Влияние информационной системы на организационную структуру

информационная система организация В этом вопросе гораздо больше теории, нежели реальных данных и приемлемых находок, поэтому мы здесь будем говорить не о тенденциях, а о предположениях, теоретических моделях.

Первые исследования указывают на то, что, прежде всего ИС сокращает число менеджеров средней руки, так как проанализированная информация может поступать уже непосредственно главному менеджеру. Но современные исследования критикуют эту теорию. Они говорят о том, что нельзя забывать о других функциях менеджеров, которые не могут управляться ИС, и что подобное влияние — это всего лишь одно из многих, и говорить о нем как о тренде не имеет смысла. Теоретически ИС может уменьшить средний уровень иерархии, но увеличивает при этом высший, улучшая обратную связь.

Другие теории говорят о том, что ИС поставляет средним менеджерам гораздо больше информации, ввиду чего они принимают более важные решения и потребность в низшем уровне иерархии отпадает. Результаты видны в структуре типа бриллианта. Также есть социальные теории о малом влиянии ИС на менеджеров.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих производства (производство, сборка, обработка и хранение материалов, хранение и обслуживание инструментов, контроль качества) и появлению новых структурных подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Одна из тенденций развития информационных технологий приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

При внедрении информационной технологии в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов работы. Коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмы не меняется.

Основной недостаток такой стратегии — необходимость непрерывных изменений формы представления информации, приспособленной к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии.

К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.

Вторая концепция ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Данная стратегия предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между решаемыми задачами.

К основным ее недостаткам следует отнести:

• Ш существенные затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепции и обследованием всех подразделений фирмы;
• Ш наличие психологической напряженности, вызванной предполагаемыми изменениями структуры фирмы и, как следствие, изменениями штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствами данной стратегии являются:

• Ш рационализация организационной структуры фирмы;
• Ш максимальная занятость всех работников;
• Ш высокий профессиональный уровень;
• Ш интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерных сетей.

Новая информационная технология в фирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, ее обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.

Централизация власти

Существуют две тенденции при установлении степени централизации. Первая тенденция — это централизация власти. Часто в этом случае имеет место и централизация принятия решений. Но существует также другая — современные ИС позволяют принимать важные решения нижним уровням управления. В этом случае мы будем говорить о децентрализации принятия решений. Верхний слой управления делегирует больше ответственности среднему менеджменту, но оставляет за собой возможность контроля. В этом случае мы видим децентрализацию принятия решений и централизацию контроля власти.

Изменение в формализации

ИС может также повлиять на степень формализации организации. Здесь под формализацией понимается степень, в которой организация зависит от формальных правил и уставов операций. В неформальной организации используется меньше правил и формальных процедур.

Использование ИС может повлиять во многих направлениях. Большинство старых централизованных систем не являются гибкими. С другой стороны, использование ИС приносит ряд преимуществ. В конце концов, ввиду того, что маленькие организации менее формальны, ИТ может уменьшить формализованность путем уменьшения размеров организации.