Документальное оформление операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги, производимые организацией, должны оформляться документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг либо одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению и подкрепляются соответствующими документами. Основным первичным документом для взаимодействия с поставщиками и подрядчиками является договор.

Договор может быть нескольких видов:

• — договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);
• — договор поставки (при поставке оборудования и др.);
• — договор аренды (при аренде помещений);
• — договор обслуживания (при оказании услуг электроэнергия, отопление и др.);
• — договор подряда (при проведении работ подрядным способом).

Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет — фактура, который служит основание для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков.

Счет — фактуру выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) товарно-материальные ценности. В документе заполняют следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др.

В нем указывают наименование, количеству, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отпущено товаров.

В документе обязательно делают ссылку на договор — заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгруженным) материальным ценностям.

Счета — фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения правильности заполнения всех реквизитов, применяемых цен, таксировки и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счет — фактуре, их принимают к записям в бухгалтерском учете.

В случае несоответствия полученного груза с данными счета — фактуры составляют коммерческий акт и предъявляют претензию поставщику. В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются соответствующие документы (табл. 1.).

Таблица 1. — Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками и их документальное оформление:

Существуют поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без расчетных документов, такие поставки называют неотфактурованными. Поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные документы, неотфактурованные поставки оплате не подлежат, по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. При поступлении товарно-материальных ценностей без расчетных документов поставщиков необходимо проверить, не числятся ли данные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской задолженности. После проверки поступившие ценности должны быть оприходованы и оформлены соответствующими документами (табл. 2.).

Таблица 2. — Документы — основания по хозяйственным операциям неотфактурованных поставок:

Расчеты с поставщиками и подрядчиками относятся к одному из видов расчетов, в зависимости от субъектов участников отношений, возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Рассматриваемое направление учета расчетов относится к учету обязательств организации по оплате товаров, работ, услуг, возникающих в связи с их приобретением у сторонних организаций.

Существуют различные формы расчетов с поставщиками и подрядчиками:

• — наличный расчет;
• — безналичный расчет;
• — расчеты векселями.

При наличном расчете за товары, денежные средства поступают непосредственно в кассу организации. В основном расчеты с поставщиками и подрядчиками за товары, услуги, работы производятся в безналичной форме. Правила, формы, сроки и стандарты осуществления безналичных расчетов устанавливает Банк России в соответствии с Федеральным законом от 10 июля 2002 г., № 86-ФЗ «О центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (с изменениями и дополнениями).

Эта форма расчетов осуществляется через банковские, кредитные и расчетные по товарным и нетоварным операциям.

К товарным операциям относят куплю — продажу сырья, материалов, готовой продукции, услуг. Их учет осуществляется при помощи счетов: 60,62 и других. К нетоварным операциям относят расчеты с коммунальными учреждениями, учебными заведениями, бюджетом, органами социального страхования, внебюджетными фондами. Эти операции учитываются на счетах: 76, 68, 69 и других.

Товарные операции осуществляют с использованием форм безналичных расчетов: платежных поручений, требований-поручений, аккредитивов, чеков, в порядке плановых платежей, с использованием векселей.

Каждый вид расчетных документов имеет свои особенности.

Платежное поручение — это поручение предприятия банку о перечислении указанной в нем суммы со своего расчетного счета на расчетный счет другого предприятия. Причем поручения действительны в течение 10 дней со дня их выписки. При оплате плательщику необходимо передать выписанное платежное поручение в банк, который его обслуживает.

Платежным поручением оплачиваются товарно-материальные ценности, работы, услуги после их приемки покупателем (предварительный акцепт) или в порядке их предварительной оплаты (с последующим акцептом).

Платежное поручение — требование — это требование поставщика к покупателю и поручение покупателя своему банку произвести оплату указанной в них суммы на основании расчетных документов и отгрузочных документов поставщика. Поставщик пересылает требование — поручение покупателю (почтой или через свой банк) для акцепта (согласия на оплату). После акцепта покупатель подписывает платежное поручение, заверяет его печатью и передает в банк, который его обслуживает, для списания средств и перечисления их поставщику.

Платежные поручения и требования — поручения, которые банк принимает к оплате только при наличии средств на расчетном счете плательщика.

Платежные требования и поручения применяются при акцептной форме расчетов между поставщиком и покупателем, при которой поставщик отгружает продукцию покупателю и сдает в банк, обслуживающий его, установленные расчетные документы для получения денег с покупателя. Банк поставщика пересылает платежные документы в банк покупателя, который вручает их покупателю. Покупатель дает согласие на оплату или отказывается от акцепта (платежа). Банк покупателя переводит деньги со счета покупателя в банк поставщика, который и зачисляет их на счет поставщика. В настоящее время поставщик посылает платежные документы покупателю почтой, получив их, покупатель дает поручение своему банку на оплату. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа на счете плательщика и списывает ее со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта в течение трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции некачественной, нестандартной, некомплектной, в случае предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия согласованных цен на товары.

Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, допущении арифметических ошибок в требовании, при поступлении части некачественной, нестандартной продукции. За необоснованный отказ от акцепта по решению арбитражного суда покупатель несет материальную ответственность. В случае акцепта платежного поручения — требования, о которых отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется на расчетный счет.

Достоинством акцептной формы расчета платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий договора. Недостатком — сравнительно медленное поступление средств на счет поставщика (три дня на акцепт плюс двойной срок почтового пробега).

Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договорам или когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчета. Особенность аккредитивной формы расчета состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив — это поручение отделения банка покупателя иногороднему отделению банка поставщика об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах, указанной в заявлении сумме. Аккредитив может быть открыт за счет средств покупателя (Д 55−1, К 51). Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним конкретным поставщиком и ограничен сроком использования средств (обычно 2 недели). Выплаты по аккредитиву производят в течение срока его действия в банке поставщика в полной сумме аккредитива или по частям на основании, предоставленных поставщиком счетов и транспортных документов, удостоверяющих отгрузку товаров. Эти документы сдаются в банк на следующий день после отгрузки.

К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки отгрузки поставщиком до поступления аккредитива. Однако это форма расчетов гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

Чек — это письменное распоряжение плательщика своему банку уплатить с его счета держателю чека определенную денежную сумму. Различают денежные чеки и расчетные чеки. Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке (например, на заработную плату, хозяйственные нужды, командировочные расходы, закупки сельхозпродуктов и т. д.).

Расчетные чеки — это чеки, применяемые для безналичных расчетов. Расчетный чек, как и платежное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платежного поручения чек передается плательщиком предприятию-получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, которое и предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Вексельная форма расчетов представляет собой расчеты между поставщиком и плательщиком за товары и услуги с отсрочкой платежа (коммерческий кредит) на основе специального документа — векселя. При такой оплате поступающих активов могут использоваться простые и переводные векселя.

Простой вексель — это письменное долговое денежное обязательство одной стороны (векселедателя) уплатить определенную сумму денег по наступлению срока платежа другой стороне (векселедержателю) по совершенным торговым сделкам или в уплату за выполненные работы или оказанные услуги.

В таком векселе указывают место и дату выдачи, сумму обязательства в целом или с выделением обязательства по оплате процентов, срок и место платежа, наименование получателя, подпись векселедателя.

Переводной вексель (тратта) выписывается кредитором (трассантом) и содержит письменный приказ дебитору (трассату) уплатить указанную в векселе сумму третьему лицу (ремитенту) или предъявителю. Этот документ превращается в долговое обязательство после его акцепта трассатом. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, тем самым выполняя функцию универсального кредитно-расчетного документа. Существенно убыстряет оборот средств учета (дисконтирование) векселей в банках. В этом случае векселедержатель посредством индоссамента передает вексель банку до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом учетного процента в пользу банка, называемого дисконтом.

Сумма номинала выданного векселя, как правило, превышает покупную стоимость приобретенных товаров. Разница составляет доход кредитора (векселедержателя) за предоставленный покупателю (векселедателю) коммерческий кредит. Для покупателя вексель средство платежа, для поставщика — инструмент кредитования. Документы, оформляемые при расчетах векселем, представим в таблице 3.

Таблица 3. — Документы, оформляемые при расчетах векселем: