгруппированные данные, полученные, а результате автоматизированной обработки, и изготавливается, главным образом на печатающих устройствах.

Внутримашинное информационное обеспечение включает все виды специально организованной информации, представленной в форме, удобной для восприятия техническими средствами. Это файлы, базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. Информация записывается на магнитном диске в памяти компьютера. По содержанию внутримашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность фактических сведений, используемых в хозяйственной деятельности объекта. Его состав и структура определяется способами организации файлов, баз и банков данных, взаимодействием между ними, развитием их во времени.

Пофайловая организация информационного обеспечения состоит в формировании различных массивов. Классифицировать их можно по различным признакам:

• 1. По смысловому содержанию.
• 2. По способам использования.
• 3. По назначению.
• 4. По организации.
• 5. По роли в машинной обработке и технологии использования массивы классифицируются следующим образом:
• 6. Постоянные массивы.
• 7. Текущие (переменные) массивы.
• 8. Промежуточные массивы.
• 9. Выходные массивы.
• 10. Хранимые массивы.
• 11. Поисковые (информационные) массивы.
• 12. Служебные массивы.

Все виды массивов составляют информационный фонд компьютерной системы, представляющей собой динамичную совокупность взаимосвязанных элементов информации. Для поиска файлов на магнитном диске создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление диска, в который записываются краткие сведения о файле.

База данных — это специальным образом организованное хранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, обеспечивающее удобное взаимодействие между ними и быстрый доступ к данным.

Банк данных — автоматизированная система, составляющая совокупность информационных, программных технических средств и персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Главными показателями баз и банков данных являются конечные пользователи, то есть специалисты, ведущие различные участки учетной работы. Их состав неоднороден, они различаются по классификации, степени профессионализма, уровню в системе управления: например, главный бухгалтер, бухгалтер и т. д. Удовлетворение их информационных потребностей — это решение большого числа проблем в организации внутримашинного информационного обеспечения. Специальную группу пользователей банком данных образуют прикладные программисты, обычно они играют роль посредников между базой данных и конечными пользователями, так как создают удобные пользовательские программы на языках системы управления базами данных. Централизованный характер управления данными вызывает необходимость администрирования такой сложной системы как банк данных.

Преимущества работы с банком данных для пользователя окупают затраты и издержки на его создание, поскольку:

• 1. Повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение их информационных потребностей.
• 2. Централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных.
• 3. Развитая организация базы данных позволяет выполнять разнообразные нерегламентированные запросы, новые предложения.
• 4. Снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на их поддержание в аккуратном и динамичном состоянии, уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается их избыточных и дублирование.

Как банк, так и база данных могут быть сосредоточены на одном компьютере или распределены между несколькими компьютерами. Для того, чтобы данные одного исполнителя были доступны другим или наоборот, эти компьютеры должны быть соединены в единую вычислительную систему с помощью вычислительных сетей. Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта компьютеризированной информационной системы предприятия. В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций движения материалов, типовые проводки и т. д.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавая другие базовые массивы, состав которых определяется отдельным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета относятся ряд типовых отечественных информационно — справочных систем (ИСС): СПС «КонсультантПлюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. программа автоматизация бухгалтерский учет В настоящее время на рынке информационно — справочных систем работает довольно много компаний — создателей ИСС и очень большое число сервисных фирм, осуществляющих поставку и текущее обслуживание компьютерных правовых баз. Наиболее известны в России следующие продукты и разработавшие их компании:

• 1. «Гарант» (НПП «ГарантСервис»).
• 2. «КонсультантПлюс» (Компания «Консультант Плюс»).
• 3. «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).

В числе систем, созданных государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств, следует отметить:

1. «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:

• 2. «Эталон» (НЦ ПИ при Министерстве юстиции РФ).
• 3. «ЮСИС» (фирма «Интралекс»).
• 4. «Юридический мир» (издательство «Дело и право»).
• 5. «Референт» (фирма «Референт — Сервис»).
• 6. «Ваше право» и «Юристконсульт» (фирма «Информационные системы и технологии»).
• 7. Системы «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (фирма «1С»).

Степень распространенности продуктов той или иной компании на российском рынке весьма различна и в настоящее время точно оценить ее не представляется возможным, а данные, иногда публикуемые самими компаниями, могут быть довольно субъективными. Тем не менее среди частных компьютерных фирм, которые разрабатывают и предлагают на рынке правовые базы, можно выделить несколько наиболее популярных компаний:

«КонсультантПлюс» и «Гарант».

В семействе «КонсультантПлюс» есть универсальная справочная правовая система, содержащая все нормативные акты РФ, — система «КонсультантПлюс: ВерсияПроф». Пользователь может приобрести и поставить на сопровождение любое количество баз. Продажа систем производится в любом наборе, как локальные, так и сетевые с сохранением одновременного поиска по нескольким базам и межбазовых гипертекстовых ссылок. Сопровождение каждой базы осуществляется с выбранной пользователем периодичностью.

В большом и многоплановом семействе «КонсультантПлюс» особое место занимает система «КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф». Данная система предназначена для предприятий, использующих при ведении бухгалтерского учета общий план счетов. В «КонсультантБухгалтере» впервые были представлены нормативные документы, консультации сотрудников государственных и аудиторских фирм по вопросам бухучета и налогообложения, а также схемы учета хозяйственных операций.

Процесс непрерывного реформирования экономики, постоянное столкновение политических, межведомственных, территориальных интересов привели к чрезвычайной запутанности нормативной базы. В наибольшей степени это коснулось законодательства в области финансов. Причем ответственность за неверно принятое решение в этой сфере деятельности наиболее высока. Именно поэтому бухгалтеры являются одной из основных категорий пользователей справочных правовых баз.

Система «КонсультантБухгалтер: ВерсияПроф» состоит из информационных банков: «НомативныеДокументы», «ВопросыОтветы», «КорреспонденцияСчетов».

Информационный банк «НормативныеДокументы» содержит документы федерального законодательства, для него отбираются все правовые документы федерального уровня, которые могут понадобиться бухгалтеру любой квалификации для решения вопросов, связанных с налогообложением и бухучетом. Основу этого банка составляют документы, устанавливающие порядок налогообложения и правила ведения бухгалтерского учета в России. В него включены Налоговый кодекс РФ, Закон «Об основах налоговой системы в Российской Федерации», Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и многие другие документы.

Кроме того, здесь представлены практически все федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, вводящие на территории РФ налоги и сборы и устанавливающие порядок их применения.

Во все системы «КонсультантПлюс» по федеральному законодательству включен «Календарь Бухгалтера», находящийся в разделе «Справочная информация», выпускаемый ежеквартально^ котором отражена информация о сроках уплаты и представлении расчетов по налогам, сборам и платежам, а также о сроках подачи форм федеральной статотчетности.

Специалисту, работающему в области налогообложения и финансов, важны не только нормативные документы, но и консультации, обобщающие практику применения законодательства.

Система «КонсультантПлюс: ВопросыОтветы» содержит консультации по налогообложению и бухгалтерскому учету. Она дает пользователю возможность всегда иметь под рукой тысячи консультаций, описывающих большинство типичных ситуаций, возникающих в хозяйственной деятельности предприятий или организаций, сравнивать различные мнения по конкретной тематике, высказываемые как авторами, представляющими официальную точку зрения различных государственных ведомств, так и независимыми экспертами.

Информационная база «КорреспонденцияСчетов» содержит около 20 тыс. проводок. А что может быть важнее проводок для бухгалтера? Здесь нашли отражение основные схемы учета, то есть последовательность проводок финансово-хозяйственных операций, примеры со ссылками на нормативные документы.

Все базы «КонсультантПлюс» связаны между собой через гипертекстовые ссылки, позволяющие нажатием клавиши моментально перейти, например, из текста консультации в текст нормативного документа, на который ссылается автор ответа. Самое главное, что дает гипертекст пользователям «КонсультантБухгалтера», — это возможность без дополнительных усилий проследить логику рассуждений автора, быстро просматривая по ходу чтения консультации нормативные акты, используемые им для аргументации своей позиции по тому или иному вопросу. Надо отметить, что только компьютерные системы могут предоставить такую возможность. Технология обновления информационного банка пользователя позволяет провести его быстро, без больших материальных и временных затрат (без полной замены БД).

Информационно-справочная система «Гарант».

Другая популярная среди пользователей компьютерная фирма-разработчик информационносправочных систем — научно-производственное предприятие (НПП) «Гарант-Сервис».

Нормативные акты поступают в компанию «Гарант» непосредственно из Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Минфина России, ЦБ РФ, Государственного таможенного комитета РФ и других официальных источников как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Информационно-справочная программа «Гарант» распространяется с 1990 г. и вполне заслужено пользуется широкой популярностью у большого числа пользователей на рынке ИСС. В системе «Гарант» имеются следующие виды поиска: по реквизитам, ситуации, источнику опубликования, классификатору, словарю терминов.

ИСС «Гарант» содержит документы, необходимые для работы руководителей, бухгалтеров, юристов, аудиторов, финансистов, а также работников строительной, медицинской и фармацевтической отраслей.

В системе «Гарант» имеется целая группа малых и больших информационно-правовых блоков. Из них пользователь может выбрать необходимые ему по роду деятельности и составить индивидуальный комплект, в котором будет осуществляться сквозной поиск документов. Комплект «Гарант-Максимум» включает все блоки по федеральному законодательству и один блок регионального. В данный комплект входят документы по всем разделам законодательства: уголовное, административное и международное право, а также судебная и арбитражная практика и многое другое.

Некоторые специальные информационные блоки не имеют на сегодняшний день аналогов в других ИСС. Среди них «Законодательство в схемах», «проекты законов», «Комментарии к законодательству», «Законодательство России на английском языке».

Компания «Гарант» производит первичную установку и дальнейшее сопровождение комплектов. Пользователь может приобрести один комплект или несколько. По желанию пользователя устанавливаются:

• 1. Вариант поставки комплекта — локальный, сетевой однопользовательский, сетевой многопользовательский.
• 2. Периодичность получения новых текущих версий: от ежедневного до ежеквартального.
• 3. Способ обновления комплекта: личное, с курьером, почтовое, по телекоммуникационным сетям.
• 4. Вид носителей информации для предоставления текущих обновлений версий системы «Гарант»: переносной HDD, CD-ROM, или ZIP-диски.

При обновлении комплекта производится полная актуализация информационного банка данных. Таким образом, пользователь всегда работает с актуальной версией документа, но при желании может перейти по ссылке в предыдущую редакцию.

Существующие специализированные комплексы ориентированы на: руководящий состав, бухгалтеров, аудиторов, финансистов, юристов и т. д. Комплекты «Гарант»:

• 1. «Гарант-Бухгалтер» состоит из трех малых блоков: «Налоги, бухучет, предпринимательство. Россия», «Налоги, бухучет, предпринимательство. Москва» (в регионах — малая база по законодательству данного региона) и «Вопросы и ответы по налогам и бухучету».
• 2. «Гарант-Главный Бухгалтер» состоит из трех больших блоков: «Законодательство России», «Московское законодательство», «Бухучет и аудит: разъяснения и консультации».
• 3. «Гарант-Главный БухгалтерПроф» включает три больших блока: «Законодательство России», «Московское законодательство», «Бухучет и аудит: разъяснения и консультации» и два малых: «Законодательство в схемах. Налоги, бухучет» и «Формы правовых документов».
• 4. Комплект «Гарант-ФинансовыйДиректор» состоит из пяти больших блоков: «Законодательство России», «Московское законодательство», «Бухучет и аудит: разъяснения и консультации», «Банковское законодательство», «Законодательство в схемах» и два малых: «Толковый словарь «Финансы, налоги, бухучет» и «Формы правовых документов».
• 5. Комплект «Гарант-Максимум» содержит все блоки по федеральному законодательству и один блок по региональному законодательству.

Кроме того, в комплекты бесплатно, по желанию пользователя, записывается блок «Архивы Гаранта».

В 2001 г. компания «Гарант» совместно с «КонсэкоПресс» разработала и начала активно внедрять интересный проект — «Законодательство в схемах», который уже содержит около 2000 схем, а также «Законодательство в схемах. Налоги, бухучет», который на сегодняшний день содержит порядка 1000 схем и таблиц.

Довольно часто возникает ситуация, когда при обращении к той или иной ИСС пользователю известна только рассматриваемая проблема, а информации о формальных реквизитах документа нет. В таких случаях без мощной системы поиска по ситуации найти нужную нору права практически невозможно. В ИСС «Гарант» эту задачу решает двухуровневый словарь ключевых слов («Энциклопедия ситуаций»). Пользователь получает конкретные фрагменты документов, соответствующие запросу.

В системе «Гарант» предусмотрена возможность отбора группы документов в соответствии с условиями, определенными пользователем. Данная функция называется фильтрацией. Вы можете использовать ее отдельно (при работе со списками документов, респондентов или корреспондентов), а также совместно с любым видом поиска (по реквизитам, по ситуации и т. д.). Также в системе имеется «Толковый Словарь «Бизнес и Право», содержащий основные бизнес-термины (на русском и английском языках), их толкования и перечисления названий документов, в которых эти термины присутствуют.

«Гарант» ставит целью создание удобства в работе своих пользователей и при этом стремиться максимизировать объем юридической обработки информации.