Учет кассовых операций в отделении почтовой связи

В отделении почтовой связи текущий учёт кассовых операций осуществляется в соответствии с Технологией обработки и контроля первичной информации, формирования сводного денежного отчёта, в условиях направления информационных потоков из отделения почтовой связи. Эта инструкция регламентирует порядок создания первичной информации, её контроля, а также составление сводного денежного отчёта.

В автоматизированном отделении почтовой связи установлена специальная компьютерная система (СКС) с инсталлированной версией пакета «Почта», которая работает в нефискальном (фискальном) режиме. Для передачи информации в электронном виде по принятым электронным денежным переводам и платежам СКС регистрируется как объект «Системы передачи электронно-финаносовой информации» (СПЭФИ) третьего уровня. По СКС с нефискальным режимом работы поддерживает в актуальном состоянии нормативно-справочную информацию:

• — тарифы;
• — справочник почтовых кодов;
• — справочник международных кодов для приема денежных переводов;
• — справочник кодов для составления СДО;
• — подписные каталоги;
• — наименования юридических лиц, номер учетно-налогового платежа (УНП), расчетный счет, код банка;
• — электронные базы данных для создания информации по принятым переводам.

Предоставление услуг в неавтоматизированных отделениях почтовой связи осуществляется также в соответствии с Технологией и правилами оказания услуг почтовой связи. Все суммы по оказанным услугам на кассе отделения почтовой связи проводятся на СКС и отражаются в книге кассира-операциониста ф. КО-5 (приложение А), которая зарегистрирована в инспекции Министерства по налогам и сборам. При отсутствии сети компьютерной связи подтверждение приёма наличных денег подтверждается квитанция ф. КВ-1 и квитанция ф. 5.

В конце рабочего дня начальник неавтоматизированного отделения почтовой связи заполняет бланк сводно-денежного отчета (приложение Б) и кассовую справку ф. МС-42 (приложение В). Бланк сводно-денежного отчета и кассовая справка заполняются в двух экземплярах, подписываются начальником и подтверждается оттиском календарного штемпеля. Исправления и помарки не допускаются. Первый экземпляр бланка сводно-денежного отчета вместе с первичными документами направляется в автоматизированные отделения почтовой связи для дальнейшей передачи по СКС, второй экземпляр остаётся в документах данного отделения. Все оформленные действующим порядком первичные документы, полученные за рабочий день, формируются по отдельным операциям (кодам сводно-денежного отчета). Для приходных операций такими документами являются:

• — кассовая справка ф. МС-42;
• — реестры по принятым платежам;
• — корешки квитанции ф. 1;
• — корешки квитанции ф. 5;
• — приходный кассовый ордер;
• — товарная накладная ф. ТН-2 (на реализацию знаков почтовой оплаты и товаров народного потребления юридическим лицам);
• — акты на суммы, подлежащие оприходование;
• — квитанции из авансовой книжки;
• — бланки принятых электронных переводов.

По расходным операциям первичными денежными документами являются:

• — препроводительное письмо ф. МС-4 на сверхлимитные остатки кассы;
• — бланки оплаченных переводов;
• — реестры ф. ПС10а по выплаченным пенсиям и пособиям;
• — реестры на выигрышные лотерейные билеты, по которым были выплачены суммы выигрыша (к реестру прилагаются билеты, подобранные по мере их записи в реестр и виду лотерейных билетов);
• — расчетно-платежные ведомости на выплату зарплаты;
• — акты на суммы, подлежащие списанию;
• — справки на возврат излишне взысканных сборов.

Все перечисленные первичные документы, приложенные к сводно-денежному отчету должны соответствовать их количеству, указанному в графах 3, 7, 11, 15 СДО. Заполнение этих граф заменяет приписку документов к карте отправки ф. ПС16.

При заполнении кассовой справки ф. МС-42 все первичные документы приписываются с указанием количества использованных квитанций и оказанных услуг. Документы по банковским операциям служебным письмом направляются в РУПС. По истечению сроков хранения бланки неоплаченных переводов направляются в автоматизированные отделения почтовой связи для оформления возврата по обратному адресу. Бланки сводного-денежного отчета, составленные вручную, накапливаются в неавтоматизированном отделении почтовой связи. Ежеквартально не позднее пятого числа месяца, следующего за последним месяцем квартала, они направляются в архив.

В течение рабочего дня по СКС с установленной версией пакета «Почта», работающей в нефискальном (фискальном) режиме, оказываются услуги потребителям. В случае если на данное рабочее место поступили входящие электронные денежные переводы для оплаты в автоматизированном отделении связи, выводится реестр для доставки переводов на дом. При выплате пенсий и пособий на рабочем месте с установленной специальной компьютерной системы, для выдачи почтальонам на дом сумм, для оплаты пенсий и пособий формируются ведомости. После возвращения почтальонов из доставки ведомости обрабатываются обычным порядком.

Вся информация по оказанным услугам с использованием СКС и работой в фискальном режиме выгружается на дискету. При выдаче почтальонам в доставку денежных средств заполняются листы книги ф. ПС55 с указанием фамилии, имени и отчества почтальонов и общей сумы пенсии, которая выдана в доставку, а также общей суммы электронных переводов, выданных в доставку.

После приёма отчётов у почтальонов в ф. ПС55 подводится остаток наличных денег на конец рабочего дня. Все эти суммы отражаются в движении книги ф. ПС55. При возвращении почтальона начальник ОПС принимает отчет, при этом вся информация по оказанным услугам почтальонами вводится в программное обеспечение с нефискальным режимом работы по каждой услуге в отдельности.

По окончании рабочего дня начальник автоматизированного ОПС выводит итоги в сводно-денежном отчете, после считывания информации за неавтоматизированные отделения почтовой связи использует электронную базу, которая была им создана. Периодически в эту базу вносятся изменения при создании информации данных отправителя. При наличии времени между обслуживанием потребителей или в конце рабочего дня начальник автоматизированного ОПС вводит оставшуюся информацию за неавтоматизированные отделения почтовой связи. Информация вводится следующим порядком: по принятым платежам используется электронная база данных плательщиков; создание информации осуществляется путём ввода каждого платежа согласно реестру по выплаченным пенсиям и пособиям; используется база данных получателей, создание информации проводится путём подбора реквизитов по каждому получателю пенсий и пособий согласно реестру ф. ПС10а; по бланку строгой отчётности с указанием серии и номера отражения их движения.

После создания информации распечатываются отчёты, производится оформление конца рабочего дня и созданная информация выгружается по каналам связи в участок обработки и контроля информации (УОКИ) филиала или дискету.

При выявлении расхождений, начальник ставит в известность начальника неавтоматизированные отделения почтовой связи. Данные расхождений фиксируются в справке, которую составляет начальник автоматизированного отделения почтовой связи.

В сводно-денежном отчете все операции обрабатываются по кодам, состоящим из трех цифр. Каждая цифра имеет свой смысл.

В первой цифре: 0 — остаток в кассе на начало дня; 1, 2, 3,4 — доходы; 5, 6, 7 — услуги, оказанные на договорных началах; 8 — денежные средства, поступившие в кассу; 9 — расходные операции в кассе отделения почтовой связи. Вторая цифра обозначает наименование оказанной услуги, третья — разновидность услуги.

Буква означает следующее:

• — Н — наличные деньги;
• — А — квитанции из авансовых книжек;
• — Ч — чеки;
• — Ц — банковские пластиковые карточки;
• — П — платёжными поручениями;
• — Д — денежными документами;
• — Г — гарантийными письмами;
• — У — доллары;
• — С — российский рубль;
• — СУ — страховой полис.

В столбцах 2, 6, 10, 14 отражаются суммы, которые подлежат оприходованию, и общая сумма прихода. В столбцах 3, 7, 11, 15 отражается условное обозначение прилагаемых документов, на основании которых составляется сводно-денежный отчет.

Если в ОПС несколько операционных касс, то каждой кассе присваивается порядковый номер.

В столбцах 4, 8, 12, 16 отражается количество проведённых операций. Таким образом, сводно-денежный отчет состоит из четырех разделов:

СДО/1 — кассовые операции. Он является основным, так как в нем отражается текущий учет денежных средств в кассе ОПС.

СДО/2 — используется для учета движения условных и товарно-материальных ценностей. В нем отражается остаток на начало дня, поступление, продажа товарно-материальных ценностей за наличные деньги, продажа по денежным документам, поступление, списание, возврат и выводится остаток на конец дня.

СДО/3 — ведется учет движения квитанционного материала, и бланки строгой отчетности с указанием остатка на начало дня, поступило, использовано, аннулировано и вывод остатка на конец дня.

СДО/4 — статистическая отчетность, в которой ведется учет регистрируемых почтовых отправлений, по которым указывается код и количество.

СДО отражает весь текущий учет операций в ОПС:

• 1 раздел состоит их 4-х частей:
  • — доходы;
  • — принято;
  • — поступило;
  • — расход.

По каждой части подводится итог, указывается код операций, сумма, первичный документ, количество документов, количество оказываемых услуг. В конце по коду 001 выводится общая сумма принятых платежей и оказанных услуг на договорных началах. По коду 003 отражается общая сумма, поступившая за услуги ПС. Код 004 отражает сумму наличных денег, выданных денег.