Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 — на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 — на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 — на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 — принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Лада» заключила договор № 11 от 13.01.2010 г. с АО «РОСНЕФТЬ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21 093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС № 112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Иванов А. В., согласно приказа руководителя № 13 от 12.01.2010 г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400 рублей на приобретение бензина.

Иванов А.В. получил путевой лист № 01 от 12.01.2010 г. и денежные средства — 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 12.01.2010 г. в 9.00 ч. Задолженности по подотчетным суммам у Иванова А. В. нет.

В бухгалтерию он предоставил авансовый отчет № 2 от 15.01.2010 г., к которому приложил:

• 1) путевой лист № 01 от 12.01.2010 г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 12.01.2010 г. по 18.00ч. 13.01.2010 г.;
• 2) чеки, полученные на АЗС № 1112 в период с 12.01.10 г. по 13.01.2010 г.

на общую сумму 1368 руб., в каждом из которых указана цена одного литра бензина 19 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Лада» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

Таблица 3.

Журнал регистрации хозяйственных операций.

АО «РОСНЕФТЬ» 12.02.2010 г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2010 г., где указано, что:

• — продавец АО «РОСНЕФТЬ», ИНН 63 626 362,
• — покупатель ООО «Лада» ИНН 63 636 363,
• — согласно договора № 11 от 13.01.2010 г.,
• — в период с 12.01.2010 по 31.01.2010 г.,
• — приобретение ГСМ за наличный расчет,
• — количество — 288 литров,
• — цена — 16,10 руб. (без НДС),
• — стоимость — 4637,29 руб.,
• — сумма НДС — 834,71 руб.,
• — итого сумма с НДС: 5472 руб.

Счет-фактура подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬ» Иванушкиным И. И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У. Х. сверяет данные в счет-фактуре с данными авансовых отчетов Иванова А. В., выданными ему в течение января 2010 г. И на основании счета-фактуры № 111 от 01.02.2010 г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 — 834,71рублей.