Основные правила ведения учетной документации

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствующим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйственную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит исходит от латинского requisitum — нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• а) наименование документа;
• б) дату его составления;
• в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
• г) содержание хозяйственной операции;
• д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для записей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский документ имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обработки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют определенные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положением предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязательные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если документ заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копировальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: «оплачено», «получено». Допущенные ошибки, где это разрешено, исправляются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: «Исправленному на … верить». Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем перечеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается составлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

• 1) Формальная проверка заключается в установлении правильности заполнения всех обязательных реквизитов.
• 2) Арифметическая — это проверка расчетов (подсчет итогов, определение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен. Правильность указания цен выделяют иногда в самостоятельную проверку — ценностную.
• 3) Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составленные документы возвращаются для дооформления или пересоставления.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

• а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;
• б) группировке, т. е. их данные записываются в накопительные и группировочные ведомости. И на основании их итогов составляются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получения от другой организации и до передачи в архив после записи в учетные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

• 1) составление документов в низовых звеньях предприятия или получение от контрагентов;
• 2) прием документов в бухгалтерии;
• 3) обработка документов;
• 4) отражение информации, содержащейся в бухгалтерских документах, в системе учетных записей;
• 5) хранение документов в архиве для различных последующих справок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает качество учетных данных и способствует более оперативному управлению деятельностью предприятия, улучшению системы учета и отчетности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер.

График документооборота предусматривает: наименование первичного документа, его назначение, периодичность составления, фамилию лица составляющего, принимающего и проверяющего документ.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна проводиться работа по унификации и стандартизации документов.

Унификация документов — это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унификация приводит к созданию типовых документов, что облегчает их обработку и заполнение.

Стандартизация документов представляет собой установление одинаковых стандартных размеров для однотипных документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.

Перечень и сроки хранения документов в организации, а также порядок их передачи в государственные архивы утверждены Главным архивным управлением (1989 г.). Федеральная налоговая служба Российской Федерации и Федеральная архивная служба РФ утвердили Решение Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета» от 27 июня 1996 г. и Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности от 27 августа 1998 г., увеличив минимальные сроки хранения некоторых документов до пяти лет.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения в присутствии представителей органов проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.