Закупка и заказ товаров

Определение метода закупок:

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта. Основными методами закупок являются: — оптовые закупки;

• — регулярные закупки мелкими партиями
• — закупки по мере необходимости.

Закупкой товаров в сети супермаркетов Симбирка в основном занимаются менеджеры центрального офиса. На переговоры приглашаются сотрудники, имеющие право принимать решения, как правило, начальники отделов или менеджеры. На переговорах обсуждают следующие вопросы, касающиеся сотрудничества: цены (особенно тщательно обговаривают варианты снижения цен); условия поставки товара; ассортиментный перечень поставляемой продукции.

Потенциальных поставщиков для компании Максима — Х отбирают категорийные менеджеры торгового отдела центрального офиса. В обязанность этих менеджеров входит: заключение договоров, ввод новых поставщиков, анализ товарных запасов своей группы товаров.

Отбор иногородних поставщиков происходит два раза в год. Для этого категорийные менеджеры выезжают на выставки «Продэкспорт» в Москву. При осмотре выставки менеджеры выбирают информацию о заинтересовавших образцах, и берут бланки договоров. Так — как с условиями договора должны ознакомится: юрист компании, финансовый директор и др., поэтому договора оформляются здесь, если что — то не устраивает, составляют дополнительные соглашения. Затем заполненный с одной стороны договор пересылают в московскую фирму, для дальнейшего заполнения.

Местные поставщики, как правило, обращаются в компанию сами. Приносят с собой образцы товаров, прайс-листы, оговаривают условия работы, скидки какой товар в какой магазин нужно вести (дешевый товар возят во все магазины, дорогой (элитный) — в центральный магазин).

Закупка товаров производится на основе утвержденного магазином ассортиментного перечня (приложение П). При этом для обеспечения стабильности заключается договор на поставку товаров (приложение Р).

Хорошие отношения с поставщиками способствуют развитию благоприятных условий для предоставления дополнительных услуг, включая снабжение рыночной информацией и информацией о ценообразовании. Сотрудничество между производителем, оптовиком и розничным торговцем позволяет повысить эффективность работы супермаркета и принести большую пользу покупателю.

Цели и задачи логистического управления закупками на предприятии. На предприятии возникает проблема закупки нужного количества требуемой продукции по приемлемым ценам. Все это решается через систему хозяйственных связей. Хозяйственные связи — организационно-экономические и правовые отношения поставщиков и потребителей в процессе товародвижения.

Одно из важных условий повышения конкурентоспособности фирмы — нахождение наиболее приемлемым для потребителя (предприятия) способов приобретения и поставки продукции. Хозяйственные связи на предприятии реализуются через заключение договоров поставки, см. приложение Б. Для достижения таких результатов на предприятии используют знания содержания процессов поставки и их место, в осуществление оптимальной закупки продукции исходя из знания спроса на рынке на продукцию и знаний рынка поставщиков.

При выборе поставщика обычно учитывают способность обеспечивать стабильные поставки товаров согласованного ассортимента и рекламное сопровождение процесса продаж, поставить дополнительное оборудование, регулярно проводить акции по продвижению товаров в супермаркете.

Менеджеры отдела закупок обязаны постоянно вносить информацию в базу данных по поставщикам. Систематизация этой информации позволит выбрать наиболее выгодный источник снабжения.

Факторы, учитываемые при выборе источника снабжения:

Факторы продукта. Все закупаемые для пополнения товарного запаса продукты должны быть совместимыми с точки зрения цены, качества и внешнего вида с остальными товарами данного магазина. Товары, имеющие фирменную упаковку, должны обладать способностью к «самопродаже», то есть иметь выигрышный вид. Продукт должен быть приемлемым для постоянных покупателей магазинов и поступать в достаточном количестве.

Факторы цены. Обычно при всех равных прочих факторах выбирается поставщик, который предлагает самые низкие цены и лучшие условия продажи товара. Для супермаркета, как правило, наиболее приемлема безналичная форма оплаты, желательно с отсрочкой платежа. Учитывается возможность обсуждать с поставщиком вопросы, связанные со скидками и возвратом товара.

Фактор услуг. Под ним обычно понимают способность поставщика обеспечить стабильные поставки товаров согласованного ассортимента и рекламное сопровождение процесса продаж, поставить дополнительное оборудование, регулярно проводить акции по продвижению товаров в супермаркете.

Функция закупки товара подразделяется на две составляющие, одна из которых является рутинной процедурой перезаказа товаров, включаемых в основной список товарных запасов, а другая — принятием решения о приобретении новых видов продукции. Обе процедуры с точки зрения бизнеса должны производиться как можно точнее, чтобы магазины заполнялись товарами, имеющими спрос у покупателей. Специалисту по закупке при выборе товара следует отказаться от личных пристрастий и попытаться предугадать предпочтения клиентов.

Эффективный порядок заказа может оказаться решающим условием для успешной работы магазина. Чрезмерные запасы товаров связывают капитал, делают убыточными отделы, в которых продается скоропортящаяся продукция, затрудняют движение ходовой продукции и мешают управлению запасами. Заказ недостаточного количества товаров также приводит к серьезным последствиям. Отсутствие товаров на складе означает уменьшение продаж и потерю клиентов.

После окончательного заключения договоров, с категорийными менеджерами центрального офиса, поставщики начинают работать с обычными менеджерами торгового отдела.

Все магазины и торговый отдел компании пользуются компьютерной программой «Супермаг — 2000». С ее помощью учетные данные и отчеты, поступающие из магазинов, принадлежащих компании, обеспечивают менеджеров объемом информации об остатках товаров в магазинах. С увеличением потока информации после введения в эксплуатацию компьютерной системы сканирования товаров с применением штрихкода менеджеры видят подробные данные об отсутствующих в магазине запасе товаров, о способах приобретения товаров покупателями в магазинах, популярности среди покупателей тех или иных видов товаров, а также другую необходимую информацию.

Работа менеджеров с местными поставщиками построена по определенному графику. Когда поставщик впервые приходит по поводу заказа товара, они вместе с менеджером устанавливают день недели и час в которые данный поставщик будет в дальнейшем приходить для составления заказа. Таким образом, каждый поставщик обращается в торговый отдел один раз в неделю.

Что касается иногородних поставщиков, то здесь работа построена таким образом. Поставщики присылают по факсу или электронной почте свои прайс-листы примерно один раз в месяц на крупные партии и один раз в два месяца на мелкие партии. Менеджер сравнивает данные в прайсе со своими остатками на центральных складах, отслеживает реализацию товара и на основании этого делает заявку. Заказ составляют, так чтобы данного товара хватило примерно на три недели для всех магазинов (если в этот период должен быть открыт новый магазин, его учитывают также), в связи с экономией транспортных расходов. Для этого рассчитывают товарооборачиваемость в днях = товарные запасы (в денежном выражении): товарооборот за этот же период х количество дней в этом периоде. Эти данные каждый менеджер по своей группе товаров может увидеть, сформировав «Отчет основных показателей за период с____ по___» в развернутом виде. В данном отчете указывается: сколько продали, какой валовой доход, удельный вес товарооборота, удельный вес валового дохода по каждой группе товаров и по каждому наименованию. Образец данного отчета в компании предоставить отказались, сославшись на коммерческую тайну. Составленную заявку менеджер может передать либо по телефону, либо заполняет электронный бланк заказа и отправляет по электронной почте. В таблице 1 указана примерная заявка по некоторым товарам.

Таблица 1.

Каждый менеджер составляет свои заявки с учетом тоннажа. Заносит данные в бланк «Командировка в г. Москва с___ по___», где также указывается фирма — продавец, ее телефон, контактное лицо кто принимал данный заказ (приложение С).

Такая командировка формируется по территориальной зависимости и по тоннажу машины, которая будет отправлена в данную поездку. Для доставки товара компания пользуется своим автопарком. К внешним транспортным средствам относятся и применяются на предприятии грузовые автомашины различной грузоподъемности: от 1500 кг (ГАЗели) до 20 тонн (КамАЗ). Выбор транспортных средств на предприятии учитывает задачи транспортировки, род продуктов. При этом играют роль: скорость транспортировки, независимость, надежность, буферные свойства и возможности замены. Грузовые машины имеют то преимущество, что они гибки и способны обеспечить доставку непосредственно по магазинам. В дальние командировки отправляются в основном большегрузные машины — Камазы грузоподъемностью 10 и 20 тонн. По городу используются различные машины: УАЗы, Газели, ГАЗ и ЗИЛ. Все машины сопровождают экспедиторы. В Москву машины компании ездят каждую неделю, но менеджерские заявки формируются так, что на каждую из фирм они заезжают примерно один раз в месяц или один раз в два месяца.

Когда определяется точное отправление машины, менеджеры созваниваются со своими фирмами, в которые даны заказы, сообщают об отправлении и просят, чтобы их заказ был подготовлен к определенному дню, чтобы не задерживать транспорт.

При получении товара здесь, на центральных складах, если есть какие, то расхождения при приемке товара (брак или недостача), менеджеры созваниваются с поставщиками и решают данный вопрос. Если поставщик соглашается с оформлением недостачи, то менеджер по электронной почте пересылает «Акт об установленном расхождении при приемке» (приложение Т). Если решается вопрос о замене накладной, то поставщик переделывает накладную и отправляет ее по факсу, затем, когда едет следующая машина с экспедитором передается оригинал. Если при приемке обнаружен брак, то при следующем посещении данной фирмы его заменяют.

Товары приобретаются посредством бланка заказа закупки или бланка заказа продавца. Однако, как правило, заказ осуществляется или устно по телефону, или в электронном виде. При этом форма заказа значения не имеет — главное, что определенная информация должна передаваться от закупщика к продавцу (и, наоборот) до совершения заказа.

В супермаркете Симбирка-3 более 10 тысяч наименований ассортимента. Заказ продукции одна из наиболее важных функций специалистов, занимающихся заказом товаров.

Введение

автоматизации с использованием системы штрихового кодирования позволило упростить порядок заказов, поскольку компьютер учитывает продажи всех товаров и хранит информацию о текущих остатках. Это позволяет осуществлять автоматические заказы.

Каждый менеджер по своей группе товаров, отслеживает остатки по всем магазинам, сравнивает их с запасами товара на центральных складах и с учетом реализации товара делает заказы по каждому магазину. Все эти данные (в какой магазин, какое наименование и в каком количестве) заносятся в электронный бланк «Складское требование» (приложение предоставить невозможно). На основании этого требования кладовщики центральных складов формируют заказы, а операторы центрального офиса распечатывают накладные по каждому магазину, для дальнейшей доставки товара.

Заявками на скоропортящиеся товары повседневного спроса (молочная продукция, мясные и колбасные изделия, хлеб и хлебобулочные изделия) занимаются менеджер магазина и администратор торгового зала. Также за количеством товара на складе магазина Симбирка, следят зав. складами и напоминают менеджеру о составлении заявки. Также магазин периодически посещают торговые представители разных фирм, они следят за пополнением своего товара и при очередном посещении магазина составляют заявки вместе с зав. складами или менеджером; предоставляют информацию о новом товаре.

От размера торговых площадей магазина зависит периодичность завоза товаров со склада, а частота завоза влияет на эффективность усредненного заказа. Это перечень товаров, в котором нуждается магазин, формируемый компьютерной программой на основании хронологии продаж.

Вариантом усредненного заказа является «груз под завязку», который применяется складом в целях повышения эффективности использования грузового транспорта. Количество заказываемого товара определяется исходя из следующих критериев:

Необходимость пополнения продукции для удовлетворения покупательского спроса; сроки и частота поставки; сроки годности; средняя продажа в день; место, занимаемое в торговом зале (на полке, расширенная выкладка, дополнительная выкладка); наличие места на складе; проведение дополнительных мероприятий по продвижению товара; форма оплаты (предоплата, оплата по реализации).

Нескоропортящиеся товары:

Важнейшим элементом заказа является определение количества заказываемых товаров: недостаточное количество означает потерю прибыли и покупателей, избыточное — лишние капитальные инвестиции не только в товарные запасы каждого магазина, но и в склад. Хаос в складском помещении приводит к уменьшению полезной площади и повышает издержки.

За чем и стараются следить заведующие складами супермаркета Симбирка-3.Оптимальное количество товаров означает качественное обслуживание покупателей, минимум инвестиций в товары и высокий оборот запасов. Дополнительные выгоды включают: уменьшение случаев нехватки товара; сокращение времени, уходящего на инвентаризацию; сокращение операции по маркировке товаров при изменении цены.

Товарный запас по основным группам нескоропортящихся товаров, измеряемый в магазине Симбирка стараются придерживать от 7 до 21 дня. Исключение составляют сезонные заказы, когда супермаркеты стремятся заблаговременно, до повышения цены, закупить партию продуктов. Так, позаботившись о закупке шампанского в октябре, супермаркет может получить его по ценам на 50 -60 процентов ниже предновогодних.

Скоропортящиеся товары:

Эти продукты следует заказывать как можно ближе ко времени продажи. Более крупные запасы приходится, как правило, на конец недели и выходные дни.

Наиболее важным для учета является фактор времени, в течении которого производится обработка скоропортящейся товарной продукции. Поэтому скоропортящиеся товары в магазине Симбирка-3 стараются заказывать ежедневно.

Молочные продукты по запасам и цене претерпевают небольшие изменения, поэтому с ними проблем меньше. Если поставщик находится за пределами Ульяновска, то заявки на такие продукты составляются на два три дня, с учетом сроков реализации.

Порядок заказа в Симбирке имеется несколько процедур:

Обычный порядок;

Двойной заказ;

Прямой заказ.

Обычный порядок. Супермаркет предоставляет на свой оптовый склад список необходимых товаров с указанием их количества. Формируется заказ, отмечаются отсутствующие товары, и груз доставляется в магазин.

Двойной заказ. Согласно данной процедуре заказанный товар вывозится со склада в различные дни, по графику завоза, чтобы обеспечить получение и пополнение запасов. При необходимости заведующий складом или менеджер может связаться с торговым представителем и тот в свою очередь может доставить необходимое количество нужного товара дополнительно.

Прямой заказ. Поставки таких товаров, как молочные продукты и хлебобулочные изделия, обычно производятся на основе прямой доставки. Торговый представитель компаниипоставщика резервирует и заполняет места на полках, в результате чего происходит ротация поставляемых продуктов. Такой порядок требует точных поставок продуктов в необходимом количестве, поэтому существуют графики завоза, например: хлебобулочные изделия, завозят утром и в 16часов. Это помогает исключению просроченных товаров, размещению товаров на выделенных полках и своевременной оплаты.

Ценовая политика: директор магазина должен всегда понимать, что ни он сам, ни поставщик продукции не назначают цену на товар. Главный в этом вопросе — покупатель, потребитель продукции. Формирование ценовой политики торгового предприятия тесно связано с доходом потенциальных клиентов. Магазин, ориентируемый на покупателей со средним достатком, отличается широким ассортиментом товара и средней наценкой на товар. Основной контингент покупателей с достатком ниже среднего определяет небольшую наценку на товар при наличии необходимой товарной номенклатуры, удовлетворяющей повседневные нужды человека. Наценка по магазину Симбирка-3 разная, все зависит от группы товаров. Например, на товар повседневного спроса, с учетом покупателей среднего достатка, установлена наценка: на молочную продукцию от 15% до 25%; на хлебобулочные изделия от15% до 25%. На группу овощи-фрукты средняя наценка составляет 20%, но есть исключения, например качество бананов, после приемки с каждым днем ухудшается, поэтому чтобы реализация не затягивалась, наценку ставят минимальную — 15%. На цитрусовые фрукты — 27%, т.к. за время работы магазина проанализировали, что с такой наценкой реализация идет нормально. На товары не первой необходимости, как, например виноводочные или салаты, наценки будут больше. Также, прежде чем окончательно определить наценку, цены сравниваются с другими магазинами — конкурентами. Эти принципы формируют общую тенденцию ценовой политики конкретного розничного предприятия.

Ценовая политика конкурентов также в значительной мере определяет уровень цен в магазине. Необходимо стремиться к тому, чтобы продажная цена продукта не была выше, чем у конкурента. Хорошо, если удастся установить цену на некоторые позиции ниже конкурентов.