Планирование внутреннего аудита и подготовка рабочей документации

Необходимо помнить, что сам аудиторский процесс — это ряд последовательных этапов, включающий в себя подготовку к проверке, составление ее программы, организацию работы на объекте, обследование хозяйства и документальную проверку операций и учетных данных.

Программа аудита представляет собой детальный перечень аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана проверки предприятия. Программа служит подробной инструкцией для участников аудита и средством контроля качества их работы.

Деятельность службы внутреннего аудита должна осуществляться в соответствии с планом внутреннего аудита, разработанным руководителем службы и утвержденным руководителем организации. Выполнение конкретной работы по контролю того или иного объекта осуществляется внутренней аудиторской группой или аудитором в соответствии с программой внутреннего аудита. Программа разрабатывается ведущими специалистами аудиторской службы на основании плана внутреннего аудита, затем утверждаются руководителем службы (отдела) внутреннего аудита в соответствии с внутренними документами юридического лица.

Опираясь на правило (стандарт) аудиторской деятельности «Планирование аудита» планирование, являясь начальным этапом проведения аудита, состоит в разработке общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур". Таким образом, можно заключить, что служба внутреннего контроля должна составить и утвердить общий план аудита, в котором будут содержаться сведения о порядке проверки филиалов, сроках проверок, объемах проверяемой информации. Затем должна быть составлена аудиторская программа.

Однако при внутреннем аудите необходимо придерживаться рекомендательного характера стандарта и поэтому целесообразно в рабочей документации ссылаться на методику планирования внутреннего аудита, а не на стандарт. Письменный отчет руководству экономического субъекта тоже должен иметь свои особенности и правила применения, поскольку он тоже носит для внутреннего аудита рекомендательный характер.

При планировании аудиторской проверки необходимо решить, какие документы должны быть подготовлены для проверки, определить порядок тестирования системы внутреннего контроля с целью установления возможности и объема выборки, порядок использования материалов постоянного досье. При подготовке этого раздела могут быть использовано не только правило (стандарт) «Планирование аудита», но и «Аудиторская выборка».

Необходимо отметить, что планирование работы службы внутреннего аудита должно проводиться в соответствие с общими принципами проведения аудита, а также в соответствии со следующими частными принципами:

• — комплексность планирования, принцип, который мы смогли бы использовать в том же виде, в каком он содержится в стандарте: как «обеспечение взаимосвязанности и согласованности всех этапов планирования — от предварительного планирования до составления общего плана и программы аудита».
• — непрерывность планирования, принцип равномерного распределения спланированной нагрузки между всеми работниками службы, для выполнения всех поставленных перед службой внутреннего аудита задач.
• — оптимальность планирования, как возможность варьирования при составлении программы аудита на основе критериев, определенных в положениях службы внутреннего аудита и мнения аудиторской бригады с учетом рейтинга неблагополучия.

Особенность этапов планирования при внутреннем аудите заключается в том, что общий план аудита разрабатывается службой внутреннего аудита в целях координации в централизованном порядке, что оптимизирует работу в особенности при проверке однотипных филиалов. Хотя типовая программа аудита может быть, и скорректирована после выезда бригады по месту нахождения конкретного филиала при ознакомлении с его спецификой финансово-хозяйственной деятельности. Также в процессе самого аудита могут возникнуть основания для пересмотра отдельных положений общего плана. Вносимые при этом в план изменения, а также причины изменений должны подробно документироваться.

Что же касается правила (стандарта) «Аудиторская выборка», то наиболее приемлемую его часть для службы внутреннего аудита составляет общая методика проведения выборочных исследований. При этом решение вопроса связанного с объемом выборки и участками проверки, на которых она может применяться, относится к компетенции администрации головной администрации, которая определяет стратегию управления филиалами.

В общем плане рекомендуется предусмотреть:

• -формирование аудиторской группы, ее численность, включая специалистов других подразделений, привлекаемых к проведению аудита;
• -распределение проверяющих в соответствии с их профессиональными качествами и должностными уровнями по конкретным участкам;
• — инструктирование всех членов группы об их обязанностях и правах, доведение информации о проверяемом объекте;
• — ведение рабочей документации;
• — документальное оформление проведенной работы и порядок её согласования с должностными лицами проверяемого объекта.

Перед проведением и в ходе аудита аудитор должен:

• — получить информацию об организационной структуре проверяемого объекта, системе снабжения и сбыта, ценовой политике и т. д.;
• — выявить юридические обязательства управления, ознакомиться с регистрами, документами, протоколами, контрактами, договорами и соглашениями, уберечь предприятие от лишних доходов (это касается внеплановых налогов);
• — аудитору необходимо исследовать контрольные процедуры, такие как: наличие внутренних инструкций, руководств и реальность их применения, разделение обязанностей, методы составления документации и записей, схемы документооборота (желательно обобщить побольше оправдательных документов), обеспечение физической сохранности активов (ноу-хау, деловой репутации, прав и имущества);
• -определить объем аудиторской выборки и подготовить следующую документацию:
  • а) информацию об организационной структуре подразделения;
  • б) выдержки из юридической документации (соглашений, протоколов собраний и т. д.);
  • в) анализ сделок и остатков по счетам;
  • г) анализ важнейших показателей и трендов характеризующих тенденции развития;
  • д) заключения, разъяснения, представленные внутренним аудитором, касающиеся наиболее важных аспектов хозяйственной деятельности в т. ч. различные необычные вопросы и исключения;
  • е) копии финансовой отчетности за предыдущие отчетные периоды, а также копии аудиторских заключений, справок, актов в т. ч. ревизионных проверок по этой отчетности.
• — ознакомиться с имеющимися аудиторскими документами в следующей последовательности:
  • а) ознакомление с организацией бухгалтерского учета и состоянием системы внутреннего контроля;
  • б) ознакомление с организацией работы бухгалтерии, проверка укомплектованности штата, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии, наличие должностных инструкций, текучести кадров работников бухгалтерии и т. д.;
  • в) ознакомление с обеспечением бухгалтерии законодательными и нормативными документами по учету и отчетности;
  • г) ознакомление с применяемыми формами бухгалтерского учета, автоматизации учетно-вычислительных работ;
  • д) проверка применения типовых и унифицированных форм первичной учетной документации;
  • е) проверка своевременности представления документов в бухгалтерию;
  • ж) ознакомление с актами предыдущих проверок, выполнением указаний и предложений по их результатам;
• — сделать общий вывод о состоянии порядка учета и о состоянии системы внутреннего контроля.

Аудиторская проверка, являясь по существу документальной, обязывает сопровождать проверку обязательным документированием, т. е. отражать полученную информацию в рабочей документации аудита, к которой относятся:

• — планы и программы проведения аудита;
• — объяснения, пояснения и заявления работников подразделения по вопросам, вытекающим из существа проверки;
• — копии первичных документов подразделения, свидетельствующие о хозяйственных операциях, фотографии объектов, акты, справки, протоколы, инвентаризационные описи и другие документы, составленные совместно с работниками подразделения и другими работниками, привлекаемыми для участия в проверке, служащие доказательством записей в акте проверки;
• — регистры бухгалтерского учета;
• — результаты инвентаризаций;
• — бухгалтерская отчетность;
• — записи об изучении и оценке систем оперативного и складского учета, вопросники, схемы документооборота и другие;
• — производственно-финансовый анализ фактических показателей подразделения;
• — материалы, свидетельствующие о работе выполненной не аудитором, но под его контролем;
• — документы встречных проверок и объяснения лиц, не являющимися работниками данного подразделения;
• — копии бухгалтерской, оперативной внутрихозяйственной отчетности.

Перечень рабочей документации аудита, прилагаемой к актам аудиторской проверки, определяет аудитор, проводящий проверку. Главное требование к этой документации — её убедительность и весомость при доказательстве выводов и предложений, вытекающих из материалов проверки. Поэтому ограничений по подбору доказательств не устанавливается.

При документировании внутреннего аудита, составлении отчета, его согласовании и представлении руководству могут быть использованы как существующие аудиторские стандарты (документирование аудита; письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по результатам проведения аудита; порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетности; дата подписания аудиторского заключения и отражения в нем событий происшедших после даты составления и предоставления бухгалтерской отчетности; применимость допущения непрерывной деятельности), Федеральный закон «Об аудиторской деятельности», так и зарубежный опыт.

Система внутреннего аудита должна достичь уверенности в том, что все существующие обстоятельства и события, которые подлежат отражению в бухгалтерском учете и отчетности должным образом ею определены, оценены и проверены.

После планирования группа аудиторов приступает к аудиту финансово-хозяйственной деятельности. Правильная организация планирования аудиторской работы обеспечивает своевременная проверка деятельности подразделений, позволяет эффективно использовать контрольную службу или аудитора фирмы.