Порядок получения подкреплений денеджной наличности в отделении почтовой связи

Остаток наличных денег в кассе ОПС ограничивается лимитом, который разрабатывается начальником ОПС и утверждается руководителем организации почтовой связи. На период выплаты пенсий и пособий, заработной платы по усмотрению руководителя лимит может изменяться. Оборот наличных денег ОПС складывается из денежной наличности, полученной из главной кассы в качестве подкреплений, а так же за счет выручки от реализации услуг и наличных денег, полученных как сверхлимитные остатки из уполномоченных филиалов АСБ Беларусбанка. Потребность в наличных деньгах определяет начальник ОПС в сумме, которая необходима для обеспечения ритмичности работы ОПС, не превышая установленного лимита.

Начальник ОПС при недостаточности в операционной кассе ОПС денежных средств на выплату пенсий и пособий, материальной помощи, осуществляет передачу в организацию связи по каналам связи с использованием программно технических средств информацию на получение подкреплений денежной наличности. В организации связи на основании полученной информации с использованием программно технических средств формируется распоряжение ф. МС-45 на отправку подкрепления денежной наличности, в котором указывается: наименование ОПС, затребованная сумма. Так же указывается сумма, утвержденная к высылке, номер препроводительного письма, номер брезентовой сумки и отметка о получении с указанием даты и подписи. Кроме того, оформляется препроводительное письмо ф. МС-4 для исполнения в главной кассе организации связи (приложение Г). При отсутствии электроэнергии или по каким-нибудь другим техническим причинам начальник ОПС передает по телефону в организацию связи кодированную заявку на получение подкреплений денежной наличности. Затем полученные заявки в организации связи расшифровываются, затребованные суммы записываются в распоряжение ф. МС-45, которое заполняется в двух экземплярах. При этом заполняются графы: наименование ОПС, затребованные суммы, и суммы, подлежащие отправке по каждой заявке с подведением итогов. Распоряжение ф. МС-45 подписывается лицом, которое его составило и утверждается руководителем организации связи.

На утвержденные к отправке суммы подкреплений денежной наличности выписывается расходно-кассовый ордер ф. КО-2, и вместе с двумя бланками распоряжений, передается на исполнение в главную кассу.

В выходные и праздничные дни, когда бухгалтерия не работает, расходно-кассовый ордер ф. КО-2 подписывается ответственным дежурным по организации связи. Накануне выходных дней бухгалтер передает в главную кассу бланки расходных кассовых ордеров и сообщает последние номера кассовых ордеров.

На отправленные подкрепления наличными деньгами главной кассой оформляются препроводительные письма ф. МС-4, которые подписываются начальником главной кассы и вторым работником, который принимал участие в упаковке брезентовых сумок. На обратной стороне препроводительного письма ф. МС-4 составляется покупюрная опись высылаемых наличных денег. Первый экземпляр препроводительного письма ф. МС-4 вкладывается во внутренний карман сумки, второй передается на рабочее место по контролю сводного денежного отчета, а третий экземпляр остается при кассовых документах в ОПС. Допускается оформление препроводительного письма ф. МС-4 использованием программно технических средств. Наличные деньги, оправляемые в качестве подкреплений, формируются по достоинству: по сто штук в каждой пачке и упаковываются в брезентовую сумку. На адресной бирке брезентовой сумки указывается номер в виде дроби: в числителеномер препроводительного письма ф. МС-4, а в знаменателеномер брезентовой сумки. Так же указывается сумма цифрами и прописью, дата упаковки брезентовой сумки, ее вес, наименование организации связи. Отправляются подкрепления наличными деньгами. Адресная бирка подписывается теми же работниками, которые подписали препроводительные письма ф. МС-4. На упакованные брезентовые сумки оформляется распоряжение ф. МС-45 (номер препроводительного письма, номер брезентовой сумки). Первый экземпляр бланка распоряжения ф. МС-45 остается в главной кассе, а второй экземпляр передается лицу, которое осуществляло контроль за поступлением брезентовых сумок в ОПС. В распоряжении ф. МС-45 делается отметка о дате поступления и подпись. На брезентовые сумки выписывается карта отправки ф. ПС-16 в двух экземплярах, с указанием номера брезентовых сумок, количества вещей и отметки «подкрепление наличными деньгами». Отметка о передаче брезентовых сумок из главной кассы в цех по обработке и сортировке, делается в карте отправки ф. ПС-16. Первый экземпляр карты отправки ф. ПС-16, вместе с брезентовыми сумками, передается в цех по обработке и сортировке почты, а второй экземпляр остается при кассовых документах главной кассы. Начальник главной кассы организации связи составляет расходный кассовый ордер ф. КО-2 на общую сумму наличных денег, высылаемых в качестве подкрепления. Расходный кассовый ордер ф. КО-2 и прилагающиеся к нему документы (первый экземпляр распоряжение ф. МС-45, два экземпляра препроводительного письма ф. МС-4 и два экземпляра карты отправки ф. ПС-16) с распиской работника цеха по обработке и сортировке почты передаются в бухгалтерию. При доставке подкреплений в ОПС они принимаются от сопровождающих лиц по маршрутной накладной ф. ПС-24, проверяются, вскрываются двумя работниками. Полученные подкрепления пересчитываются и сверяются суммы, указанные в препроводительном письме ф. МС-4. В препроводительном письме ф. МС-4 «О фактически полученных и оприходованных наличных деньгах», который заверяются подписью начальника ОПС и проставляется оттиск календарного штемпеля. Препроводительное письмо ф. МС-4 приобщается к сводному денежному отчету в качестве первичного документа. В случаях, когда полученная сумма не соответствует сумме, указанной в препроводительном письме ф. МС-4, составляется акт в двух экземплярах, который подписывается работниками, вскрывавшими брезентовую сумку. Первый экземпляр акта прилагается к препроводительному письму ф. МС-4, в котором указывается фактически полученная сумма, а второй экземпляр акта остается при документах ОПС. Брезентовая сумка, пломбы вместе с актом и препроводительным письмом ф. МС-4, высылаются в организацию связи.

Бухгалтерия организации связи осуществляет ежедневный контроль суммами наличных денег, высланных главной кассой и полученных ОПС. По окончании месяца бухгалтерия производит сверку суммы полученных подкреплений наличных денег по каждому ОПС. Алгоритм получения подкреплений денежной наличности представлен в Приложении Д.