Процесс «Закупки» на предприятии
Приведенные выше элементы процесса (декомпозиция процесса; матрица ответственности процесса; карта процесса с критериями оценки и показателями результативности процесса) необходимы для того, чтобы процесс удовлетворял современным требованиям к качеству, и был понятным для сотрудников компании, не обладающих специфичным образованием, что существенно приводит к взаимозаменяемости работников… Читать ещё >
Процесс «Закупки» на предприятии (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
В настоящее время на предприятии ежедневно реализуется процесс «Закупки». На рисунке 3 представлена упрощенная схема процесса «Закупки», которая реализуется на предприятии «УралМясоМаш».
Рисунок 3 Упрощённая схема процесса «Закупки».
Ответственность за определенные действия в процессе закреплены в матрице ответственности, которая отражена в таблице 3.
Таблица 3 Матрица ответственности по процессу «Закупки».
Этап процесса. | Директор | Менеджер по закупу. | Бухгалтер | Технолог. | Начальник цеха. | Начальник склада. |
1 Обработка заявки на поставку сырья. | ; | О, И. | У. | У. | У. | ; |
2 Выбор поставщика сырья. | ; | О, И. | ; | У. | ; | ; |
3 Заключение договора с поставщиком. | У. | О, И. | У. | У. | ; | ; |
4 Оплата счета. | ; | О. | И. | ; | ; | ; |
5 Приемка сырья от поставщика. | ; | У. | ; | О. | И. | И. |
6 Претензионная работа с поставщиком. | У. | И. | ; | О. | ; | ; |
7 Поддержание отношений с поставщиком. | У. | О, И. | ; | ; | ; | ; |
О — ответственный, И — исполнитель, У — участвует Для наглядного и полного представления о процессе на рисунке 4 представлена декомпозиция процесса «Закупки».
Рисунок 4 Декомпозиция процесса «Закупки».
В таблице 4 приведена карта процесса «Закупки» предприятия «УралМясоМаш».
Таблица 4 Карта процесса «Закупки».
Код. | Наименование процесса. | Цель процесса. | |
О2. | Закупки. | Обеспечить предприятие сырьем в необходимом объеме. | |
Владелец процесса. | Менеджер по закупу. | ||
Участники процесса. | Директор, Менеджер по закупу, Бухгалтер, Технолог, Начальник цеха, Начальник склада. | ||
Вложенные процессы. | |||
| |||
«Входы» процесса. | |||
№. | Наименование «входа». | Тип «входа». | Поставщики. |
Заявка на закупку. | Информационный. | Производственный цех. | |
Сырье. | Материальный. | Поставщики. | |
Сопроводительная документация. | Информационный. | Поставщики. | |
«Выходы» процесса. | |||
№. | Наименование «выхода». | Тип «выхода». | Потребители. |
Сырье в заказанном количестве. | Материальный. | Производственный цех. | |
Бухгалтерская документация. | Информационный. | Поставщики. | |
Регламентирующие документы. | Ресурсы процесса. | Критерии оценки процесса (за период). | |
План закупок, НД на сырье, договор с контрагентом. | Персонал, Финансовые средства, Информационная база. | Выполнение плана по срокам Выполнение плана по объему Отзывы поставщиков. | |
№ п.п. | Анализ процесса. | Оценка. | |
План. | Факт. | ||
Количество заявок на закупку, выполненные в срок. | 100%. | 90%. | |
Количество заявок на продукцию, выполненных в полном объеме. | 100%. | 100%. | |
Количество негативных отзывов поставщиков о работе с менеджером по закупкам. | |||
Результативность за отчетный период. | 0,8. | ||
Поставщик ООО «Русь» просрочил доставку на 2 дня. Причина: Один день — неготовность сырья к нужному сроку, второй день — неблагоприятные погодные условия. | Поставщик подвержен повторной оценке, при ранжировании опущен на пару строк ниже, при дальнейшей работе с ним будет учитываться возможность смещения сроков доставки. | ||
Поставщик от ООО «Мясодел» оставил негативный отзыв о работе с менеджером по закупу. Причина: менеджер по закупу несвоевременно выслал утвержденный договор поставки по невнимательности. | Менеджеру по закупу сделано замечание и приобретен еженедельник для записи всех важных заданий. |
На рисунке 5 представлена блок-схема процесса «Закупка сырья».
Рисунок 5 Блок-схема процесса «Закупка сырья».
Согласно карте процесса «Закупки» выделяется 3 критерия оценки, с помощью которых можно при получении низких показателей делать анализ эффективности и результативности процесса и дальнейшее совершенствование (принятие корректирующих и предупреждающих действий).
В таблице 5 приведен мониторинг процесса «Закупка сырья».
Таблица 5 Системы мониторинга процесса «Закупка сырья».
Показатель процесса. | Нормативное (целевое) значение показателя. | Источник нормативного значения (ГОСТ, ТУ и др.). | Метод измерения (сбора информации). | Периодичность измерения. | План реагирования в случае несоответствия нормативу. |
1. Количество заявок на закупку, выполненные в срок. | 100%. | План-график закупок сырья. | Ежемесячный отчет. | Один раз в месяц. | Корректировка плана с учетом с причин несоответствия. |
2. Количество заявок на продукцию, выполненных в полном объеме. | 100%. | План работы на месяц. | Ежемесячный отчет. | Один раз в месяц. | Корректировка плана с учетом с причин несоответствия. |
3. Количество негативных отзывов поставщиков о работе с менеджером по закупкам. | ДИ 02−02−2010 Должностная инструкция «Менеджер по закупу». | Рекламации поставщиков (по телефону, на адрес электронной почты). | Постоянно. | Если причина несоответствия объективна, то предложение льготных условий поставщику для сохранения сотрудничества. Менеджеру разработать предупреждающие мероприятия. |
По результатам мониторинга проведен анализ процесса, который отражен в таблице 6. За анализируемый промежуток времени (один месяц) было выявлено два несоответствия, один из которых связан с работой поставщика, другой — с работой сотрудника организации.
Таблица 6 Анализа несоответствий процесса «Закупка сырья».
Фактические и потенциальные несоответствия (отклонения) процесса. | Причины несоответствий. | Корректирующие действия. | Предупреждающие действия. |
1 Поставщик ООО «Русь» просрочил доставку на 2 дня. | Один день — неготовность сырья к нужному сроку, второй день — неблагоприятные погодные условия. | Поставщик подвержен повторной оценке, при ранжировании опущен на пару строк ниже. | При дальнейшей работе с этим поставщиком учитывается возможность смещения сроков доставки. |
2. Поставщик от ООО «Мясодел» оставил негативный отзыв о работе с менеджером по закупу. | Менеджер по закупу несвоевременно выслал утвержденный договор поставки по невнимательности. | Менеджеру по закупу сделано замечание, разъяснена необходимость своевременной отправки договоров. | Менеджеру приобретен еженедельник для записи всех важных заданий. |
Приведенные выше элементы процесса (декомпозиция процесса; матрица ответственности процесса; карта процесса с критериями оценки и показателями результативности процесса) необходимы для того, чтобы процесс удовлетворял современным требованиям к качеству, и был понятным для сотрудников компании, не обладающих специфичным образованием, что существенно приводит к взаимозаменяемости работников и взаимодействию процессов; создается централизованная база данных о работе поставщиков, которая обеспечивает оперативность доступа руководителям или участникам процессов, а также расширяет возможности использования информационных технологий с целью обеспечения принятия эффективных управленческих решений; число участников процесса минимально, так как ответственность за каждый этап закреплена в матрице ответственности, не задействуются посторонние сотрудники, а чем меньше участников, тем меньше информационных разрывов и разных мнений (что кардинальным образом замедляло бы бизнес-процесс); излишний контроль в процессе устранен, путем введения критериев оценки процесса, процесс можно измерить и узнать его эффективность.