Внешняя и внутренняя среды организации

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям. К ним относятся:

• а) наличие, по крайней мере, двух людей, которые считают себя частью этой группы;
• б) наличие, по крайней мере, одной цели (т.е. желаемого конечного результата), которую принимают как общую все члены группы;
• в) наличие членов, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти характеристики, мы получаем определение организации — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Среда организации — это совокупность объективных условий, в которых осуществляется деятельность фирмы. Различают внешнюю и внутреннюю среду предприятия.

Внешняя среда — все то, что окружает организацию и влияет на ее деятельность.

Внутренняя среда — все то, что «находится» внутри организации.

Все факторы внешней среды можно условно разделить на две основные группы: прямого и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия:

• — потребители — это один из основных для любого предприятия факторов, так как именно они определяют, какую продукцию производить и по какой цене ее можно продать;
• — поставщики материальных, трудовых и финансовых ресурсов. В России своевременное обеспечение предприятий ресурсами является актуальной проблемой. Особенно остро стоят вопросы обеспечения предприятий финансами и качественными трудовыми ресурсами;
• — конкуренты. Наряду с потребителями это важнейший фактор, определяющий стратегию, цели и задачи предприятия. Даже успешный сбыт продукции не может в ряде случаев спасти предприятие от краха из-за жесткой позиции конкурентов;
• — законы и государственные органы. Формируют нормативную базу создания и функционирования предприятий, фискальную политику. Менеджерам необходимо различать и учитывать действие законов на уровне как федеральных, так и местных властей;
• — профсоюзы. Профсоюзные организации могут оказывать радикальное влияние на деятельность не только отдельного предприятия, но и целой отрасли.

Среда косвенного воздействия:

• — состояние экономики. Включает уровень цен и тарифов, инфляции, платежеспособный спрос, банковскую политику, курс национальной валюты и др. показатели;
• — научно-технический прогресс. Данный фактор характеризует уровень развития науки и техники (спутниковая связь, компьютеры и т. д.);
• -политика. Этот фактор оказывает существенное влияние на бизнес, особенно в динамично развивающихся и нестабильных странах и регионах. В России фактор политической нестабильности — важнейшее условие деятельности предпринимателей как отечественных, так и зарубежных;
• — социальные факторы. Это традиции, принятые в той или иной стране, в том числе по отношению к женщине, людям преклонного возраста, людям разного цвета кожи, молодежи.
• — международные события. Международный бизнес намного сложнее, чем бизнес внутри страны. Здесь и система законодательства, и таможенная и налоговая политика, трудовые ресурсы, валюта и т. д. Формы реализации международного бизнеса могут быть самыми различными: экспорт (импорт), совместные предприятия, лицензирование, прямые вложения финансовых средств в экономику страны.

Основные характеристики внешней среды:

• — взаимосвязанность факторов — уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;
• — сложность внешней среды — общее число воздействующих на организацию факторов, а также уровень вариативности каждого;
• — подвижность среды — скорость изменения в окружении организации, которая может быть различна для ее подразделений. Чем выше скорости изменений, тем больший объем информации требуется для принятия решений;
• — неопределенность — соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации.

Анализ внешней среды заключается в выделении наиболее значимых экономических, политических социальных, технологических и прочих факторов, которые могут оказать влияние на деятельность организации. Основная задача, стоящая перед руководителем, проводящим анализ внешней среды, заключается в определении потенциальных угроз и новых возможностей, с которыми может столкнуться организация. Он дает возможность разработать ситуационные планы, которые вступят в действие в том случае, если один из факторов внешней среды в какой-то момент изменится.

Анализ внешней среды целесообразно разделить на два этапа. Сначала проводится комплексный анализ среды — выявление как внешних, так и внутренних факторов, которые способны оказать влияние на деятельность организации. Затем осуществляется определение «критических точек» среды организации.

При анализе внешней среды целесообразно говорить о двух компонентах: рабочей среде (поставщиков ресурсов, поставщиков труда, клиентов, посредников, контактные аудитории) и общей среде (совокупность экономических, рыночных, политических, социальных, технологических и прочие, оказывающих косвенное влияние на деятельность организации.

Внутренняя среда организации.

Структура — взаимосвязь составных частей чего-либо. Структура управления — это взаимоотношения подразделений предприятия. В любую структуру управления положен принцип разделения труда.

В менеджменте различают горизонтальное и вертикальное разделения труда.

Разделение труда позволяет повысить качество работы. При вертикальном разделении труда каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает (сферу контроля) или некоторое число работников, которые ему подчинены.

При горизонтальном разделении труда специалисты распределяются между различными функциональными областями и им, поручается выполнение задач, важных с точки зрения данной функциональной области. Когда каждый работник выполняет отдельную операцию и находится на том же уровне иерархии, что и другие работники, участвующие в производстве той же продукции.

Цели — желаемое состояние объекта, результат какой-либо деятельности. Правильная формулировка и, соответственно, достижение поставленных целей является важнейшим фактором внутренней среды предприятия. Цели могут быть разнообразными — стратегическими, тактическими, «сиюминутными».

Задачи решаются для достижения целей. В менеджменте различают следующие основные задачи: работа с персоналом, работа с предметами и средствами труда, работа с информацией. Основная и наиболее трудная задача менеджера — работа с персоналом, людьми.

Влияние технологии производства достаточно велико. Пример: приготовление пищи (по индивидуальному заказу) в хорошем ресторане и стандартная пища (комплексный обед) в дешевом ресторане быстрого обслуживания. Стандартизация упрощает требования к работнику, но одновременно повышает требования к менеджеру: нужна четкая организация производства. Обычно можно найти достоинства, как в индивидуальном, так и в серийном производстве.

Персонал (люди). Человек — центральная фигура в любой организации. Работа персонала на фирме является сложнейшим сочетанием разнообразных факторов, влияющих на результаты его деятельности.

Перечисленные выше элементы внутренней среды находятся в тесной взаимосвязи и взаимозависимости.

На предприятии должен идти непрерывный процесс анализа внутренней среды на основе обновляющей информации. Анализ позволяет вовремя скорректировать цели и задачи организации, определить внутренние возможности, сильные и слабые стороны, потенциал, основные навыки и умения, на которые предприятие может рассчитывать в конкурентной рыночной борьбе. Результаты деятельности организации помимо внешнего выхода (продукция и услуги, прибыль, социальная ответственность, рост, удовлетворенность работников), — направлены и вовнутрь, на создание социальных условий сотрудникам, их экономическую и духовную реализацию.

Анализ внутренней среды проводят по направлениям: производство (темпы производства, обеспеченность сырьем, уровень запасов, скорость их использования, резервные мощности, экология производства, издержки и качество технологий, торговые марки т.п.); персонал (структура, потенциал, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, текучесть кадров, стоимость рабочей силы, интересы и потребности работников); организация управления (организационная структура, система управления, уровень менеджмента, квалификация, способности и интересы высшего руководства, фирменная культура, престиж имидж фирмы, организация система коммуникаций); маркетинг (товары, произведенные фирмой, доля на рынке, каналы распределения сбыта, имидж, репутация, стимулирование сбыта, ценообразование и т. п.); финансы и учет (финансовая устойчивость, платежеспособность, прибыльность и рентабельность, собственные и заемные средства и их соотношение и т. д.).